本周三晚的人员合规优化课程取得了圆满成功，在线观看人数再创历史新高。不少HR朋友纷纷给小编留言：王老师的讲述让人受益匪浅，大家都十分期待下一次课程分享。
今天我们就来以文字的形式跟大家分享一下，本次课程中的实操案例和相关法律法规，帮助各位HR朋友做好合规人员优化。
本文摘自太和司南培训课程《经济困境下企业合规人员优化》，讲师为太和集团法律顾问王露阳老师。
1、合理制定和利用规章制度
01、规章制度的合法制定
合理有效：企业的规章制度必须符合劳动合同法和民事法律规定，在此基础上，企业可以根据自身情况，制定符合公司需求的重点内容，还要根据劳动者的实际情况，确定规章制度的合理性。
征求民主意见：规章制度中关于劳动者的切身利益（如绩效考核、劳动纪律等）的条款制定需要有民主程序，企业可以通过征求意见、反馈意见最终决议订立。在征求意见过程中，企业要注意留存相关流程文件。
公示送达：不论是企业独立制定，还是民主制定的制度，全部要送达到劳动者手中，这样规章制度才能最终作为我们管理劳动者的工具，如果没有送达、公示不能作为企业管理劳动者的工具。
可操作性：企业要让规章制度发挥最大的作用，就要让其有可操作性，所以在规章制度的制定过程中，必须要充分考虑企业和劳动者实际情况。
02、利用规章制度进行人员优化
接下来我们以一个最新案例为大家进行细致讲解。
郭某与北京A软件科技有限公司劳动争议 （2019）京01民终4972号
郭某在企业就职期间，与同事多次互相代打卡，该情况被发现后，HR以违反劳动制度为由解除劳动合同。后郭某将企业诉至仲裁委，企业提供了相关证据后，仲裁委裁定企业胜诉，企业并非违法解除劳动合同。
在仲裁过程中，除了郭某违反劳动制度的证据外，企业还提供了规章制度公示的流程性证据：
员工手册：下方有郭某签字；
劳动合同书：“公司制度确认函”一页中载明：“谨此确认本人已知悉与了解公司颁布的公司制度公示地址，并确认已收到公司制度的完整副本。本人已详细完整地阅读和理解了公司制度的全部内容，并保证随时了解公司制度条款的更新，本人同意将该公司制度作为《劳动合同》的一部分，并同意遵守其中的全部条款和规定”；
员工手册制定程序文件：分别为《A公司开展企业〈员工手册〉制定协商要约书》、《关于对A公司开展企业〈员工手册〉制定协商应答书》、《A公司〈员工手册〉制定协商会议纪要》、《关于向工会通报职工代表大会通过〈员工手册〉的告知函》、《关于向工会通报职工代表大会通过〈员工手册〉的回复函》、《职代会签到表》；
工会回复函：显示系2018年1月29日A公司工会向A公司人力资源部作出，内容为：“今收到关于员工郭某的《解除劳动合同意向通知书》……经工会研究决定同意公司的解除劳动合同意向，请依法并结合公司流程操作。
2、劳动争议中的证据收集
在一些劳动争议案中，企业原本不存在违规责任，但却由于证据不足或证据存在瑕疵而败诉。接下来我们就来了解一下，HR怎样进行证据收集才能更准确、扎实，确保企业的利益不受损害。
01、举证责任分配
《民事诉讼法》第64条规定：当事人对自己提出的主张，有责任提供证据。
以上是民事诉讼法的规定，就是传统的“谁主张，谁举证”，但是劳动仲裁案件会存在一些特殊之处。
《劳动争议仲裁调解法》第六条规定：当事人对自己提出的主张，有责任提供证据。与争议事项有关的证据属于用人单位掌握管理的，用人单位应当提供，用人单位不提供的，应当承担不利后果。
《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释一》第十三条规定：“因用人单位作出的开除、除名、辞退、解除劳动合同、减少劳动报酬、计算劳动者工作年限等决定而发生的劳动争议，用人单位负举证责任。”
以上即为在特殊的争议案件中的举证倒置，虽然不是企业主张，但是需要企业HR提供相关证据，否则容易造成企业方败诉。
02、劳动争议证据收集
