横向GTD第二步骤：分析处理
在前一篇写过GTD第一步骤“收集阶段”，就是把身边以及头脑里的所有事物全放入收集箱里，也提到经常的清空大脑内存，是提升生产力的好办法。在这一篇里接着写第二步骤“分析处理”，把收集箱里存放的事物进行加工，贴上适合它们的标签。
艾伦博士说过，对于参加他GTD时间管理课程的所有人来说，他帮助大家所做出的最大改进，就是指导大家按部就班地对每一项工作进行思考，并最终清空了大家的收集工具，所有完成的人都感觉到前所未有的轻松。可见GTD系统里第二步骤“分析处理”十分重要，但其实并不神秘，如上面我形容的那样，就是给收集箱的所有事物贴上适合它们的标签，像流程图那样，对不同标签分类存放。
先提一句，其实第二步骤“分析处理”，经常与第三步“计划组织”是连续的进行，可以当成是同时完成一进一出的工作，但实际又有清单属性区别，所以“计划组织”将在后文单独写出。
怎么进行“分析处理”这一步骤？
我们统称收集箱里的事物为“材料”，这些材料包括了各方面的收集，所有看得到和想得到的都在这里，进行分析处理，贴标签只需要记住关键的一点，就是搞明白每一样材料——它是什么？可别小瞧了这个简单的问题，往往有时没能区分好材料的分类，或者有模糊地带，才导致无处安放，最终成为时间黑洞。
说得简单些，针对每样材料进行分析处理，就是清空收集箱的过程，但注意这并不是指完成所有收集的工作。通过明白“它是什么？”来识别所有材料，确定它的属性，以及这对我们来说意味着什么，它需要采取什么样的行动。
当这第二步骤完成，我们将：
1、丢弃那些不需要的一切废料；
2、完成所有用不了两分钟就能完成的事务；
3、把所有可以委托他人处理的事情委派出去；
4、为所有需要两分钟以上时间的行动，注明提示信息，以提醒在日后执行；
5、根据获取的信息，明确目前较为重要的工作和任务；
有个建议，在进行这第二步骤时，从收集箱的最上一条开始，按顺序的一条一条向下进行，直至所有完成，中间过程不进行跳跃和反复，这其实是时间效率最快的办法——同时只处理一个进度，不做挑选。这个小技巧，可以举一反三到生活中的其他事物，十分值得推荐。
拿到一件材料，问自己这是什么，它是否需要采取行动？一般都只有两个答案，一个是需要采取行动，一个是不需要采取行动。
先说说如果是不需要采取行动的。那也基本有三种可能性，第一种，这个材料是无用的垃圾废料，我们可以直接丢弃处理。第二种，目前没有采取行动的必要，但是日后可能需要处理，那这个可以进入到“孵化、酝酿”的栏目。第三种，这个材料具有潜在的利用价值，今后也许能派上用场，那这个可以进入到“参考资料”收集栏目。（孵化酝酿，就是可以把这类材料写在备忘录或者日程表中。参考资料，则是一个归档系统，这里我是用印象笔记和一个大箱子分电子文档与实物进行存放）
再来说说如果需要采取行动的。这里也基本有三种可能性，第一种，可以立即执行的，一般是针对两分钟内可以直接完成的事务，那么先暂时停下“分析处理”，直接完成这项材料，比如是加个电话，阅读某条资料，完成简要记录之类，这也叫“两分钟原则”，因为如果事务再进行保留、整理、跟踪和接下去的回顾，实际会远超过这两分钟，所以这也是一条提高效率的捷径。第二种，自己单独无法完成，需要其他人配合的，那可以进行委派，或者是等待对方答复，如征求意见，询问相关事务，收寄快递之类。第三种，就是执行需要超过两分钟以上时间的，则可以推迟执行，一般可以放入“待完成”清单，并直接流入横向GTD第三步骤，合并同类事务，列出主题清单。
这个环节有一个重要区别的，需要采取行动，而且“下一步行动”并非单一，是需要有“多步骤”合作，那这个需要采取行动的材料属性是一个“项目”，所以一个“项目”就是多步骤行动的合集，可以单独针对的列出任务清单，就是拆解成N个可以直接执行的行动，安排这个行动的完成。
这里贴上一张图配合说明——
当收集箱所有的材料都被一条一条分析处理后，至此就完成了GTD第二步骤，则就清空了收集箱。这也就是完成给每个事务贴标签的动作，并确定了它们的属性和接下来的行动。
在下一篇将要介绍的是接下来的第三步骤——计划组织，那也是清单出现最多的环节，在那个环节我们将把分析处理过的材料分类列入主题清单！
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