一課 Office

牆在哪兒

從設計角度看軟件使用

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「牆在哪兒」，之所以取這個題目，主要想和大家一起討論一下設計師和用戶之間着眼角度的不同。Photoshop算不算一款好軟件？內行說，好得不得了，愛不釋手。外行說，什麼垃圾玩意，這麼複雜。內行說得不錯，Photoshop提供了所有他所需要的工具，簡直是百寶箱嘛。外行也沒錯，界面一點也不簡潔，操作也不好上手（學習曲線太長）。那內行和外行之間的「牆」在哪兒呢？

我認爲兩個字——專業。請大家注意，這裏的「專業」就一中性名詞，絕沒有貶低外行不專業的意思。這裏說的是，內行看到的是細節，是業務邏輯，是行業流程……外行關注的是印象，是界面，是上手難易……

所以，一款軟件「優秀與否」是有指向的。在設計師看來，Photoshop很好用。在畫家看來，卻可能很難用。

軟件，就像廚房裏的廚具，也就是計算機上的一堆工具。現在講軟件越來越智能，什麼意思？我理解的智能，就是只需要很少的，甚至是不需要人的參與，就能實現我們的意圖。

你比如做飯。最初，我們做頓飯要淘米、生火、架鍋、倒米、放水，而且還需要人看着（早起鍋不熟，晚起鍋又會糊了）。可能還時不時要添添柴火。後來發明出電飯鍋，只要把水和米倒進去就不用管了。那以後會不會出現「做飯機器人」，打個電話「中午十二點之前把飯做好」，它就自己完成從淘米到起鍋的一系列動作，而且時間還把得特好？

何謂「智能」

這就是軟件的智能化趨勢。最有名的要算Siri。但畢竟還有很多創造性質的工作需要人的參與。就好像要想吃到好菜，還得請大廚。一款好軟件會提供你所需要的一切，但一款優秀的軟件會以某種簡約、一致的方式組織這些小工具。我們在使用中也能感受到它的設計理念。這可能就是軟件的魂。

軟件定律

這裏介紹最普遍的一種做法——剝離。也可以理解爲區分、區別對待、業務分解……

剝離

下面我們會介紹四種形式的剝離。希望通過這些例子，能讓大家感受到「再複雜的軟件也有一顆至簡的內核」。

Finding Your Personal Style

style

首先，我想講講「樣式(style)」。樣式，體現了內容和呈現的剝離。這句話我們先放一放。

很少人用樣式。一般也只在長文本裏才用。樣式，就是給某些特定用途的文字取名字，比如，標題、正文、引用、強調……相同名字的文字會以（也應該以）同樣的格式呈現，而且這格式可以隨時調整。

指定樣式有兩種方式，大家熟悉的是用鼠標選中，然後點選樣式。還有一種是用符號或文字標識。後一種方式看似麻煩，但很適用於手機應用，畢竟在手機那麼小的屏幕上選中一段文字還是比較麻煩的事情。大家可能聽過，很多app 都支持Markdown。這套格式規範很簡單，也很清晰，而且因爲是全文本的，便於查找（你在Word裏找一段加粗文字試試！）

再回到前面那句話「樣式，剝離了內容和呈現」。我們習慣性給一級標題改字體、加粗，二級標題又怎麼怎麼……其實無非是爲了標明它是一級標題，它是二級標題……我們爲什麼不乾脆告訴計算機，哪些是一級標題，哪些是二級標題……再給每一種文字指定好呈現的樣子？這樣有兩個好處：一是便於以後修改，不用再一個一個手動調整；二是可以把樣式保存起來，省得每次調格式。

當你知道了樣式的概念，你看到的版面就不再是這一個色塊、那一個色塊，而是層次分明的架構。這充分說明分解打碎是爲了更加有序。有序的東西呈現給我們的是一種隱約的簡約，傳遞給你一種不可言說的美感。

Excel at what you do （幹一行，鑽一行）

excel

Excel看起來像一張大表，用起來像一張大表，印出來更是一張大表，但其實它是一個小型數據庫。所以，如果你不瞭解數據庫的一些基本要點，Excel用起來就會很煩瑣，表格真就變成了蛛網。

如果平時你就拿Excel打個名單啥的，這類美化的活PowerPoint也能做，而且做得更精緻。Excel擅長的是數據處理和分析（倒不是說它有多優秀，只是足夠用了）。當你面對一項有上千項數據的工作時，你就得站在數據庫的角度來審視從設計表格、規整數據到轉換分析的一系列過程了。

