图处来自网络
作为职场中人，不写邮件，几乎不可能。邮件已经成了职场中必不可少的工具，只要你一落笔，职场菜鸟，还是职场老手，明眼人很容易就看出来。特别一些重要的邮件一旦发出，就像是一个标签，代表着你这个人的水平。
有些东西靠积累，有些靠技巧。只要掌握技巧，就能摆脱一些低级错误。下面与大家分享一些写电子邮件需要注意的细节或技巧，希望对大家有所帮助。
一 邮件主题
不知道你是否有收到过这样的邮件：没写主题，或者主题与邮件完全不相干。看着那种没有主题的邮件来来回回，没有点开看，完全不知道在说什么。而那些主题与邮件不相干的，就是误导。有一天你开始找邮件，有如大海捞针，设置筛选，还不能按主题来，因为什么都没有。
主题就像是一篇文章提炼出来的观点，要让人一目了然知道这封邮件要说什么，当然也不能太长，所以可以用关键词来做主题，这是最基本的。主题除了让人们知道你这封邮件的主要内容外，还有另外一个功能，就是方便日后的查找及筛选，所以对于同一个类型的邮件，可以设置成固定格式的题目。比如每个月都要发送报销金额给老板审批，那么你可以如此命名：审批+月份+金额报销。当你使用固定格式后，收件人每次一收到你的邮件，就知道是要做什么，节省了自己的时间，也节省了别人的时间。
二 邮件的收件人
你的邮件要发送给谁，要抄送给谁，自己要清楚。对于一些重要事件，更要分清楚收件人与抄送人的区别。抄送只是了解，并不需要处理，而收件人是这件事需要做实际行动的人。有些人发送邮件，喜欢抄送一堆人。其实与实际业务没关系的人，完全没必要抄送。也有一些人喜欢把自己的邮件都抄送老板，以证明自己是有干活的，当然，这完全看你个人的喜好与老板的态度。
邮件中还有一种是密送，如果你这封邮件想发送给某个人，却又不想让别人知道，那么你就可以用这个功能。这个功能可以使用在一种比较特别的情况，比如你要发送同一封邮件给1000个人，因为人太多，不想在发送之后的收件人里显示1000个电子邮件，这时你也可以选择密送，这样电子邮件会更加美观。
三 邮件的语言
工作中的邮件并非平日里小伙伴之间的聊天，它来得更加正式。不知道是否因为今天我们微信、QQ等聊天工具用得太多，都喜欢用短句，“好的”“知道了”一些很随意的说话方式不知不觉地出现在邮件中。更有甚者，邮件里连称呼都没有，就开始你一句我一句地来回发送。熟悉的同事，私下的邮件如此这般，还能接受。如老板在邮件里，估计就会在心里嘀咕了。
邮件的语言需记注两点：正式与礼貌。所谓正式，并非古板，按书面语表达，而非聊天模式。而礼貌，则无需多言，我们在任何一个地方，都需表现出礼貌。
四 邮件的内容
“你有A的联系方式吗？”
“有。”
“电话是多少？”
“XXXX...”
这个例子也许大家都不陌生，也是我们要讲的邮件内容的第一点：一次性把事情说清楚。在发送邮件时，要考虑发件人目的，想要知道什么。就比如上面这个例子，对方已经在问联系方式，你完全可以一次性回复“有，A的电话是XX，电子邮件是XXX。”两封邮件就能把事情说清楚，愣是发了4封邮件。当然这只是一个非常简单的例子，在实际操作过程中，往往来得更复杂。这时，你千万不要长篇大论。
大家都知道，工作需要的是效率，就像你看一张PPT，如果上面全是大段大段的文字，你压根没耐心看完。所以发送邮件时要站在收件人的角度思考问题，为了让你要表达的内容更加清晰明了，你可以分点表述。1、2、3、4或者每一小点前加个小符号，让你的邮件看上去更有层次感，让别人更容易get到点子上。不知你是否有发现？当你有好几个问题需要问对方，你把这些问题一次性放到一整段中，你得到的答复往往只是其中一个或几个，很难可以得到全部的答案。而当你分点来问时，对方很可能就会一个一个回答。
工作中，时常遇到你要向老板反馈一些问题。如果只是当纯的文字说明，总显得单调，还需要证据，让你的问题更具说服力，这个证据可以是相关的邮件，也可以是图表，记住：老板们，总是偏爱图表，越一目了然越好。如果针对问题，你还能有自己的思考，相关的解决方法，那就更好了。
关于写邮件，还有一种让人很崩溃的状况：有些人，同一件事情，不在同一封邮件上说，今天发一封邮件，明天又起一封新的邮件，不断地用新邮件说旧事情，然后处理事情的人就得找历史。这是种很忌讳的发邮件方式，最好同一件事在同一封邮件上说。这样方便跟踪，也方便中途加到邮件中的人了解来龙去脉。
总之，任何邮件的技巧都是为了提高效率，节省时间。方便查看，方便查找，方便跟踪，统统都是为了时间。所以，你的邮件能让对方既快又准地抓到信息点，那就对了！
网友评论