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采购专员的一天工作实录,干货满满!一枚外企建筑行业的女汉子

采购专员的一天工作实录,干货满满!一枚外企建筑行业的女汉子

作者: 妙乐辣妈职场 | 来源:发表于2017-06-29 11:35 被阅读588次

    作者:妙儿+安吉

    主人公:安吉

    建筑行业某外企

    采购专员

    从业:7年

    坐标:上海


    07:00 出门

    半小时的公交车+ 40分钟地铁+20分钟的步行。 对的, 你没加错, 单程1.5小时!

    魔都的上班路途是许多人吐槽过的,这里不再一一展现,主要是已经习惯了这样步履匆匆的节奏。

    妆容:有点花,    心情:有点堵

    08:30 到达公司

    泡一杯柠檬红糖茶--据说美白养颜。当柠檬的清爽气息在空气中散开的时候,情绪也调整到位。

    开始工作。

    首先检查邮件。

    先看有没有需要紧急处理的事情,同时结合前一天下班前总结的未完成事项,排出轻重缓急,在工作笔记上做出更新,着手一件一件解决。

    邮件处理:OUTLOOK

    作为采购,我的日常工作基本是,

    根据总公司的采购需求在中国寻找供应商。

    项目组会预先提供技术规范,

    这是重要的资料,拿到手后需要进行初步的梳理。

    我的英语专业在这里帮了忙,不过作用也有限,

    因为技术规范全是专业英语,

    需要长期的积累才能快速准确的,

    理解项目组意图。

    寻找供应商的渠道大体有几个:

    a. 问马云爸爸(阿里巴巴上查找合适供应商);

    b.行业内熟人推荐;

    c.有时供应商会自荐找上门来( 不得不佩服他们的前期工作做得很到位,信息灵通。)


    下一步发询价,收报价。

    一般采取邮件+电话的方式进行。

    使用邮件的目的是有据可查,

    使用电话的目的是做到信息的及时有效处理。

    接着是甄选、考察供应商。

    这个步骤需要业务部门(工程师)一起参与,

    从技术角度提供专业意见。

    技术和商务的澄清过程一般需要几轮来回,

    这个时候需要做的是注意收集信息要全面,

    同时各部门参与沟通要及时,

    反馈供应商信息也要做到同步。

    给总部提交最终报价。

    最终报价一般包含以下内容:

    * 供应商一般信息、

    * 技术部分内容、

    * 商务部分信息

    一旦总部有意将项目给予某国内供应商,

    接下来需要参与的工作是:

    协助参与商务谈判,合同签订,合同管理;

    以及项目工程开始之后的采购协助。

    同时,用公司内部供应商管理系统

    对新供应商进行汇总和分类管理;

    对平时所做的所有采购活动进行记录

    和状态跟踪更新;

    对所有在中国进行的工程进行汇总和价格分析

    今天在跟进的是某混凝土构件的供应商,

    他打来电话,希望晚上一起吃饭。

    委婉拒绝了邀请--

    我的职位比较特殊,谨慎总是必须的。

    常用软件:EXCEL.POWER POINT.

    12:00 午饭

    午饭一般是在公司楼下的食堂解决。

    午餐是八卦的好时间,

    我们一边吃着饭,

    一边交流着天南海北的见闻。

    同事琳琳抱怨,昨晚下班的时候,

    在地铁上遭遇某男趁乱骚扰。

    据说日本于1912年已设立女性专用车厢,

    一百年过去了,上海为什么不能开全国先河,

    也设立这样的女性专用车厢呢?

    一片声讨。

    公司不提供午餐补贴,

    但有提供咖啡、点心及水果。

    我喜欢搭配的下午茶是红茶,

    红茶的茶汤色泽深红,

    口感醇厚润泽,提神补气必备。

    12:30 继续工作

    总公司采购部临时出了幺蛾子。

    某供应商欲涨价到 60!

    采购部正在讨价还价,

    查询来往的合同,赫然发现,

    一直以来是按照66在付款???

    原来供应商在几年前已经降价至55,

    而采购部一直按照最初的合同价格在订货!!

    几年下来,差价达几百万人民币!

    “安吉,你帮个忙,帮我们写一份讨债信,

    要回这笔"over-paid money".

    我?? 我勒个去!

    15:00 参加会议 。

    今天的会议是和总部

    就某新建项目的优化解决方案进行讨论。

    作为采购部出席的我只需列席,

    主要是商务和业务部门的意见沟通。

    我们采购常碰上一些技术与采购可行性的矛盾

    比如, 钢构有两种标准, 澳标, 国标。

    因总公司在澳洲, 很多客户会坚持用澳标,

    但是澳标的价格比较高, 交期也较长;

    在采购的具体实施上就很困难。

    我就要代表采购部,

    在这个会议上尽量向业务推荐国标的钢构,

    17:00左右 下班了

    在下班前就当天的工作做简单总结,

    列出当日未完成的工作(Punch List)

    及次日可以新开展的工作清单。

    愉快的一天工作结束了,

    此时, 一般会乘一部公交车回家,

    路上看看窗外

    东方明珠依然美丽

    而冬日,

    车窗外夜色未起,

    一路迷人的夜上海

    是一天繁忙工作的告别

    (哦,L姐是采购出身) 居然接到了第一个同行的稿子

    不同的行业,大框架相同, 但细节却完全不同了。

    看起来是个很要技术性的采购呢

    估计安吉入行的时候

    也是啃了不是晦涩难懂的技术资料的

    不过, 这个公司肯定没有用ERP系统吧?

    怎么会有这么大额的购买行为失误,

    不好意思, 职业病, 忍不住吐槽。

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