你在专注做一件事情的时候是否被打断过?
今天我们来学习,如何合理、有效的方式处理中断和干扰。
研究表明:
1.员工在办公室上班时,大约每3分钟就会被打断一次工作。
2.人们在电脑屏幕同时开启的窗口数,平均为8个。
总结:精神病学家爱德华 · 哈洛威尔创造了名词“注意缺乏特征”(ADT)来描述这种恶劣的现代生活方式。滚滚而来的信息洪流,将大脑淹没在其中。
引申到自我:
1.工作状态:
我是一名商务人员,每天会处理系统及邮件相关的工作事宜。 此外我会接到销售人员、其他相关部门人员的业务咨询; 部门内我是三名同事的指导人,她们工作上遇到问题会随时找我确认; 我还是部门大领导的助理角色,随时有可能要处理领导交代的应急任务。 那么我在日常处理工作中就会经常被中断手中的工作。
2.生活状态:
上下班路上,我选择听听音频或者看看文章,有时候就会被工作电话打断; 到家后需要做些基础家务,就会随时被小宝贝的一些突发状况中断手头事情。 所以,一天的工作生活中,打断我的事情,感觉无处不在o(╥﹏╥)o
并行处理和应对干扰的能力都面临同样的瓶颈:工作记忆的容量有限。
每一次干扰都会使我们的大脑工作台上的原始信息丢失。当注意力丢失时,找回它要付出昂贵的代价。
那么有没有方法可以避免呢?
答案是yes,我们来看一下:
方法一:避免 LIFO(Last-In-First-Out)
追赶已知的需求,导致所有长期活动都要排在末席。
这样永远没法完成任何事情,因为最后进入的一件事出来时总是排在第一位,后进先出,我们要避免LIFO
方法二:大计划先行 BPUF(Big Plan Up Front)
拿出一支笔,一张纸做计划
方法三:接受改变
专注于履行承诺的时间,并且周流不息,使用可持续发展步伐
假设我们有三顶帽子,分别是:
休闲帽--用于休息
战略帽--用于排序
工作帽--用于专注
下面我们讨论下,针对内部中断和外部中断的应对策略:
1.内部中断
这是我们自己造成的,直觉引导我们想要去做专注活动以外的事情。
针对不同事情有不同的应对策略:
①生理需求
饿了、渴了--可以在一个番茄钟后的休息时间做
上厕所--不可避免的,要及时执行,可以扭启新的番茄钟代替
②非生理需求
联想到其他事情--记录,安排到下个番茄钟
重要电话、重要邮件、重要待办事项--记录,后续办理
以上,我们都需要记录跟踪数据,便于做分析
2.外部中断
外部中断具有互动性,我们要尽力保护番茄钟,而不是将外部中断全部拒之在外
针对不同事情有不同的应对策略:
讨论大众话题、老友叙旧---告知--我手头有事,正忙
新进来的邮件、不紧急电话--协商--晚些处理
需要取快递--答复--放在某个地方或者快递柜,稍后自取
领导安排的非紧急工作--计划--记录下来,稍后为它计划未来的番茄钟
刻不容缓的事情--作废番茄钟--处理后重新启动番茄钟
金句分享:
1.将专注、排序和休息时间段交错安排,获得一个可持续的步伐。
2.看似刻不容缓的事情,当真的罗列出所有任务、纵览全局时,它往往又不那么显眼
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