
不论是大公司还是小公司,每周都要开个几次会,倘若您只是参与者,大可不必担心,只需着手好自己分内的事即可。但是作为组织者与管理者则不然,经常需要协调各个环节,确保每个环节都符合条理,顺利进行。那么,如何撰写一份完美的会议纪要将会是整个会议核心中的核心。

会议是指有组织、有领导、有目的的议事活动,它是在限定的时间和地点,按照一定的程序进行的。会议一般包括议论、决定、行动3 个要素。因此,必须做到会而有议、议而有决、决而有行,否则就是闲谈或议论,不能成为会议。会议是一种普遍的社会现象,几乎有组织的地方都会有会议。会议首要目的是了解出了哪方面问题,大家讨论解决一下,当然最后不一定能完全解决,但是至少大家认同处理结果。

通常会议的开展主要为了协同多方共同处理某件事宜。
以“产品经理/项目经理”举例在进行需求评审时,经常需要协调设计、前端、后台、测试来确认产品方案是否可行,其中在进行研发对接时候可能还会涉及内部其他部门系统或外系统,确认相关可行性与各子任务时间完成节点相当重要。
单个会议进行,通常先由主持方抛出问题,寻求各方响应,各方就主持者问题开始进行分享各自的信息。主持者即项目负责人进行信息收集展开下一步方案研究,在场的人员就现有的信息进行不计风险与成本的头脑风暴。一段可控的时间内,分析各个解决方案,挑选符合现有成本,规避最大风险的最终方案。

会议完成后,会议记录者将会议比较重要的细节、最终方案和项目初步计划时间点进行梳理形成会议纪要,形式自定义,邮件与相关人员。通常会议相关人员会以会议纪要进行安排后续事宜,此环节相当重要,没有规范的及时的会议纪要通常会导致项目周期变长,造成企业成本增加。

TIPS:除开以上会议流程,下面几点会议辅助事项可供参阅
a、通常会议人数众多的时候,需要提前告知会议内容,准备会议场地与会议PPT;
b、冗长的会议记得适时调配参与者的参与度,控制讨论内容是否偏题
c、会议期间尽量携带笔记本进行记录,必要时可录音;
d、演讲型会议可自配PPT翻页杆自带红点的最好
e、会议只是刚刚开始,一件事可能多个会议才能决定,然后是长期的项目跟踪与落地。
最后分享下自用的会议模板,胜在简单实用,发邮件的时候还能复制黏贴进去,相对方便!
链接:https://pan.baidu.com/s/1z8xPVp-yuvRAyE6b2d7m7A 密码:3uzz
网友评论