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“十三五” 我用“五工具”带好“四团队”

“十三五” 我用“五工具”带好“四团队”

作者: 扬头望月亮 | 来源:发表于2021-09-11 09:27 被阅读0次

有一个比喻,你做业务骨干,就好比是一支球队的队长。你靠补位,可以帮你的下属把业务完成;但是你做管理者,就好比是球队的教练,你自己下不了场,你必须靠培训发展下属,通过他人拿结果。

作为中层管理者,与业务骨干相比,要有三个改变:一是把精力从自己身上放到了培养下属身上;二是从靠关系管理放到了靠制度和流程管理上;三是从被动地等任务下来,变成了主动拆解单位战略、驱动结果实现上。

一位华为的管理者说:管理者要做的工作其实就两块,一块是“打粮草”,另一块是“增肥力”。完成眼前的业务,就好比是打粮草,它解决的是你当下生存问题,你每个月的目标都完不成,就谈不上未来了。除了打粮草,你还要给你的土壤施肥,也就是提升你的团队组织能力,做好那些长期帮助你出绩效的项目和计划。为明年,甚至更长远的业绩打基础,保证能够持续地出成绩。

回顾“十三五”这五年,作为中层管理者我经历了省局上挂、科室过渡、改革督导、到任新岗四个阶段。2016年初到省局上挂,通过跟班学习和应用实践,从当时的周会月报、流程清单起步,经过五年的多部门、多场景、多人次的实践应用和持续优化,慢慢摸索形成了挂图作战、周例会、策划复盘、月概述、清单20条五个工作推进和能力提升机制,初步搭建了一个螺旋上升的闭环系统。而且多部门的换岗,让我还有一个感受就是,新到一个部门,通过这种方式定期正式沟通,互通情况,能快速增强凝聚力战斗力。

“挂图作战”

俗话说:好记性不如烂笔头,脑中记还要墙上有。怎样把一些成熟度高、变动少的干货让团队成员时常看到,帮助大家做事有方向,象工作职责、年度计划、绩效指标、工作经验流程、提醒事项等内容,大家一起商量一起创造,用图示图解的方式,绘制到白板并上墙,既起到了任务分解,一目了然的作用,也起到了公示公告、相互竞争又配合的作用。科室同事说,全体成员在同一张地图上作业,大家知道各自的进度,有点竞争的感觉,还保证了步调一致不偏航咧。到过办公室的单位同事说,看到墙上的结构图、思维导图,你们的工作学习的“秘密”我们都知道了啊。

“周例会”

开会开会,不开怎么会。每个周一都召开工作例会,会上人人总结一下上周工作,安排本周计划,提升工作统筹和语言表达能力。如亚里斯多德所说,我们每一次都是由自己一再重复的行为所铸造的。因此,我们可以通过周报主动发现、归纳、反思问题,从而不断精进,让优秀成为一种习惯。每次都形成书面会议纪要,审定后放入科室微信群中。会议纪要用“小标题”+工作内容的格式总结上周工作,对工作计划明确完成时间和责任人。谁做了干了什么活,做成了什么事,有了什么小创新,掌握了什么小技巧,都在会上聊一聊、说一说。科室新来跟班学习的小徐说,开了两次会,我也知道我们这里是干什么、怎么干的啦,这种参与感和知情权,让我的责任感增强了。

“策划复盘”

根据学习过的思维模型训练科目,专门设计工作策划单和复盘单,通过固定模板,训练大家的思维模式。如:策划单中的“项目目的”一栏使用了习总书记提出的三个导向,即问题导向、目标导向、成果导向。凡策划,都要先从这个“为什么”的角度思考,融合应用了“黄金思维圈”why-how-what模型。在明确目的的前提下,再思考环节步骤的设计策划,按照“多快好省”模型,从范围、进度、质量、成本四个维度分析策划工作,提升思维广度,增强思考的系统性。同事小张说:策划单上的这种设计,让我考虑问题的时候站得高了些,而且可以直接填上去,多练几次,我也慢慢掌握了这种思考模型,思考问题比原来全面系统了。在复盘单中设计了“略胜一筹、更进一步”栏目,既总结经验,又优化细节,由于是条款式的,大家写起来轻松无心理压力,慢慢积少成多,都有了自己的“哆拉A梦小口袋”,提升掌控力和获得感。

“月概述”

每月初,大家一起总结上个月工作,按数据分析、重要成果、策划复盘、通知报告等条目进行归纳归集。数据分析可是个重头戏,我组织大家学会使用Excel中的“数据透视表”功能,实现数据的自动化统计分析。在教大家基本方法后,重点是多加练习了,我将信息发布数据、宣传成果数据、舆情监控数据、咨询数据分到每个人,大家都有责任田,都有任务要完成,遇到问题互相问一问,一起研究研究。两年多时间,团队人人有专题,人人写分析,人人能用会算,大家有了成就感,凝聚力也增强了。负责宣传成果数据统计的同事小张说,自从建了这个数据分析表,其它部门的同事经常来我这里问数据,感觉服务大家还不错。负责资料管理的同事小江说,这些分析归纳的事情做在了平时,上级来检查的时候,随时可以拿出来让他们检查,工作轻松了不少。

“清单20条”

我们的日常工作有着很强的重复性,怎样让大家做到“每次进步一点点,少在同一个问题上犯错”,就要用模板清单来规范行为动作,所以我们特别注重萃取工作中的经验教训,形成流程清单,并在实践中不断去优化。团队每个人根据自己的工作职责,逐步整理工作流程清单。按照“先僵化-后优化-再固化-又简化”的华为公司的学习原则,倡导“重复事情系统化、自动化”的理念,做实做好“清单20条”。目前形成了微信公众号编辑技巧20条、业务集成同心圆问答视频制作技巧20条、网页管理20条、舆情监控处置20条、公益广告制作20条、税务视频拍摄场景镜头清单20条等六个工作清单。这些清单在手,AB岗的临时接手、新进人员的工作上手都有了“行动宝典”,按着流程步骤做,团队执行力增强了,团队人人重流程、能总结、优服务的能力提升了,利他精神也更足了。

这五个带队工具,让我们团队通过周例会互相沟通启发、对标对表,利用事前策划和事后复盘优化工作方法,通过共创月概述总结归集、留痕备忘,最后提炼出具体的工作流程和注意事项,整体形成了一个闭环系统。不论在工作上,还是在其它事务中,都可选择应用,让自己和团队少点压力焦虑,多些轻松高效。

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