企业提供的证据必须要具有“三性一力”，包括合法性、关联性、客观性和证明力。
合法性：企业提供的证据来源合法、形式合法；
关联性：企业主张的事实与证据之间有关联；
客观性：企业提供的证据可以客观反映当时的实际情况。
只有满足了这三个性质，这份证据才有证明力。
在证据收集的时候，HR要注意这几点规则：把握心理、签字为王、及时处理、管理留痕。在处理一些违反企业规章制度的事件时，首先要抓住劳动者违规时的惭愧心理，尽快处理，同时保留相应的证据，如果有条件，尽量让劳动者在相关的处理文件上签字。
可以作为证据的资料：通知通告、警告、催告；违纪后的谈话及录音；悔过书；学习心得；谈话笔录；凭证单据；视频监控；第三方证据；微信等聊天记录。
03、劳动争议中的电子证据常见问题
录音证据
未经对方同意的录音证据是否有效？
《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第六十八条的规定：“以侵害他人合法权益或者违反法律禁止性规定的方法取得的证据，不能作为认定案件事实的依据。”
如果是窃听的录音证据，一般情况下是不具有法律效力的；如果是电话录音或面对面交谈时的录音，在不侵犯他人的合法权益的条件下，具有相应法律效力。
在采集录音证据的时候，HR要注意以下几点：
准备谈话大纲：保证录音内容围绕谈话核心，其他的问题不要多说；
优质的录音设备：保证清晰录制并且安全保存；
明确身份：要在录音谈话中明确谈话对象的身份；
明确事实：事件事实要说清楚，最好能与其他证据形成关联；
使用原始载体：证据文件不能剪辑，不能挪动。
其他证据
监控证据：录像证据也要注意使用原始载体，不要进行剪辑等处理；
电子邮件：对于存储在本地的电子邮件，客观性容易被挑战，如有必要，建议HR发送至云端备份；
本地打卡证据：在违纪情况发生的时候，建议HR第一时间让劳动者在纸质确认书上确认签字；
微信、QQ的证据：需要印证本人，如果仅提供聊天截图很难保证真实，容易被挑战；
电子签名劳动合同：需要验证本人真实身份，确保证据存储和使用的客观性，并且没有经过篡改；
朋友圈固定证据：截图向劳动者确认或采用技术措施确认，保证证据有效性。
3、劳动合同中的常见问题与应对方法
01、不胜任工作
《劳动合同法》第四十条第二项规定：劳动者不能胜任工作,经过培训或者调整工作岗位,仍不能胜任工作的,用人单位提前30天书面通知或者额外支付一个月工资,可以解除劳动合同。
劳动者不胜任标准的制定：必须清晰客观，最好可以数字化，例如我们日常所说的绩效考核、敬业度考核等可以作为胜任标准；劳动者必须清晰的知晓不胜任标准；HR要注意，在标准制定中要考虑企业和劳动者的客观情况。
02、简历造假
《劳动合同法》第二十六条第一款规定：以欺诈、胁迫或者乘人之危，使对方在违背真实意思表示的情况下订立或者变更劳动合同的，劳动合同无效或者部分无效。
如果企业要就简历造假问题辞退劳动者，需要提供对方欺诈的确实证据，例如：有劳动者签字的简历真实的情况确认书。如果不能提供相关的证据，则不能认定劳动者存在欺诈行为。
03、客观情况发生重大变化解除劳动合同
《劳动合同法》第四十条规定：有下列情形之一的，用人单位提前三十日以书面形式通知劳动者本人或者额外支付劳动者一个月工资后，可以解除劳动合同：（三）劳动合同订立时所依据的客观情况发生重大变化，致使劳动合同无法履行，经用人单位与劳动者协商，未能就变更劳动合同内容达成协议的。
不过此类证据的认定条件比较苛刻，所以在证据收集上企业要做好充分的准备：
提供能确认企业由于客观情况的重大变化造成停工停产的证据，如：审计报告、经营困难资料、搬迁资料等，也可以征求一下劳动部门意见；
另外在重大变化发生时，企业要与劳动者协商解决办法，对于协商过程和方案进行整理归档，必要时可以以员工手册规定做参考。
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