时间管理的主要理论（4）-番茄工作法

弗朗西斯科·西里洛

      一生需要专注于一个目标，同一时间需要专注于一件事情。这是成功的关键。

时间管理的主要理论（4）-番茄工作法

      当我们在做自己日程表和清单上的事情时，我们要遵循：“一次只做一件事”的原则。

时间管理的主要理论（4）-番茄工作法

        番茄工作法的发明者弗朗西斯科·西里洛在1992年创立了这种微观的时间管理方法。

　　 自从接触一些追求高效能、讲究时间管理的人之后，总能不经意间听到他们说“今天吃了多少个番茹。”这里所说的吃了多少番茄，是番茄时间的简称，是用来衡量工作效率的一个标尺。所谓“番茄”来源于弗朗西斯科·西里洛于2006年推出的提升工作效率的方法。之所以取名“番茹”，是因为他介绍的这个方法中需要使用一个很重要的工具一带有番茄外观的机械计时器，具体可见（《番茄工作法图解：简单易行的时间管理方法》这本书。

      该书作者在大学的一次考试中遭遇失败后，发现自己很难从一种无效率的悲伤中走出来，于是为了锻炼自己集中注意力的能力，他从厨房中找到了一种用于厨房倒计时的工具，并将这种工具运用到自己的生活和工作之中，于是就产生了番茄工作法。

      番茄工作法简单地说就是选择一个待完成的任务，将番茄时间设定为25分钟，然后全然专注于该任务，中途不允许做任何与该任务无关的事，直到番茄钟响起，哪怕工作没有完成也要定时休息，5分钟之后，再进入下个番茄时间。番茄工作法以25分钟的短期迭代为节奏，帮助建立可持续发展的步伐，休息时安心休息，工作时一心一意。

番茄时间产生的背景

      随着信息科技的高速发展，人际交流方式和获取信息的手段不断丰富，但与此同时，人们的时间利用效率却变得越来越低。举个最常见的例子：很多人来到办公室的第一件事就是打开电脑，登录QQ，如果有好友在线就打个招呼，聊会儿天，然后就是到自己喜欢的网站上浏览一下当天的信息新闻，过一会儿再去饮水机前为自己倒一杯水，坐下来的时候一瞄时钟，发现上午的工作时间已经过去了一个多小时。当自己准备好进入工作状态的时候，又可能会接到同事的电话或者会被别的什么事情打扰，能够真正沉下心思专心地去做一件事情，对绝大多数人来说已经变成了一件不可能完成的任务。其实要完成大量的工作，重点不在完成工作上，而在于能否集中注意力，提高效率。

　　番茄工作法关注“微观”层面，帮我们将100％的心智专注在当下，避免不必要的压力和负担。

　　番茄时间为什么可以帮助我们专注于当下？

　　（1）连续的时间给人的感觉是时间是无限的，可以不断支取的，时间的流逝无法给人带来最直观的感受，在这种精神状态中人很难有意识地提升自己的效率。但番茄时间（倒计时）给人的感觉是时间是有尽头的，有节点的，是完全可以被消耗完的，这样的感觉会给人一种无形的压力，让人能够产生一种紧迫感，从而自觉地提高工作效率。

　　（2）可以给人带来不断成功的自信感。番茄时间要完成的任务是一小块一小块的，而且用来街量成功与否的标志不是当前的这个工作到底有没有完成，而是你是否全神贯注地投入这25分钟里，因此会给人不断向前的动力和信心，从而不会因为面临一个庞大的项目型事件而产生畏惧感和挫败感。

　　（3）番茄工作法能够让人劳逸结合，保持大脑高效运转和思维敏捷。每25分钟的工作，人们能全情投入地从各种角度来思考问题，激发创造力，再来5分钟的休息，身体和大脑的放松提高了连续工作的效率。

哪些人适合用番茄工作法？

  （1）工作时不知不觉走神去做其他事的人    （2）工作中常被QQ、邮件、电话等外部中断国扰的人。

  （3）工作中常常由于时间不知不觉地流逝，工作没有完成又非常容易产生焦虑感的人。

番茄工作法的辜前准备

      番茄工作法的工具很简单：3张清单（包括活动清单表格、今日待办表格、记录表格）和一个计时器。

        活动清单表格用于列出近期的活动，不需要排序，可以多天使用。

      今日待办表格是从活动清单表格中筛选出的事项，并按照重要程度排序，需要每天更换。

        记录表格则记录事件所消耗的番茄钟、打断次数、当天时间，可以多天使用。

      有了经过收集、整理两个步骤之后的今日待办清单，我们就能够全神贯注于当下的任务，也就是在做事的当下心如止水，让自己的大脑充分地发挥能动性而不被其他的杂事所干扰。

      计时器的功用就在于给人一种时间的限制，当全神贯注的25分钟过后，无论事情结来与否，都停下来休息5分钟，喝水，聊天，让大脑放松，再进入下一个25分钟。

      事前还需要注意每个番茄钟是不可切割的，每个番茄钟专注做一件事情，关注一个目标。特别是对于知识工作者，不能说灵感来了就拼命地工作不顾休息，番茄时间法讲究的是持续性发展，管理好你的精力。否则一轮激战过后，你就又陷入了不能战斗的疲惫期。每次番茄钟结束之后重新检视，根据具体情况调整事务，继续挑战！

时间管理的主要理论（4）-番茄工作法

番茄工作法表格的具体使用：

　　（1）先在活动清单上列出近期要做的事情，不分顺序。

　　（2）按照重要紧急顺序给事情写上序号。

　　（3）把当天一定要解决的事情写在今日待办清单里面。

　　（4）用正方形来预估每件事情所要花费的番茄钟数目，并且根据你当天所剩余的时间做一个调整。例如你当天如果还剩下5小时的时间，那么你就不能安排超过10个番茄钟，通常6～8个较为灵活。每次完成一个番茄钟就在符号里划上一个“X”

　　（5）在事情开始的时候，在前面写上具体的开始时间。

　　（6）如果其间被打断则在番茄钟上方做好标记（外部打断是外界干扰，如突然而来的电话、同事找你；内部打扰是自己的干扰，如突然想到其他事情了、注意力分散了），一旦标记好了之后就要尽快地回归到原本的事情上来。

　　（7）如果任务被打断，写上“U”，在旁边写上打断后完成的时间，例如只进行了10分钟就被打断了，那么就写U10分钟

　　（8）如果正在进行的事项所要花费的时间超过第一次的预估番茄钟数，那么就在表里用圆形的符号添上第二次预估的番茄钟数，完成后在里面打一个“X＂。

　　（9）如果在番茄钟期间遇上计划外的紧急事件，那么就在下面“计划外紧急”那栏记上，每次番茄钟结束后重新统筹，是继续执行目前的事情还是进行其他安排。

在最开始实践的时候，选一个你自己喜欢的分钟数，然后慢慢训练自己，刚开始时你可以设计短一点，比如：15分钟。

慢慢地，你可以调到25分钟、45分钟......

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