邮件，这不是工作当中的细节吗？难道一封邮件还能使一个人失去工作？这真的不是骇人听闻——我朋友的公司前两天就开除了一个助理，原因是她漏处理了一封老板的邮件，使公司失去了一个大单生意，老板一怒之下就把他辞退了。据朋友说，这个助理平时工作认真努力，与同事关系很好，领导对他的工作也很满意，完全没想到她竟会在工作中出出这么大的纰漏。
临走之前，助理哭着说：她每天都会认真处理邮件。原来这封邮件她是读过的，但因为觉得这件事情需要当面与领导沟通，就想把它拖进“重要事项”文件夹，可没想到手一抖，拖错了地方。又由于最近事情太多，所以最终竟然就把这件事忘得一干二净！
由于网络的发达，目前电子邮件已经成为我们工作当中的重要工具和沟通手段，所以我们有必要掌握好邮件的处理方法，让它成为我们的工作助手，而不是成为一颗定时炸弹，在自己还在努力干活时，就莫名其妙地炸开，把工作都丢掉了！
具体说到邮件的处理，其实我们只要做好以下四点，就没问题了。
第一，尽量少做邮件分类。
我们很多人在邮件管理时喜欢做分类，把已经读过的邮件放到不同的文件夹。这样做看似清晰，实则非常容易出错。为什么呢？
首先，分类因为所遵循的原则不同，所以非常容易交叉。比如一封邮件既属于会议记录，又属于重要参数，那么到底应该怎么归类呢？就算你犹豫再三终于把它放到了“重要参数”文件夹当中，那么当再次需要时，你还是有可能会到“会议记录”文件夹中去查找，这样不但归类时浪费时间和脑力，而且查找时也很低效。
第二，万一你像前面讲到的那个助理一样不小心归错了位，就有可能耽误工作，甚至铸成大错。
因此倒不如简化分类，只保留两个文件夹：“已处理”和“待办”。现在邮箱都具有强大的搜索功能，当我们想要查找邮件时，只需要输入关键字就可以快速获得要找的信息，这比肉眼去文件夹中翻找效率高多了。
这样无论是管理还是利用邮件，都能够节省大量的时间。
第二，当日邮件当日处理完毕。
这样做可以避免重要信息的遗漏。虽然我们每天接收邮件的时间并不是统一的，但我们可以根据个人情况确定邮件的查阅时间和次数，集中查看邮箱。
第三，每封邮件只读一次。
很多人都有这样的习惯：将所有的未读邮件都读过之后，再统一采取行动。但这样做有两个弊端：一，一旦阅读工作中途被打断，就很容易遗忘一些事情；二，有些邮件在阅读之后心中已经有了大致的解决方案，可如果不马上行动，等回过头来再处理时又要重新思考，这样反反复复非常浪费时间。
所以，要养成每封邮件只读一次的习惯。对读过的邮件请按第四点来处理——
第四，对每一封邮件执行4D处理。
所谓4D，就是行动（Do），转发（Delegate），搁置（Defer）和删除（Delete）。
1、行动
什么样的邮件应该马上行动呢？这里请遵守“两分钟法则”——即在两分钟内可以完成的事情请立即去做，比如简短的答复邮件，发送一份现成的资料等等。
2、转发
对于可以授权的工作，以及需要合作的项目，应该尽早把任务布置、通知出去，为执行的同事留出更多的时间。
3、搁置
就是指那些在短时间内无法完成的工作，把它放入“待办”文件夹。为了避免把“待办”文件夹变成“拖延”文件夹，什么邮件都丢进去，你需要在做这一步骤之前，保证三件事：
3.1 确定这封邮件确实不符合“行动”和“转发”的处理方式。
3.2 确认你可以在规定时间内完成邮件中的工作。如果不能，你应该立即回复邮件协商最终完成时间，而不是把它放进“待办”文件夹“回头再说”。
3.3 在转移之前，还要在自己的待办清单上做好记录，以免像被辞退的助理那样，把重要的工作忘得一干二净。
4、删除
许多人对删除邮件都有严重的心理障碍，生怕日后这些邮件还会派上用场。对于有些人不停地囤积东西，什么也无法丢弃的表现，在行为学上有一个名词，叫强迫性神经官能症。
如果你也有这样的障碍情，不妨在删除邮件前想清楚以下几件事：
4.1 任何现在需要的邮件已经保存在“已处理”邮件夹中了。
4.2 任何目前来看没用的邮件，通常日后也不会用到。
4.3 即使发现需要用到的邮件已经删除，那么仍然可以去找与这封邮件工作相关的同事要存本。
4.4 如果任何人都没有保存这封邮件，那只能说明这封邮件确实不重要。
想清楚这四点之后，你就可以大胆删除无用的邮件了。
如果你能在邮件管理时牢记上面的原则和方法，那么关于邮件处理的效率就会大大提高，而且也能有效避免因为漏读邮件而产生的各种工作错误。
祝你早日成为管理邮件的能手！
网友评论