一、简述
一般情况下采购工作有专业的组织完成，但有时或部分工作由项目经理来完成。所以项目经理虽然可以不必成为采购领域的专家，但也要足够了解。
采购的形式可以是合同、服务水平协议（SLA）、谅解备忘录、协议备忘录（MOA）、订购单
合同就明确说明预期的可交付成功、结果和知识转移。
二、采购指南
1、参考组织过程资产获取历史项目采购过程整理的供应商清单、采购过程中的注意事项、遇到的问题和解决办法、合同相关方。
2、参考商业文件保证此次采购和公司战略、目标收益、财务资源保持一致并制定采购策略、采购类型。
3、参考项目章程、项目集和本项目进度制定采购里程碑清单。
4、参考项目资源管理计划、假设条件、制约因素获取待采购清单、采购工作说明书（SOW）和采购大纲（TOR）
5、根据项目需遵循的行业标准与准则、项目特点制定采购供方选择及评分标准。
6、参考组织过程资源、法律法规、市场行情、自然环境等因素识别采购可能遇到的问题点并制定采购监控方案。
三、采购工作
1、制定采购计划（采购矩阵）
开展采购活动的时间表、采购的测量指标、采购相关方的角色与职责、制约因素和假设条件、风险管理事项、是否编制独立估算及评价标准、付款方式……
2、采购策略
采购策略需要注明交付方法，是否可以分包、施工方法；合同支付类型；采购顺序、里程碑、评价标准和资产转移方式。
3、采购合同类型
1）总价合同
总价合同一旦签订，卖方有义务承担不良绩效带来的成本增加，完成合同指定的交付成果并承担法律责任。严格意义上费用是不会发生变化的，只有在需求变更时需要把变更的费用加进来。总价合同分为固定总价合同（FFP）、总价加激励费用合同（FPIF）、总价加经济价格调整合同（FPEPA）。适用于：已明确定义需求 ，且 不会出现重大范围变更 的情况下使用。
FFP：费用是不会发生变化的，只有在需求变更时需要把变更的费用加进来. 总价+需求变更费
FPIF：总价，但有价格上限，充许有一定的财务奖励。实际成本+目标利润+（目标成本 实际成本） 卖方应承担比例
FPEPA：总价+有条件价格变化，如通货膨胀。总价+上浮成本
2）成本补偿合同
支付完成工作所发生的费用，外加一笔费用作业利润。分为成本加固定费用合同（CPFF）、成本加激励费用（CPIF）。适用于： 工作 范围 预计会在合同执行期间 发生重大变更 。
CPFF：完成合同工作所发生的一切可列支成本+固定利润（初始成本估算的某一百分比）。实际费用+项目费用*百分比；
CPIF：完成合同工作所发生的一切可列支成本+激励费用。实际费用+利润+（预计费用-实际费用）* 百分比； 有时利润有最大和最小限制。
4、采购工作说明书（SOW）
规定了项目应交付的产品、服务、成果。
采购的商品规格、数量、质量、性能参数、履约期限、工作地点和其他需求。
在采购合同签订前要与协商结果相同，合同签订后不可修改
对于服务采购需要用到TOR
5、供方选择标准
用于给供应商进行打分，从而筛选适合的供应商。
自行准备 独立估算或聘用 外部专业估算师做出成本估算，用于与供应商提供的价格进行比较，若二者之间存在明细差异，则可能 SOW 存在缺陷或模糊 ，或潜在卖方误解或未能完全响应采购 SOW。
能力和潜能、产品成本和生命周期成本、交付日期、技术专长和方法、具体的相关经验 、管理经验、用于响应工作说明书的工作方法和工作计划、知识转移计划，培训计划、关键员工的资质、可用性和胜任力、公司的财务稳定性。
为每一项标准制定权重和分值。得分=分值*权重。
6、招标文件
可以是信息邀请书 RFI 、 报价邀请书 RFQ 、 建议邀请书 RFP
主要依据价格来选择卖方（如购买商业或标准产品时），通常就使用 标书、投标或报价 等术语。
如果主要依据其他考虑因素（如技术能力或技术方法 ）来选择卖方，通常就使用诸如 建议书 之类的术语。
信息邀请书（RFI 如需卖方 提供 关于拟采购货物和服务的 更多信息 时使用。
报价邀请书（RFQ 如需供应商 提供 关于将 如何满足需求 和（或）将 需要多少成本 时使用。
建议邀请书（RFP 如项目中 出现问题且解决办法难以确定 时使用。（ 最正式的“邀请书”文
件采购文件中应包括：1 、应答格式要求； 2 、相关的采购工作说明书； 3 、所需的合同条款
7、选择供应商
通过打广告、邀请供应商等方法招集供应商并举行投标人会议，确保每个潜在卖方都能听到任何其他卖方所提出的问题 以及买方所做出的每个回答 ，保证所有潜在卖方对采购要求都有清楚且一致的理解 保证没有任何投标人会得到特别优待（可以运用相关技术来促进公平，例如，在召开会议之前就收集投标人的问题或安排投标人考察现场）。
根据量化的供方选择标准选择最优的供应商。
8、采购合同
合同签署之前应由采购团队中拥有合同签署职权的成员主导（目经理可以不是主谈人 ，但可参加并提供协助）对合同的结构、各方的权利义务，及其他条款加以澄清 ，以便双方 达成共识。最终的合同措辞应该反映双方达成的全部一致意见。
合同内容主包含SOW或交付物、进度基线、绩效报告、执行期间、角色和职责、实施场所、价格、付款条件、交货地点、检查和验收标准、质保期、产品支持、责任范围、费用及定金、罚约、激励、保险、履约保函、变更处理、终止和ADR机制……
四、控制采购
1、法律约束
2、沟通计划
3、采购质量审计
4、反腐
5、协商一致和谅解协议
6、根据变更流程进行变更
7、 索赔顺序：谈判、ADR(替代争议解决办法)、起诉
8、对绩效、挣值（EVA）、趋势进行分析
9、质量检验
10、对采购过程进行审计
11、以正式书面形式通知采购关闭
五、采购终止条件
合同提前终止是结束采购的一个特例，有以下三种情况会提前终止：
1.合同可由 双方协商一致 而提前终止，
2.或因 一方违约 而提前终止，
3.或者为 买方的便利 而提前终止（如果合同中有这种规定）。
如果合同提前终止：
买方应该就卖方为该合同或该部分所做的准备工作给予补偿，
就该合同或该部分中已经完成和验收的工作支付报酬。
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