一、背景介绍:
前天在查看二厂的仓库进销存账时,发现入库这块有些没有单价,没有相应的入库单号,经确认是文员直接按送货单上的数据来计算的。在上月我就因为这事特地去二厂和仓管说明了,要求凡是送货至仓库的物料都必须要填制《入库单》注明物料名称、单位、数量、单价等,以便文员在录入时可以正确的核算仓库的进销存账。
当时仓管也同意这样做,虽然说心理有不满,本以为会按自己期望的那样去做,结果发现并没有去做。
针对此事我便一大早过去二厂了解情况,先是查看了文员的进销存账,并要求提供相应的单据,意图进一步了解情况再去找仓管确认。
二、情景对话:
我:上次不是和你说了所有的物料出入库都必须要有单据吗,怎么还没有做,是不知道如何做还是不记得怎么做?(当时说话有些冲,主要是因为这么一点小事都没有去执行,加上看到盘点差异这么大,有些火大,情绪没有管理好)
仓管:(有点不屑的说)是不知道如何做(其实是知道怎么做只是不想做而已)
我:不会做那我就教你怎么做,然后拿出送货单出来,告诉她,供应商送货过来了,核对好数量单价后,在送货单上签字后同时填制一张入库单,注明清楚物料名称、单位、数量、单价等信息,以便文员在录入时可以更快的做好仓库账。
仓管:这个不是多此一举吗,没有这个必要做,你看仓库采购的物料都有登记的,然后拿出仓库的物料需求申请表来。
我:这个我知道你有的,但这个是你拿给采购刘经理用来物料的依据,可能上面的物料名称数量等都对得上,但这个不能等同于入库单,我们要先把流程搞清楚。
仓管:(心理上还是不大认同)平时的物料进出我都有做账的,又拿出自己做的进销存账来。
我:这个是你做的账,不是文员的,文员是要根据出入库单来做,而不是按照你这个来做,如果是这样那他就不用去做这个账了,不如直接拿你的来抄不更好,还省事。再说有些物料是采购刘经理现金采购的,你这个物料需求申请表上不一定有的,而且文员也不知道单价,因为刘经理报销时可能是月底才报销一次,而物料是月初就购买了的,这样文员就无法及时的核算物料单价了,所以你要在入库单上把这些写上去。
仓管:这个以前都没有做的,我在其他厂做事也没有这样做,这个是文员做的事情。
我:(这个在我来之前是没有这个要求的,当时仓库是不用做账的,文员也不用做,就是说不用做进销存账,而我一来就要求把仓库这块规范起来,要求建账,所以有些不习惯,加上对我这个人也有些不认同,平时去那边也少,而且仓管也是属于比较懒的那种)这个事情怎么会是文员做的呢,你要不要去一厂看下,去学习几天看下人家怎么做的。
仓管:我不去,我在这里做了这么久,我又不会乱来,东西买了都在这里,我也不会拿,你是不是不相信我。
我:这个和相不相信有什么关系呀(我也很纳闷,心里有火但还是忍住了),我们现在谈的是所有物料到仓库的都要写入库单,不是说你乱来的事,你要搞清楚(意图把对方拉下来,不要上纲上线,把问题扩大化)
仓管:我不知道如何写
我:(有些无语也有点生气,知道此时再说下去可能就要发火了,所以见势就收,也不去纠缠下去,去办公室把税报了再说,过了大概半小时后,知道双方都已经把火降下来了,再过去和她谈)现在知道怎么做了吧。
仓管:你是说这样这样做是吧,你说的我明白,但是我还是不认同这种做法,有点多此一举
我:我知道我此时是无法说服对方,讲制度流程这些对方不一定会听,还不如就此收手。
第二天:我把4月份所有的仓全部核对了一遍包括出入库单据,再账账核对,账实核对,再把其中差异较大的部分标注出来,意图去找对方了解清楚原因,当然部分原因我是清楚的,但我还是要去问对方,不然对方还是会认为自己做得很好,这样我至少可以在数据上压倒对方,不至于反过来去说我的不是。
