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HR劳动合同续签的通知邮件没写好,差点气跑一个多年的老员工!

HR劳动合同续签的通知邮件没写好,差点气跑一个多年的老员工!

作者: 明哥聊求职 | 来源:发表于2019-06-24 10:00 被阅读15次

    老员工劳动合同到期,HR提前通知续签,按惯例应该发通知函,结果邮件发了,老员工看了非常不爽,老板看了邮件内容后,鼻子也差点气歪了……

    本文就聊一聊,职场文案遣词造句的重要性。

    先看邮件原文:

    亲爱的小伙伴!您好,首先感谢这些年,您对蝲蝲蛄公司的辛苦付出!公司与你于2016年7月26日签订的《劳动合同》的期限将于2019年7月26日届满,单位决定继续与你续订劳动合同,如同意续订合同,请于7月26日到人资资源部办理续订劳动合同手续。如不同意续订合同,请于收到邮件后7日内以书面方式答复公司。——通知方:蝲蝲蛄公司人力资源中心

    问题出在哪里?

    一,称呼

    没有专属感,“亲爱的小伙伴”可以是任何人,诚意不足,没花心思,就是一个模板,填空改改内容。称呼就是关系定位,既然是老员工续签,这是熟人,要用亲切的称呼。

    同龄人,他叫吴亦凡,就称呼亦凡;

    年长较多,他叫郭德纲,就称呼纲哥;

    或者,用“同事们都这样叫的番号”,如小包总。

    你为我而写,感觉才会不一样。

    二,时间

    “首先感谢这些年”,“这些年”是多久?三年能称之为“这些”吗?“这几年”是不是也比“这些年”更合适?虽然用“这几年”的说辞也很烂。

    试想下,如果改成“这是你入职蝲蝲蛄公司的第1065天”,这是什么感觉?“这些年”显然是一种不走心,是一种敷衍了事。

    再者,短文案要言简意赅,不要用“首先……”这样的说辞,何况“首先”完了,后面还没有“其次”。

    三,致谢

    “感谢您的辛苦付出”,几乎等同于什么都没说,就是一句假客套。

    真想表达感谢,应该根据员工的突出业绩和具体的工作表现来感谢。有的放矢,倘若你感谢的不具体,对方就不会有任何触动;反之,他会想“原来我做过的事,公司都还记得”。就好像你肯定一个人,“蔡广坤你真是个运动健将”,就不如说“蔡广坤你篮球打得真好”,甚至是“蔡广坤你的胯下运球动作真销魂”。

    四,行文

    用词前后不一致,前面是“公司”,后面是“单位”;用了好几个“您”,突然又蹦出来一个“你”……更有甚者,还有错别字,标点符号半角全角的不一致,这么重要的文案,出这样低级的错误,是不应该的。

    再者,老员工续签用“你”即可,反而显得亲切,熟人之间用“您”会增加距离感,这不是给新员工发offer,大家还不熟,表达下尊重。

    五,位置

    不管是劳动者,还是用人方,大家是合作关系,减少生硬的用词,“决定”,“通知方”,太硬了,会让对方感觉很差……不如直接就写明合同到期需要续签,什么决定不决定的,通知不通知的,位置没摆正,姿态放的太高。

    再者,最大的错误是,写了不利的言辞,“如不同意续订合同”,拜托,公司肯定是有意续签才会发这样的通知函,写这东西干什么?给自己找事?你是希望对方不续订是吗?这不是脑袋进水了吗,难怪老板鼻子会气歪……这种话就不应该出现!

    六,礼仪

    让别人方便而不是自己方便。

    “请你于7月26日到人资办理”,提前一个多月通知,必须就这一天来办,谁能记住?

    从HR的角度,当然这样最省事,就这一天,一勺烩了,但站在对方的角度来考虑,这并不方便,万一当天出差了呢?续签提前一点,无所谓,给个宽松的时间段,更好一些。

    再者,找谁办啊,没说明,人资部六个人,找张三找李四还是找王二麻子,需要写清楚。

    一封不恰当的邮件,差点气跑了一名老员工,本身只是文字的内容,就容易让人产生误解,务必要字斟句酌。人在职场,不是人际关系不好处,而是我们要多用心。

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