大家好！我是个品牌运营的小学生。
今天要和大家分享的内容是如何开好一场会议！
初做管理者，若没有正确的引导和及时的角色调整，则会带来各种“混乱”：领导不信任，员工不服从，部门离职率高、同事关系紧张……甚至于自己也会濒临崩溃。
若要做好工作内容和思维方式的调整，管理者首先要学会“如何开会”，这是一个初级管理者必备的技能之一。
最近在得到上看到一个关于”如何开会”的小课程，今天就和小伙伴们分享下如何开会的技巧吧！
开会前要做哪些准备
美国管理学大师彼得·德鲁克在《卓有成效的管理者》一书中介绍“一个有效的会议，要有清晰的会议目的和要求达成的贡献。”
一个完整有效的会议一定注意以下几个方面：
1. 明确会议议程
管理者提前做好会议计划，并给参会人员发出议程，明确主题、人员、目标和会前阅读材料（如果有的话）。
2. 限制会议人数、时长和主题。
要确保会议的有效性，就要控制会议的规模、时长和主题。正常情况下会议不超过10个人，时长不超过40分钟，而且一定要避免一个会议有多个目标。
3. 会议人员安排
确定会议主持人，会议前3分钟，主持人要为大家明确会议日程，确定会议主题不跑偏，不超时，保证会议有结果。
指定会议记录人，负责会议结束后半小时出具会议纪要。
4.会议说话用语注意
会议中学会多使用“这个想法有意思”，“你刚才那个建议能不能详细展开一下”以及“这件事我们能不能再具体讨论下做法”等，这些引导式用语能够帮助我们把议题推向执行。
5.确定会议结论，明确跟进事项。
会议结束时，安排主持人5分钟总结，确认我们是否达成目标，以及下一步的工作内容、负责人，及截止时间。
不同场景下会议怎么开
01新官上任立权威，会议怎么开
新官上任首要目标是建立信任，一个能够带领大家打胜仗，照顾员工利益的领导，才是一个值得跟随的领导。
因此，新官上任第一场会议目标是凝结共识，主题是工作战斗部署会。
管理者可以带领团队人员成功完成一个项目，这个项目需要在自己权利范围内，不需要协调跨部门资源，获得一个“阶段性胜利”，目的是树立部门权威，获得领导信任。
完成这个项目后，要及时安排总结会，最好邀请自己上级参加部门会议。
邀请上级参加会议，不仅能够得到上级对自己能力的认可，更能方便我们争取下一阶段工作资源。
会议中要留出时间表彰部门优秀人员，让部门优秀人员被领导看到，保证部门员工的利益。
与此同时，通过邀请领导开会，增加会议严肃性，可以有效提升“落后分子”工作积极性和动力。
02被通知参加一个会议，怎么准备
被通知参加一个会议，我们要做好以下准备：
1.明确会议角色。会前提前沟通会议发起人我们参加会议的身份，是列席会议，还是需要承担具体责任，或是主要参与者，角色不同我们需要做的准备也不同。
2.提前做好准备，做好会议记录。提前了解会议目的，会议信息，会议参加人员及自己能做什么。此外，会上也要做好会议记录。
3.勤发言，多提供建议。会议中在会议议程允许的情况下，尽可能多提问，多提出建议。会议中若有陌生人在场，要做好自我介绍，所属团队，来会议的目的等。
03跨部门协调会议，怎么开？
跨部门协调会的核心是要把自己变成一个推销员。会议中需要准备以下内容：
详细介绍方案，并将方案目标融合到其他部门目标里，达成目标的一致性。
确定方案策略和结果，不仅要确定落地方法，更要承诺关键结果，要让各部门了解完成这个方案，可以获得什么样的结果。
最后，我们要认真听取对方反馈，了解对方可能存在的障碍。
跨部门沟通中难免会遇到一些阻力。如果沟通过程中遇到对方不断“回避”，甚至向你发难，我们就要学会化被动为主动。
首先要稳住自己的情绪，不要和对方一起暴露负面情绪，同时接纳对方负面情绪，确定对方诉求，寻找解决路径。
在跨部门沟通中，我们也会遇到不合理的要求，这时候也要注意不要做破坏性的表态，要建设性的表达自己的反对，把一个批评处理成一个建议，把一个建议置换成一个条件，把一个条件变成一个对方一定要落实的任务。
如何做好会议纪要
会议纪要是一份行动计划清单，确定我们究竟是否达成了共识，以及接下来详细的行动计划。
一份会议纪要包含以下几个要素：
基本内容：时间、地点、人员
最重要三要素：结论、责任人和跟进点。
未解决问题：如果有没有达成共识的事项，要明确列出未解决的问题。
会议纪要最好采用清单体形式，即每条内容独立、逻辑平行，每一条元素相同，具体内容为我们要做什么事，谁负责、什么时间、达到什么效果等，文字不应该超过1000字。
会议纪要完成后要发邮件确认。要得到所有与会人员的确认，邮件可明确各自任务：如第三项内容由您负责，请查收。或**会议纪要，请确认您的负责项。
小结
以上就是管理者如何做好会议安排的介绍了，如果小伙伴们有任何疑问或是建议，欢迎小伙伴们评论区沟通互动。
保持终身学习，坚持长期主义！
网友评论