我:(拿出仓库账来)这个是4月份的仓库账有些有问题,是什么原因呀,你帮我看下,(这个也是挑一些比较差异大金额大的部分),这个油漆怎么会多出来呀,是什么原因,我看你的账没错呀,还有这个砂布怎么我看领料单上没有而你这个账上又登记了,还有那个封边条怎么又少了那么多,有一二箱呀,这个有些不大可能吧,你帮我看下?(说完这些时可以感觉到对方有些紧张了)
仓管:我看下这个,然后和我解释原因并且去仓库查看下,后面发现有一个封边条物料是漏盘了。
我:带我去看下,然后去仓库实地查看了下,也亲自去数了下,发现确实是有这么多,盘点数据有误。(去实地查看目的是怕对方造假,来糊弄人,同时也是为了多了解下物料,不至于被忽悠)
这个盘点数错了那我改过来就是,这个没事的,人都会有错的地方(缓解对方的紧张情绪)。但那个砂布的我看你的账上有登记怎么我又没看到领料单呀,还有那个防锈油你上面有入库但我在文员的账上又没查到是什么原因呀。
仓管:有些是这样的,车间有些人拿了物料没有写单我就自己加上去了
我:那怎么行呢,如果是这种情况那你要让他们去补单,而不是你自己加上去就可以了(另一句话我没说,你这样做我还不知是否有这回事呢),你加上去了而文员又不知道那你们的账怎么能对得上呢?
仓管:我又不会乱来的
我:这不是乱来的问题(及时打住对方,以免问题再次升级),还有那个你上面这个防锈油有入库的你帮我查下是怎么回事。
仓管:(拿出自己的物料申请单来,找了半天就是没有找到)这个是这样的,有些物料没在写在上面,是我临时叫的。
我:这种情况也知道,也能理解(找到突破口了),但是如果你刚才说用你这个来当作入库的依据,那这些临时采购又没有写上去的怎么处理,你难道让人去猜吗?
仓管:这个不是有送货单吗?
我:送货单是有,但这是二回事,你不可能让人家文员在录入时老是拿着送货单来处理吧,你直接写在入库单上,按入库单来入账不就直截了当了吧,还不用这么麻烦。
仓管:(对方被我说的有些理亏了)我以前都没有这样做的,就是你来了后才要这样做。
我:之前没有我知道但是现在我要求这样做而且人家一厂的也是这样做的
仓管:那是人家是新来的
我:那边一直都是这样做的,而且也做得很好
仓管:现在是事情不多,有时间写,像去年事情多,一会一个供应商来送货我就没这么时间了。
我:(此时不语因为我知道对方又是在找理由找借口了,我也当作没听见)现在知道怎么做了吧,这个也不用多少时间的。
仓管:知道了(虽然有些不情愿)
四、总结:
总的来说这个沟通的过程并不算很顺利,算是头次遇到这样的DCC对话,加上自己也缺少相应的沟通方法与技巧,对方对自己的不大认同等原因,让一个很小的事情不断升级,但自己还是能及时的降下来并采取一个相对合理的对策来处理,避免白热化。
同时也给了自己一个启发,就是平时在沟通时一定要保持一个好的心态不要太过于急躁,不要自乱阵脚,同时也不要被对方牵着鼻子走,要及时的觉察到,并采购相应的措施收回来,让自己掌握好沟通的主动权。不然沟通就很难进行下去。
想去推动一件事情一定会遇到各种各样的阻力,也有很多种理由去不配合,但是要时刻把握好自己的目的,就像电影《杜拉拉升职记》中杜拉拉要求各部门配合搬办公室装修一样,如果一味的迁就别人那么自己的事情就不要想做好了。
要做好人,但不要做一个没有原则的好人。
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