成功会议的六个原则

• 1.明确目的：每次会议都应该有明确的目的，但事实是很多人都会随便开会，可能他们认为开会是个解决问题的方法。每次会议都应该有一个目标，这是我们举行或参加会议的原因，因此在安排会议并邀请其他人参加会议之前，首先要问自己这个问题，我想从这次会议中得到什么结果？
• 2.确认时间：简而言之，会议应该开多长时间？虽然会议长度没有严格的标准，但是我们的经验表明，会议越短越好。另外，会议可能会经常超时，简短而安排有效的会议，能迫使参会者在有限的会议时间内做出明智的决定。
• 3.必备议程：会议议程是参会者在会议中遵循的步骤大纲。议程可以帮助我们让会议更加专注，不让会议随意发散开来。
• 4.做好准备：在参加会议之前，每个参会者都应该花一些时间准备他们的问题，以及如何让他人明晰这些问题。
• 5.专注重点：专注并坚持会议的目的，使会议参与者保持在正确的轨道上，让他们倾听、保持专注、避免多任务处理。重点缺失会使会议参与者容易分心，不能够专注地解决问题。
• 6.会议负责人：会议由谁负责？会议负责人可以是行政人员、经理或指定的会议主持人。无论这个人是谁或他们位居什么职位，每次会议都应该有会议负责人，会议负责人确保会议遵循以上五个有效的会议原则。他们使会议专注于目标并实现目标、确保会议按时开始和结束，并帮助其他人为会议做好准备且保持专注。

管理者越多使用上述六个高效会议原则：明确目的、确认时间、必备议程、做好准备、专注重点以及会议负责人，会让会议变得更成功而高效。

会议中的具体工具准备

随着技术的进步，我们开会的工具也在变化，例如投影、电视或在线会议等，相信不少人都有过因为工具的技术问题而造成会议停滞或拖延的经验，不过技术的进步也让各种会议工具的体验越来越流畅了。

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在任何会议中，确保每个人都有机会被听到和看到是会议负责人的工作，会议中的具体工具，需要你根据自己实际需求进行评估，例如网络摄像头、投影仪以及在线会议系统等，并询问 “如果我购买使用” 这些工具，它会极大地 “提高会议质量” 吗？

选取会议负责人

如何选择会议负责人可以根据你的方法来，一种简单的方法是基于职位，即让会议中最高职位者来做会议负责人，如技术经理、技术总监、项目负责人或首席技术官等，都可以担当会议负责人。这种方式的好处是已经包含了汇报架构和问责制，这种方法的缺点则是其他参会者可能就不会有机会来负责会议，另外，将职位最高者指定为会议负责人有时会让其他人觉得会议始终是由一个人控制或主导的。

选择会议负责人的另一种方法是轮换，让每个会议参与者都有机会来担当，任何方式的轮换都可以。这种方式的优势在于，它为通常不具备管理或领导职位的参会者提供了发展和实践领导力的机会，并且可以增加团队成员的工作满意度。同时，如果该小组的每个成员都有机会让其他人对基本规则负责，那么通常会增加他们对这些规则的遵循程度。

这种方法的缺点可能是，不同会议负责人带来的基本规则执行和重点不一致，小组内也有可能存在不想管理或领导的成员，强迫他们负责会议可能会带来反效果。另外，临时负责人可能不会像有经验的持续负责人那样做好准备，需要进行必要的辅导和指引才能很好胜任。

不论选取哪种方式，只要你选择一种方式并始终如一地使用，并不断修正该方法的弊端，都会取得不错的会议效果。因此，无论是现在，还是在下次会议开始时，确保你的每次会议都有一位会议负责人。

会议议程

这里有一个会议议程的模板，根据你选择会议的类型，模板的某些部分不一定完整匹配你的需求，你可以随意调整这个议程模板并创建属于自己的议程模板。

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跟进承诺任务

与会者在上次会议中确定的工作任务或承诺，需要在本次会议时进行汇报。这个过程实际上非常简单，会议负责人利用上一次会议的会议记录，朗读每个人的承诺，并简单地问道：“你这样做了吗？”，如果答案是肯定的，那么会议负责人可以提供简短的回答，如 “干得好” 或 “谢谢”。

但如果答案是否定的，会议负责人需要问对方“是什么妨碍你完成？” 或者 “遇到了什么障碍？”等类似的问题， 这比询问诸如 “你为什么不这样做？” 之类的问题要有效得多，因为后者非常强硬，并且经常会让人感觉是责备。这里我们不想责备或羞辱他人，相反，我们是要试图找到帮助他们完成工作的解决方案。

会议负责人应避免参与有关此人未完成承诺工作的延伸讨论，我们需要的只是简要解释发生的事情。如果此说明生成了一个主题，小组或会议负责人希望与所有与会者进一步讨论，那么可以将其添加到任务列表中，以便稍后讨论。

如果他们未能完成任务，则需要让他们对完成任务的日期和时间作出新的承诺，并在新的期限之前完成它。

在收到关于上次会议的待办事项或任务列表完成情况的简要报告后，你需要在其之上记录任何新的承诺，然后保持会议继续进行。通过采用这种方法，你可以提高承诺的完成率，并使会议更有意义。

如果你发现某人一直未能完成承诺的工作，那就需要进行一对一会议沟通了，而不要在小组会议中直接进行批评或指责。一对一会议是管理者协助员工履行承诺，以及探索导致员工缺乏后续行动力的深层原因的好方法。

另外，在会议上，你可以寻找每个参与者都做得好的事情并对其进行评论，给予对方简短、真诚的赞美，表明你已经看到他们的努力和付出。

结束会议

会议议程的最后一步是审查每个人的待办事项或工作任务，在整个会议期间，与会者可能都已经承诺将在某个时间内完成某些事情，通常在这一点上，会议负责人会将其转交给记录员，并要求他们总结承诺。

会议记录员会使用“谁、什么和何时”这三个要素总结每个人的承诺。换句话说，谁做出了承诺，他们要做什么，他们将在何时实现它，就这么简单。

在会议记录员通读列表时，每个与会者都应该密切关注并确保他们同意正在审核的承诺。

在审核了每个人的待办事项后，会议负责人就可以结束会议了，可以通过简单地确认下次会议的时间、会议地点以及确认任何其他会议来做到这一点。

如果需要在常规会议日程之外更详细地讨论有争议的话题，会议负责人将提醒每个人特别会议，并确保会议排上了他们的日程。

——读自极客时间