在导入外部数据后,当数据源发生变动,我们往往也希望自己的报表也跟着更新。比如获取的数据存储在企业数据库中,每天都有量的增加或减少;也可能数据源是由其他同事维护的,放在一个共享文件夹中。
一. 数据刷新
在前面的文章中,小鱼使用右键【刷新】的方式手动更新数据,其实除了手动刷新数据,我们还可以将文件设置为 “自动刷新” :点击数据表中的任意单元格,找到【数据】选项卡,点击【查询和连接】。
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在右侧的【查询 & 连接】侧边栏中,我们可以看到在连载的前两篇文章中创建的连接。选中需要设置的连接,右键【属性】菜单。
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通过勾选【刷新频率】,可以实现按指定时间自动刷新数据;也可以勾选【打开文件时刷新数据】。
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二. 连接管理
当源文件名称或位置发生改变时,数据刷新时将会产生错误提示:
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此时,我们还是回到右侧的【查询 & 连接】侧边栏,找到对应的连接,右键【属性】菜单。
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在弹出的【连接属性】窗口中,选择【定义】选项卡,点击【浏览】将连接文件更换为指定位置的文件即可。
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最后点击确定,就可以重新刷新数据了。
三. 总结
使用【现有连接】来实现数据导入,相比于复制粘贴,好处便是当源数据发生更新时,无需重复操作,只需刷新即可。
刷新数据时,可以采用右键手动刷新,也可以将连接设置为打开文件时自动刷新,从而一劳永逸。如果源文件的名称或位置发生了更改,可以在连接属性中对文件位置进行重新设置,恢复连接。
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