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秘书工作手记⑥

秘书工作手记⑥

作者: 石山下 | 来源:发表于2024-04-20 17:21 被阅读0次

    沟通沟通再沟通——如何打电话发信息

    若对方没有及时回复,别气别恼,可视为对方还在考虑或是犹豫,将事情顺延到第二天再询问就可以。

    在发送短信前,应先将想询问的问题整合组织,然后集中发给对方,避免形成短信的“狂轰滥炸”让对方“目不暇接”。

    给短信署名,本质就是帮别人省事,谁会不喜欢一个为自己着想、帮自己省事的人呢?因此,短信的署名是万万不能少的,而绝不是多此一举。

    要么根本懒得用标点断句,敲出两个空格当作标点了事;要么前面的标点规规矩矩,到了结尾收的时候却戛然而止,没有标点。

    有心理学家分析说,发短信不加标点符号的人有点小聪明,在一些事情上会尽量走捷径,甚至有些懒惰。这种观点石头无从考证,但可以肯定的是,标点在短信中的作用绝不仅仅是断句那么简单,标点也是有态度的,有时候甚至可以传达强烈的情绪。

    善于使用标点的人则会加上感叹号,“好的!”,成精的人就更不会放过任何一个机会,声情并茂的回复道“好的!:)”。

    有事情要和领导报告或请示,少电话多短信是没错的。领导一般都很忙,如果你想说的事情百把字就能说清楚,尽量编一条条分缕析的简短短信发给领导,这样的好处很明显:不打扰领导,不会打断领导正在进行的工作;领导可以在方便的时候再查看短信,而不占用太多时间;如果忘了内容还可以随时查阅短信,比如会议的时间地点等,也算一种记录。

    每当在非工作时间接到工作关系的电话,尤其是不是太紧要的事情,石头总会觉得受到了粗鲁的侵犯,感到自己的私人生活受到了打扰,很多同事也和我有同感。如果是领导交代任务也就忍气吞声算了,假如是一般性工作或是不太熟的人下班时间肆无忌惮地来电话,无疑是让人备感烦躁的一件事。

    需要注意的是,如果太早或太晚,比如早上7点之前,晚上10点以后,最好连短信都不要发。短信虽然骚扰小,但对于24小时不关机的人来说,不必要的“信骚扰”。

    如果事先已经与对方约好参加某个会议或活动,为了怕对方忘记,需要事先再提醒一下,那么提醒时适宜用短信而不要直接拨打电话。

    放下是非曲直不谈,营造比日常更加暧昧和赤裸的氛围,确实是短信的强项。但,谁又能说这不是另一种真实?

    在绝大多数人的思维里,都会认为一个敢于在虚拟网络上直说真名的人,是值得信赖的。

    哪个领导都喜欢勤奋好学的部下,领导们看到你利用宝贵的休息时间还在钻研业务,还在提高素质,还在阅读思考,不心花怒放才怪。一害一益,孰轻孰重,掂量一下很容易得出答案。

    不抱怨,少吐槽是一方面,感性的展现自己对待工作的激情和远大理想,抒发一点对领导、同事的感恩也不能少。

    朋友圈就像一个窗口,人的情绪时不时从里面飘散出来。有些人很注意从朋友圈中捕捉别人的情绪,适时地送上自己的祝贺、安慰、关心、认同或者是帮助。

    这就是从朋友圈延伸到现实的关心,有些人刷刷屏,乐呵乐呵,一天也就过去了;有些人看似也是刷刷屏,乐呵乐呵,却悄悄把朋友圈的社交从天上落到了地下,从虚无做成了实体,明显要高出一筹。

    一般“在吗”之后,总会有不太好处理的问题。明明有事,却又遮遮掩掩。

    微信上交流,更应像发邮件那样,有事先说事,直接地说,详细地说,系统地说,寒暄招呼那是顺便的事情。

    其一,可以迅速熟悉办公室的工作,搞清楚别人找你都是些什么事,你找别人又都是为什么事。

    打电话也要让别人听到你的笑意与和气。“要让别人听到你的笑意与和气”,在一定意义上是比内容的组织和表达更为基础且重要的要求。

    给别人打电话,一上来不应是说事,而是一定先自报家门。

    首先要注意的是,尽量让对方先挂,以防对方还有什么需要补充的内容。

    其次,用拖泥带水的“再见再见再见”“好的好的好的”结尾。

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