首先，你應該把這項工作涉及的數據分爲三類：一類是固定不變的數據（我們稱之爲「配置參數」）；一類是錄入的數據（就是我們要處理的那坨玩意）；一類是計算機分析處理得到（自動生成）的數據。

這時，你潛意識裏已經有了MVC的概念了，即Model-View-Controller（模型-視圖-控制器）。這是軟件設計上的一種套路。View就是界面，Model就是錄入的數據，Controller就是彙總分析。

這之中，你還不知不覺地運用了一些數據庫設計的基本原則：

規則一：每張表都分解到最簡（每列只含一個數據）

規則二：每條記錄皆可追溯（每條記錄都有唯一標識，黑話叫「屬性完全依賴於主鍵」）

舉個例子，你去相親，你老媽讓你彙報一下相親的成果。你列了幾條，準備去彙報。

原始記錄

這就不符合「規則一」，在一列裏頭塞入了太多東西。

範式一

如果你相了兩個姑娘，碰巧她們又都叫「張珊」。那就不符合「規則二」，不能唯一標識。你可以給每個相親對象賦一個編號，或者用身份證號這類唯一的標識去區分她們。

再比如，你沒必要每次和「張珊」約會都登記一遍人家的基本信息。

冗餘

這不符合「規則三」。

規則三：不要重複累牘

範式

等你瞭解了這些，Excel於你就只剩下技巧了。下面再介紹幾個技巧和誤區。我會按照從設計到分析的流程來介紹，方便大家記憶。

• 設計階段

  • 屬性（字段）不完整；
  • 把本該記錄在標籤上的標題寫進了表格；
  • 凡同一屬性的數據，都應記錄在同一列（同一字段）下；
  • 數據錄入的動作與業務流程不一致；

    tips:

    按住shift可以調整整行整列；
    - 把數據打散到不同的工作表中；
    - 合併單元格（合併以後，只有首個單元格有數據，其他都是空白單元格）；

• 錄入階段

  tips:

  • 批量錄入：ctrl+enter
  • 定位：f5（或ctrl+G）

• 規整階段

  tips:

  • 選擇性粘貼 → 轉置
  • 設置單元格格式：ctrl+1

• 分析階段

  • 不要在原始數據表中作分析；

Make Your Point Powerful

幻燈

我們常用PPT指代「幻燈」。其實，PowerPoint就是一個盛菜的盤子，一個裝素材的容器，只靠這盤子是做不出菜來的。素材大都是用別的軟件（比如Photoshop）做的，或是網上搜的。

後面培訓安排我講怎麼做PPT，我取的題目是「忘了幻燈」。幻燈只是個輔助工具，就像手機一樣，不要因爲手機功能強大了，反而把自己當作了一個手機托架。

還是回到製作幻燈的軟件本身。如果你去設計這麼一款軟件，你最覺得什麼功能必須有？我認爲是「觸發」。幻燈是配合你的演講、你的授課的。怎麼配合？就是到某個點上，出現某個畫面或某條提示。怎麼觸發？到了某個時間點觸發（不常用）；手動觸發（自己或工作人員根據內容、進度去觸發，就是我們常說的「點課件」）；條件觸發（滿足某個條件自動觸發。這樣可以實現條件跳轉。一般添加動畫時用）。觸發的結果呢？出現下一條提示（順序執行）；跳到順序路徑之外的提示上（條件跳轉）。

The layers of meaning

圖層

之前我推薦過一本書「選擇的藝術」。它主要說，用好Photoshop的關鍵在於，精確地提取我們想要變換的元素。Photoshop的定位是圖像合成軟件。所以，它提供了一系列精細操控的工具，圖層、選區、蒙板……這些工具千差萬別，但有一個共同的使命——幫助我們圈住我們想要的東西。

我不是這方面的專家，具體的我不講，免得「業內人士」笑我。

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上面，我們介紹了內容和呈現的剝離、原始數據和處理流程的剝離、素材和呈現方式的剝離、圖像元素之間的剝離。

回到最開始，就像擺弄廚具的目的是爲了做出一頓好菜，使用軟件也僅僅是爲了完成某件事。軟件本身，只是被藉助的對象，真正值得關注的是這項工作背後的業務邏輯。我們學習軟件，不需要過多地抱怨怎麼怎麼難用（這些令人詬病的地方，恰恰反映了設計者對業務的思考，對這個行業的理解，還有他自己的工作習慣），而是應該更多地關注設計者是怎麼去分解流程，怎麼去提取關鍵節點，提供了哪些工具去完成這些工作的？

最後，模仿不知道從哪看來的一句話作結。

真想用好一款軟件，必須讀懂她的「小邏輯」

好軟件