“怎么现在工作越来越多，怎么干也干不完？”、“今天领导要找份文件，我明明记得放在文件档里了，拼了命找也找不见，让领导大发脾气。”、“本来计划好好的，要做5件事，可第二天又被市上抽去整理档案，愁死了！”
常听身边同事、闺蜜跟我这样抱怨。原本打算在今天完成的工作，却花了超出预估的时间，也许是因为效率低，也许是因为被临时、紧急的事冲掉，也许是因为时间分配不合理，反正种种原因导致计划流产或缩水，然后恶性循环，最后非加班不可。
我每天都要遇到这种情况，因为组织部工作繁多，急难险重的任务说来就来，我头一天的计划被打乱那是家常便饭。比如上周四，我头天计划第二天要做完10件事（我自己的工作其实不止这些，组织部的干部都是一个顶仨），但周四那天一名干部病了，领导又临时安排我接替他的工作，因为他当天也有一项紧急工作要下班前上报，所以一整天我就帮他填报表、汇数据，搞了一天。要是按原来，我那10项工作就泡汤了，只好推到第二天。但周四那天，我不但下班前替同事上报了数据，自己那10项工作也完成了8项，还有2项第二天一早完成了，既没有加班，也没有挤占周五的工作安排。这都是因为我按照三步工作流程，让时间为我掌控，所以做到从容不迫地完成任务。
一、做个待办清单，排出轻重缓急。
比如我在前一天下班前列出了第二天工作的待办清单：
1、计算、上报下个月的工资、津贴
2、给复印机、打印机换硒鼓、加墨粉
3、交话费、社保、公积金
4、写一篇信息
5、传阅文件
6、做员工每月考勤
7、报上季度工作总结
8、到财政局给合作商家付款
9、布置第二天会议现场
10、买办公用品
接下来，根据每项工作的期限和重要程度，按轻重缓急排好顺序和完成时间分类排序，再把临时任务加进去，以防万一。（※是当天要办完的，后面的序号是重新排的先后顺序）
1、计算、上报下个月的工资、津贴（20分钟）※①
2、给复印机、打印机换硒鼓、加墨粉（10分钟）※⑥
3、交话费、社保、公积金（15分钟）⑨
4、写一篇信息（30分钟） 最后一天※②
5、传阅文件（每次3分钟，一天多次）※⑧
6、做员工每月考勤（2分钟）※③
7、报上季度工作总结（15分钟）※④
8、到财政局给合作商家付款（10分钟）⑤
9、布置第二天会议现场（30分钟）※⑦
10、买办公用品（2分钟）⑩
11、临时接到的任务（根据实际任务再定完成时间）
如此一来，就可以做到心中有数，还要提前想好哪几项任务是可以一并完成，如到财政局可以把第1、第3、第8项工作完成。第10、第2项可以打个电话让协议单位来维修、送货等等，反正统筹好时间，并且给临时任务留下时间，等到第二天工作就按照计划行事。如果没有疾风大浪，说明是幸运的一天，你可以有条不紊完成你的计划，下班按时顺利收工。可现实常常很骨感，你可能刚泡好茶，准备开始第一项工作，这时一个电话，或者领导的指示就把计划搅乱，怎么办呢？
比如我正在进行第一项工作时，不巧接到临时任务，根据它的重要性、难度和紧急性把它插到8个任务当中，作为插班生，接着进行我的计划，这样就不会感到突如其来了。
如果临时任务难度大，占用时间多，我就将原任务中不紧要的挪到明天再干，如果还不行，就把需要静下心来计算和写信息的任务放在中午大家休息的时候完成，中午加班总比晚上加班好，总之，不管是计划内任务还是临时计划外的，都要遵循先紧急后重要的原则，需要集中精力的事情放在安静时间段，零碎的任务穿插完成，做好排兵布阵，心中一盘棋，效率那是噌噌的提高了。
二、 整理两个桌面，让工作环境清爽整洁
“怎么刚整理干净的桌面没过多久又变得乱七八糟？”相信不少人都会这样抱怨。
桌面就像自己大脑的缩影。工作再努力，桌面要是乱七八糟，别人很容易质疑自己的工作能力。有一天，领导到我办公室来，让我帮他把优盘里的照片发到一个邮箱里，他当时站在我身后，看我操作，当时，凌乱不堪的桌上摆着成堆的横七竖八的文件，笔、橡皮、曲别针都躺在桌子上，抽屉缝里冒出的塑料绳和数据线像在控诉我的胡塞乱放。电脑桌面上也一样，各类文件夹、文档、数据包撒满桌面，我一边拷照片，一边想着领导那犀利的眼神在我两个桌面巡视，脸都发烫，领导会认为我是一个什么样的人啊！心里想以后每天一定把桌面收拾干净，可不久又回归老样子了。
1、规划每个东西应该归位的地方。不要怕麻烦，不然后面找起来更麻烦。
2、把当天要办的文件或材料放在桌上，其他放在柜子里，前提是柜子也要整理好。
3、借用他人的物品，临时查阅完的文件，都要及时归还，物归原主，能少一样是一样。
4、将各种文件归类，放进档案盒，按时间或内容贴好标签，以方便随时取阅。
最好养成随办随收的习惯，或者下班前将两个桌面东西整理好，也可以不定期清理电脑桌面，只要不让自己老师在找东西上浪费时间，就答到目的了。
三、做好每天小结，灵感不期而至
写小结还是从女儿那里得到启发，不用写多少，也不必注意结构、修辞什么令人头疼的条框，直接写出来，目的是今后能帮到你。小结里可以把常做的事排一排，比如每月都报的工资、考勤，每年的预算、决算报表，包括纸质版的都放在哪个文件夹或档案盒里，各类软件的用户名、密码也记下来，以免每次都找，完成一项临时任务，自己学到了什么，是什么流程等等，只要是你觉得对你有用的，都可以写，心情写不写随意，干货，一定是干货！
我一个好朋友，在机关待了20多年，她就有一个小本子，就放在随手可至的桌子上，上面记录着她全天的工作重点、点滴体会和常见问题的解决办法，甚至有一天她告诉我，她现在知道为什么那款复印机老是维修的一个部位，可能一个曲别针卡到里面了，这还是翻看前年的本子时记录下的症结。当打开复印机盖子，取出别针时，她把那个本子亲了又亲。
网友评论