如何高效会议?
一、目标明确
多花时间准备,有主题,议程,时间分配才开会
会议的最大成本是时间,凡会议必须准备好,不打无准备之战。有备而来,有收获而去,哪怕是5分钟的小会。
二、流程控制
制定议程
1控制、严守会议流程,#定时器#倒计时
2限时会议,1小时结束。“22分钟”最好
3每人限时,尝试发言时间减半。直入主题,高效讲重点。一次只讲一件事。(金字塔原理,结论先行,再上分析)
高效会议tips:
1站着开会
2小会
谷歌“钻小会,5-10-20分钟”。
美国也比较盛行小会:开有目的的小会,越短越好(5-10-15-30-60-90);每人一半2-3分钟,中级10分钟,高级15分钟
3可替代、改进开会方式
3.1群聊、邮件
有些会议,还是在群里,大家整理好思路,发群里。写出来,是帮助你自己整理思路,对你来讲更高效。对会议负责人来讲同样也会更高效。这同样适用头脑风暴:脑力写作,让所有人在纸上写下自己想法,或仍到微信群。
3.2会议合并。杂事攒一攒再开会。
3.3取消不必要会议。少开会,开精会。
会议不要过于频繁,以免浪费时间,也让人变得不重视会议。
临时会议不宜多,否则会扰乱人们正常工作流程、优先顺序。
是否开会利字当头,只开必要的会,力求简单高效。50%的会不必开。
三、总结回顾
正确的结束会议是一种本事
会议不要无疾而终,一般要有结论或下一步行动,并跟踪
tips:
会而有议,议而有决,决而有行,行而有思
必须革新会议流程,花几分钟时间带来长期的时间效益
会议的效果要评估,以日后提高效率。评价一个会议效率:
1会议目的是否明确清晰
2会议是否按次序进行?
3会议是否准时开始与结束?
4会议目标是否达成?
5是否分配好工作并决定其期限
6在全部会议时间,有百分之多少时间没有真正利用?
网友评论