当我们遇到需要写文章、演讲或者与人沟通等情况，我们一般会怎么做？一般都是赶紧行动起来，至多行动之前先拟个提纲。正确的做法应该是先从全局出发，确定结构，也就是通常所说的，定事之前先定势。就拿写公务文章来说吧，需要在写之前，先判断权力的方位。说白了，你需要判断一下你的文体，到底谁求谁，谁更需要谁——据此，再选择写作的方法。
这就是要做到基调为王，确定不同文案的标志性语气。基调，文章以基调为“王”。基调对了，事半功倍；基调错了，哪怕你传递的信息再重要，我也不会关注。
正确的基调能传递出文章真正的价值，也就是你的价值。职场写作可以分成四大类，那么每一类都需要传递你的什么价值呢？
第一，总结类， 写的是成绩，呈现的是你的潜力；
第二，调查报告类， 写的是调查结果，呈现的是你求实的态度；
第三，申请类， 内容是提问，呈现的是你主动的思考方式；
第四，计划类， 写的是阶段任务，呈现的是你的责任感。
明白了要呈现自己什么价值，那你拿捏起文章的基调来，正确的概率就会很高。
有常见的六种具体文案，看看它们的标志性的基调。
1.年终总结，基调要求：有深度。
不要写成一份业绩的流水账——因为你的工作结果，领导在看你的总结之前就知道。可他为什么还要看？
他要读到你的分析能力；他希望你能从对工作感性的认知，上升到理性的规律性的总结；他需要你协助他，对未来做出更正确的决定。
由此来看，年终总结不是回顾，而是行动指南。好的年终总结：
会将工作成果写出意义，会提供难得的一线经验、不同的视角；
会在罗列了贡献之后，找出问题或机遇，以及怎样解决这个问题，或抓住这个机遇。
这就是“有深度”。
2.进展汇报，基调要求：不讨教。
在进展汇报里，不能只提问题，向领导讨教，而应该给出方案，向领导汇报。讨教的公式是：您告诉我该怎么做。 汇报的公式是：我这样做，您同意吗？
这里我想提醒你，哪怕领导没有要求你写进展汇报，你也要养成定期向他汇报的习惯。
你需要将解决问题过程中的一些重要发现、关键结论、阶段性成果等小胜利，实时呈现给他，让他读出你的认真，让他看到你不断提高工作能力的过程。
3.调查报告，基调要求：实事求是。
在收集充分的事实资料后，你的措辞是“资料显示、数字表明”，而不是“我认为、我估计”。这种报告才能展现事情的真相，才会有让人惊喜的收获。
4.请示，基调要求：有主见。
有的人这么写：
“客户投诉如下，请指示。”
不管是找领导要人、要钱，或其他任何资源，一定要有清晰的主见。
比如申请款项，你要给一个量化的标准让领导来裁决，不能模糊不清，让他无据可依、无处下手。 让他做选择题的时候，你也需要提供最佳选项。
另外， 部门主管向上级递交请示的时候，不能采用传声筒的语气。
不要写“他们抱怨”或“他们声称”，要写“我注意到”“我相信我的团队会……”这才是有担当、有主见的语气。
5.批复，基调要求：态度明确。
不能出现这样的措辞：“似属可行”“酌情办理”。
6.项目计划，基调要求：“可交付”。
不能仅仅写行为。一个项目的成功，不是行动了就可以，而是众多可交付结果的总和。
比如：“选择外部供应商”，这是写行为，改为可交付的结果：“确定外部供应商”。
又比如：“草拟消费者调查报告”，这又是写行为，改为可交付结果：“递交消费者调查报告”。
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