【第8周8.2】秒搜：一秒找到你想要的资料

本期原文

大家好，今天要开始一个我的特别本领，秒搜。

有研究数据表明，一个人每天一小时在找东西，证件、密码、发票、联系方式、合同、各类信息等等，一辈子花在找东西上的时间，加起来平均长达3年！也就是36个月，约合1095天，大约26297小时。

【第8周8.2】秒搜：一秒找到你想要的资料

时间何其珍贵，但是我们很多人却把这些时间浪费在了找东西上。

这里的“东西”分为两类：

一类是信息资料，可以让我们电子化管理的，例如：各种账户密码、各种证件、各种合同、票据、笔记等等，这类“东西”如果不妥善管理，在需要的时候，我们一定不能及时找到它！

反复重复劳动的时间不说，心里还添堵。而且密码丢失、证件丢失都是很可怕的事情，耽误眼下的事不说，光是个人信息泄漏就能让我们蒙受不可估量的损失。

另一类是实际物品，需要我们用大小容器进行收纳管理的，例如：孩子的玩具、各种电器的数据线充电线等等，这些常用的不常用的物品，如果不用科学的方法管理，那么到要用时一准儿找不着，这样造成同一功能物品反复购买，豪宅变仓库，自己每天生活在垃圾堆里。

今天我们主要想讲第一类“东西”，也就是信息资料的电子化管理。

我信奉“一次搞定，终身受益”的原则，然后研发出了这个神奇的“秒搜”系统。

下面我就分两个部分来讲解这套系统：

1、秒搜的四个原则

2、我的使用示范

一、秒搜的四个原则

【第8周8.2】秒搜：一秒找到你想要的资料

这里要遵循四个原则：使用频率化、位置固定化、目录化、电子化！

我们挨个儿来解释这四个原则：

1、使用频率

这是最重要的一个原则，也就是我经常说的近细远粗。

我的精力、时间、资源都有限，我们只能管理少量的重要事物。

但很多人在放东西的时候，习惯按东西的属性或类别进行存放，这样放置有个问题是：使用不方便！因为按照属性和类别放，有时候我们经常要用的资料就和一些同类不成品、垃圾、以及历史资料放在一起，摞在一起是我们最经常的做法，使用时只能到处乱翻，时间久了就找不到了。

所以为了使用时的高效率，我建议把信息资料按照“使用频率”进行归类存放。经常使用的我们精细化管理，越精细越便捷越好，越不经常使用的依次可存放在抽屉、库房甚至丢弃送人。

日常与非日常是第一级分类。日常还要更精细分类，其他尽可能少花精力、时间管理，不分类集中存放。

2、位置固定化

就像你住的地方有准确的位置，在办公室里也有明确的工位一样，一份资料进入“秒搜”系统，要做到有名有家，有名字有位置。有清晰准确的存放位置，一旦放好轻易就不能挪动，固定位置，使用几次，就能够在大脑建立清晰牢固的记忆，就能确保我们在需要时，快速有效找到它。

建议对文件实物类进行命名，同时在前面加上拼音，然后按照拼音排序，用同一规格的文件夹按照A-Z的顺序存放。对于物品类，因为大小不一样，可以用各类大小容器集中保存，命名，然后建立目录索引。

家人、同事或是项目接手人，都可以快速了解这个系统，让协作趋向自动化，获得资料不需要多问。

3、目录化

不知道大家有没有想过：为什么书籍、产品使用手册、字典、图书馆、仓库等等都会设有“目录”？其实，“目录”就是纸质实物系统的“检索”工具，它的功能就是让你快速找到自己想要的信息，而不是用翻。

所以想要实现信息的“秒搜”，建立起完备的目录系统是关键！我的做法是通过搭建不超过三个层级的目录，对资料的进行编码，基本就可以实现资料的一秒找到。

所以，对于重要的常用的信息与资料，你需要养成这个习惯，拿到信息与资料，想着以后会不会经常用到，会怎么找，那就怎么存。

4、电子化

电子化的好处就是可以上传云端，移动管理，快速搜索，使用或者分享。非日常的实物信息资料不建议电子化，只需要对日常频繁使用的电子化。但是对于目录务必做到电子化。

电子化可以通过各种手段，拍照扫描是一个重要的手段，然后存放在印象笔记或者坚果云、苹果云、谷歌云当中，如果更精细化管理可以寻找更精细的工具管理，例如密码就是可以用1password。

三、我的使用案例示范

下面以我制作喜马拉雅这个《时间管理进阶》节目为例：

【第8周8.2】秒搜：一秒找到你想要的资料

我们的其中一个秒搜系统是“印象笔记”，本章节第四篇我推荐更多的效能工具，符合我们易效能时间管理的许多理论原则。

首先，我们看节目文稿里的截图，链接、目录、列表，可以看到我们这个喜马拉雅节目的资料管理，里面有一条一条各种各样的资料，有节目正文，有参考资料，还有节目相关协议等等，通过编码、文件命名、目录、附加代码进行管理，文件命名就是标题，前面加上数字型编码0801、0802、0803等等可以排序，并且和节目的目录对应，这是第八周（也是第八章）的内容第一节、第二节和第三节。查找的时候，一种是标题排序，另外一种搜索0801这样的格式就可以快速找到了。

【第8周8.2】秒搜：一秒找到你想要的资料

当我拿到例如【0801玩转新工具探索：点、问、搜】这期节目的文字稿，然后录音完成之后，就会在这期节目的标题前面加上一个“Z”，表示归档、历史资料。用Z是为了按照标题排序时会排到后面去，这样在前面就是目录以及还未录制的0802。

【第8周8.2】秒搜：一秒找到你想要的资料 【第8周8.2】秒搜：一秒找到你想要的资料

因为有很多其他的课程，所以我们建立，更高一级的目录，K课程，同时把“喜马拉雅爆款课”名字前面加上X，就形成了“K课程-X喜马拉雅爆款课”这样的项目名称，在长时间使用熟悉了之后，就可以直接用“K-X喜马拉雅爆款课”来表示了，实在非常方便。

如果完成以后，就是在前面加上Z2018K-X喜马拉雅爆款课，来表示项目归档、历史资料。如果你的常用资料足够多，还可以建立更高一级的目录，为所有的K课程建立一个大目录，然后把所有相关文件移动进去。

你可以用这个方法，循序渐进建立所有系统。一开始使用时，建议项目目录内的具体笔记文件的名字，老老实实，加上项目名称，有助于在移动式携带项目属性，例如在“0801玩转新工具探索：点、问、搜”前面加上“X喜马拉雅爆款课”，即变成“X喜马拉雅爆款课0801玩转新工具探索：点、问、搜”，熟悉了加上X，变成X0801，不需要移动文档时就可以省略X。数字的好处是永远会排在最前面，归档时加一个Z就会按照Z这个系统+数字排序。但对于非清晰目录的资料，加上字母+主题可以才能起到排序的作用。

对于标题的进阶玩法，是在文件标题上加上日期、人名、地点，这样很有好处。在这里不一一演示。

那么今天的“秒搜”技能你学会了吗？还不会的话，课后作业你一定要做：跟着我们本期节目的【随堂练习】动手操作一下吧！

本期节目就到这里，我们下周再见！