如何组织好一次“会议”？这三步缺一不可！

第一步是会前要做的准备，分别是心态准备和内容准备：

第一，心态准备。什么是好的心态，无外乎“积极参与”和“不卑不亢”。

对于我们大部分职场而言，开会是一个展现自己的地方，让领导甚至更多的同事认识自己。有人对此不屑，认为“酒香不怕巷子深”，但是，在面前的精细分工的单位中，埋头苦干的人从长期看未必吃亏，在短期内吃亏是必然的，甚至可能错过很多提升/晋升的机会。所以，我们在培训课上一致反复说一个观点，埋头苦干和在关键时间点让别人了解自己的工作是两码事。所以，积极参与开会这事，是深得会议精神的事。

这个好理解，毕竟态度是相互感受的一个重要的标的，一个消极的人与一个积极的人，给人带来的磁场绝对不一样的。这就是“积极参与”的心态。

那么，为什么还要有不卑不亢的心态呢？

老子说“高者抑之，下者举之”，可以解释为什么要“不卑不亢”。换句话说，大家在同一平台工作，如果一定要说差异，可能是能力有差异、分工有不同、薪酬也有差异，这些都是外在展现方式。而不卑不亢说到底就是做人的方式方法，保持谦卑、积极参与、不自卑、不自大，这就是自重，自重才能赢得别人尊重。而不卑不亢就是一种长期思维，职场赢得别人尊重，除了有过硬能力，还有长期思维的眼光和境界。

第二，内容准备。

有人说，如果这会与我没有关系的，为什么要准备？从某种意义上来说，只要是你所在单位的会议，与你都是有关系的。比如，你在前端工作，参加后端技术的会议，可能会议内容晦涩难懂，但是了解一点总是没有坏处吧。更何况，在会上能将业务专业知识展现出来，领导和同事们关注你、了解你的几率不更大一些嘛，接着认可你业务上的一些想法，对后续协调工作带来很多便利。

内容准备包括两个方面：一要准备与会议相关的专业知识。这是自己比较擅长的领域，要是被人问到自己领域的事答不出来，可真是丢人的事，此外，涉及到会前准备的内容，会上汇报的材料准备好，会前自己预演一次；或者准备好提纲。二是了解与会议相关的内容。如主题、哪些人参加、为什么要组织这样的会议、希望达成什么目标。

 

第二步，会议中有三个关注点，包括开会位置、发言注意事项和发生争执的预案，这点准备好了，会议基本成功大半了。

第一，开会坐的位置。

众所周知，职场就是江湖，江湖就有座位。对特别正式的会议，一般情况下，会议组织者都会安排好座次，这无需参加者自行选择；而对非正式的会议或没有安排座次的，要注意几个事项，一是职场体系规则内的座位不要做，比如主位左右几个座位，主位正对面的（这一般是留给主位汇报的，与酒桌上有点类似），这些有特别标志意义的座位，得及时关注。

每个单位特别意义标志的座位差异不大，平时关注就知道了。

所以，对于希望能获得提升的员工，明白“开会很重要，座位很微妙”这个道理，千万别小瞧这个想法，要找靠近主位但未触犯特别座位的地方，标准是：在领导一眼尽可能的视线里，其实，远和近，在领导心里的想法也是心理距离的远和近，态度的端正与否。

第二，发言注意事项。

发言是一个自我展现的过程，对于一个普通的参会者，分为主动发言和被动发言。主动发言由会议本身就有安排的发言，这个好办，主要把自己已准备的内容、结合会议上的内容进行结合发言即可，不卑不亢，专业阐述，有理有据，最好用结构金字塔方式诉说。

被动发言，就是被临时要求发言，甚至是表态。

对岗位外事的发言，不仅要察言观色，还要及时、中庸表达自己的观点。当然，中庸对于不同年龄的职场人，定义不一样的，职场新人，不知道事情到底是什么样的情况，不了解，就不要多说，言多必失，尤其，在根基不是很好的情况下，即便知道事情的情况，多言也容易给自己树敌，确实没有必要。

会议中不建议偏执的观点、不要文不对题、不要漏洞百出。

如果自己有发言，按结构性思维的方式（还记得？结论先行、言之有物、有论据），讲话简短有力，或是最好的方式。

不管是哪一种发言形式，至少有三个坑不能跳，否则谁也救不了。

首先，调门高的坑。

绝对不能唱高调，说大道理，乱扣帽子。这样的人，很少有受到欢迎的。

其次，乱表态的坑。

有的会议是要表态的，但是对自己没有把握的东西，以至于非自己岗位能决定的事情，千万不能越殂代疱的表态。要在会上说明，自己能表态的果断表达意见，对暂时无法表态的内容自己及时与领导汇报、与同事沟通，诸如此类的。正确姿势是：“关于这个问题，是我的同事XXX负责的，我不是特别了解，要不会后我与他说下会议精神，请他予以解答，或者请直接与他联系，这样更加直接高效。”

其三，语言啰嗦的坑。

言语逻辑性实际上就是思维的逻辑性，如果说话特别啰嗦，那么多人听你废话，大家会很不耐烦，认为你这浪费时间，这个人的水平不行，以后可能会把这影响传递到你们部门领导那里，就变成一个啰嗦带来的职场滑铁卢。

其实，只要注意以上内容，大部分的发言都能恰如其分的应对，至少不会留下很坏的印象。

第三，若发生争执以及发生争执的预案。

我们相信隔壁会议一定不会风平浪静，如发生争执怎么办？是回避妥协，还是勇猛向前、坚决不让呢？依我看来，这两种态度均非解决问题最优办法。那么，发生争执说明情况重要呢，还是遇到问题怎么解决重要呢？一是把对人的想法和建议调整为对事的想法和建议，多站在对方角度去看这个问题，言之必物。二是话不能说的太满，“满则亏”，在职场低头不见抬头见，必须要留一线。所有的争执都要回到起点，为了工作，不是为了个人。

第三步，会后的两个关键动作，至此，整个会议才算圆满。

第一，及时沟通和确认。

对会议内容确认、传达、沟通会议纪要都是沟通的范畴。对会议部署的内容及时回应，在规定时间点完成要求。

第二，及时复盘。

善复盘者得天下。这话说的有道理，将会议整个过程完整回顾下，比如，会议什么精神，哪些是重要的信息，在这个会议上，谁的表现可圈可点，有哪些值得学习的，哪些人的表现不够优秀，自己以后要回顾的。复盘，从某种程度比准备和参加中的要重要。复盘不是在笔记上记录，今天参加了什么会议，而是深层次的一些感悟和对下一步的预判。说到这，关于参加会议要注意的思想事项，基本说完了。

总结下，我们知道大部分单位有无所事事高高挂起型、恐惧型、特爱表现型等三种参会者“会议病”。要想提高工作效率，会前要做好心态准备（“积极参与”和“不卑不亢”）、内容准备（“准备与会议相关的专业知识”、“了解与会议相关的内容”）。至少可以应付常规会议场景，希望对您有所帮助。其中，中发言有三个坑不能跳：调门高的坑、乱表态的坑、语言啰嗦的坑。

说点题外话，对于开会，如果一本正经开会的也不妨不可，毕竟有的会议需要这样的形式，但是如你是一个团队长，特别注重成效的一个组织者，如果真的要提高工作效率，打造务实的团队，那建议你从会议开会的，不要开无效的会，学习一些高效的团队，站着开会，原则上控制30分钟以内，一个白板直接说事，不许带电脑。为什么要这样做，站久会累，必须调动精力应对，试一试，整个状态是否会改善一些呢？