复盘总结：怎么在短时间内组织一次会议

大家好。我是风杏子，目前是樊登读书—株洲授权点的负责人。今天第一天来到简书，上学的时候比较喜欢写文章，那时候还挺文艺范儿。自从步入社会，就很少再有闲情逸致去写一些文绉绉的东西了。若心中有闲情，生活处处都是闲情。越长大越能明白，人的心态决定一切。

今天是我写作的第一天，我想对我11月17号组织的湖南省双11复盘经验分享及株洲渠道会议进行一次知识归纳。我重点归纳一下：怎么在短时间内组织一次会议。

自从双十一活动过后，我一直想组织我们株洲渠道的负责人开一次会议，马上就要到年底了，我想把会议的主题定位成18年的总结及19年的规划，每个人进行一次述职报告。11月14日，我无意中和湖南负责人聊起我的想法，他表示可以将我们这次渠道会议做成开放式的，让其他伙伴也一起来参加、学习。当天晚上我们就把时间定在11月17日，地点定在株洲-醴陵。对外开放意味着这个会议会比较正式，且时间紧迫。当我挂掉了和湖南负责人的电话后，我坐在电脑桌前，拿起笔，写下了以下三点：

1.活动流程；

2.场地、订餐等落实

3.报名人员的费用收取

我觉得这三个事情是最重要最紧急的事情。而这三个事情中，第1个活动流程是必须我来定的，所以我当时立马把活动流程大纲写出来发给湖南负责人，由他负责在湖南群内发邀约通知；第2个第3个是可以交给醴陵的负责人做，因为她对当地比较熟悉。

我立马和醴陵的负责人打电话，告诉她会议要在醴陵开，要请她协助、帮忙。并将她需要做的事情一一列给她。

1.1 确定开会场地;

1.2 确定用餐场地（中、晚餐）

1.3确定订餐的价格；

1.4根据订餐的价格收取报名人员的AA费用；

1.5整理报名人员的姓名、职务、电话、交费以及报餐情况

1.6将报名人员的姓名和职务整理交给场地方制作台签

1.5和广告公司对接，打印横幅

1.6代表株洲在湖南群内欢迎大家，并把场地位置发给大家。

以上，是11月14号当天晚上做的事情，整个过程，我大概用了1个半小时。与此同时，我又在我们株洲群内要求大家做好述职报告PPT，述职时间为15分钟/人，并选定好了会议的主持人。

到了16号，会议的前一天，我和醴陵的负责人以及一位铁杆书友，我们又一起去落实了以下事情：

2.1看场地（看场地的位置是否方便停车、环境是否温馨等）

2.2检查场地内的电脑、网络、音箱、话筒、翻页笔、投影仪等是否正常；

2.3摆放易拉宝、贴好海报以及横幅

2.4打印台签并摆放；

2.5摆放水果、零食，并请场地方在活动当天提供好茶水。

2.6检查用餐场地的卫生，将用餐的菜点好，告知用餐地点我们的开餐时间，并预付定金；

2.7当天晚上，我对每个参会的人员都发了一遍信息，对他们的到来表示热烈的欢迎。

到了11月17号会议当天，因为我们株洲的伙伴们距离比较近，来的比较早，我安排了其中2位负责人（男性）负责接待，安排了1位负责人（女性）泡茶、加水，安排1位负责人（男性）负责在会议过程中帮大家播放音乐、ppt。同时，我们基本上还统一了服装，以专业、精神的面貌面对大家。

基本上写到这儿，我们的活动已经圆满结束了。这样的活动，我们第一次做，我给自己打了70分，因为我觉得我们还有很多地方可以改进一下：

3.1.提前和主持人进行深度沟通，让主持人更加清楚此次会议的主题、内容以及参会有哪些人员；

3.2.提前和团队成员进行沟通，将接待、茶水、播放ppt等工作分配下去，各司其职，以免活动当天手忙脚。

3.3根据大家的地区，提前告诉厨师不能过分辣或者过分咸等，细节上照顾每一个人（中午的鱼头大家反映太辣）

3.4提示大家，将自己的横幅带来拍照留念或朋友圈广告宣传

3.5时间要更加准备充分，给出更多时间让大家自由讨论。

以上，是我对这次会议进行的复盘。在没有开这次会议之前，我认为开会至少提前一周做准备。自从这次开完会了以后，我觉得2天的时间准备完全没问题。准备会议是一件非常繁琐的过程，如果我们将这些繁琐的事物做成清单，一项一项的完成，其实花不了多久时间。最重要的是，每一次都进行一次总结，你的清单将会越来越完善，你也越来越轻松。

总而言之，从会议的准备到会议的结束，我们每个伙伴都积极投入，而且现场干货多多，也不枉大家远道而来。通过这次会议，我们株洲的伙伴们肯定也学些了很多很多，怎么开会议、别的负责人怎么做运营、团队怎么带，这都 是一笔不小的财富。不足的地方我们慢慢完善，一起成长！

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