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邮件写作的10个技巧

邮件写作的10个技巧

作者: 成长是刚需 | 来源:发表于2017-10-22 10:03 被阅读0次

昨天参加公司的商务写作培训,讲到的邮件写作的一些技巧,总结一下,分享给大家。

一、主题

确保主题和邮件内容有关。这么做首先可以帮助收件人快速了解和优先处理信件,而且也方便以后搜索。如果收到没有主题的邮件,你就需要打开很多邮件来搜索想要找的信件。邮件主题也不能太宽泛,这样做就有可能被服务器认为是垃圾邮件或者被收件人忽然掉。

二、内容

内容要清晰简明。记住,文字不能传递声音的语调。如果你需要对方采取行动,比如回个电话,那就要确保对方明白你的意图。运用段落使阅读更加容易。努力让每段文字尽可能的精悍,控制在50字以内。确保邮件里有联系方式(可以在邮件签名处标注),不要默认对方知道怎么才能联系到你。

三、签名

在签名处附上自己的姓名、电话、邮件地址。如果是商务信件,还需要附上职务、公司和部门、免责条款等。

四、检查拼写

所有的邮件程序都会在发出去之前检查拼写。一定不要太快点击发送而忽略了检查。即使是非正式的邮件,它也代表你和你的公司。

五、不要发垃圾邮件

垃圾邮件可能会浪费阅读者的时间。由于垃圾邮件过滤器的发展,很多垃圾邮件会在阅读前就被过滤掉。为了你的邮件不被贴上垃圾邮件的标签,千万不要乱发垃圾邮件。

六、个性化

我们每天会收到很多标准信件,个性化你的邮件才能让你的邮件更加突出。当你需要发一封邮件给一组人时,把相关人员copy在邮件上是个好主意。这样,当收件人回复时,相关人员都收到了邮件,就不需要把对方的回复再转发给他们。你和收件人的关系大大影响了邮件的内容。需要考虑的是,你的邮件是发给谁的?对方能不能明白缩写的含义?他们知道你和你的幽默感吗?当不确定时,尽量少用。

七、及时回复

努力做到48小时内回复邮件。如果不能给出完整答案,可以先告知对方你还在寻找答案,一旦有结果会及时通知他们。只要你确认已经收到邮件,大部分人是不会介意等待的。如果不在办公室或者去度假了,打开自动回复功能非常有必要。告知对方你什么时候会不在办公室,再提供紧急联系人的联系方式来应付紧急事件。

八、检查再检查

在发出邮件前,花时间检查。邮件是不是完整?有没有拼写错误?对于特别敏感的邮件,你也许需要请他人帮着检查一下。记住,对于你来说可能友好和有趣的语言,他人听来可能就是讽刺或者粗鲁的语言。记住,当点击发送后,它就出去了。所以,当你要发送一个热点邮件或者你很生气时,在发送前可以先走开一会儿再想想或者冷静一下。写邮件也要注意网上礼仪,不要用全部大写的单词(全部大写等于大喊大叫),尽量在商务邮件里不用情感符号。

九、不要群发谣言

当收到一封你认为值得分享的邮件时,检查一下内容的合理性再转发。网上可以找到很多资源来验证。如果你觉得不合理,就不要转发。当你转发一封邮件给很多人时,大家都能看到你发给了谁,这就等于把所有的人都暴露在了网络上(那些人之间并不认识)。所以,如果你真需要转发给很多人时,可以选择bcc。

十、附件

贴上附件可能可以节约大量时间,或者也会让人头痛。一定要确保附件是不含病毒的和收件人能够打开的。还要注意附件大小,如果太大可能会被收件人的服务器拒绝。

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