公文写作的基本要求（二）
三、公文的撰写和修改必须及时、迅速,反对拖拉,积压。要在本世纪末实现工农业年总产值翻两番,人人应有紧迫感,各行各业的工作都须争分夺秒,讲究效率。机关工作居于组织、领导地位,更要注意时效。因此,公文的撰写和修改也必须有一个紧迫的时间观念。有些紧急要件,有明显的时间要求,超过时限就会误事,给工作造成损失。有些公文,虽然没有十分明显的时间要求,也不可掉以轻心,延缓拖拉,否则也会影响公文的效用。当前,公文类文撰写中的一个突出问题是时间过长,有的公文经领导审核下来,已时过境迁,这就起不到应有的作用。为了做到公文处理及时、迅速,必须健全制度,简化手续,增强政治责任心和时间观念,切实改进工作作风。
四、词章必须准确、严密、鲜明、生动。这是公文能否具有较高质量的重要因素之一。所谓词章,包括公文的结构、逻辑、文法、修辞等。具体地说,应注意如下几点:
(一)条理要清楚。公文内容要有主有次,有纲有目,层次分明,中心突出,一目了然。即使是较长的公文,也应开门见山。一开头就要提出要点,用极简要的文字点出全文的中心,以唤起阅者注意,并有一个总的概念,然后再分段陈述。长文分若干段时,每段也应采用这种方法。公文有几层意思或几项要求时,要注意按照条理分清层次,以数目字标明段落和项目,使眉目清楚。
(二)文字要精练,篇幅要简短。简明是现代文书发展的趋势。写公文,要惜墨如金,只要把意思表达清楚就行,该短则短,用一个字表达明白的,决不用两个字。公文的语言文字,要求庄严郑重,朴实无华,简明扼要,不宜使用文艺作品中经常使用的描写、抒情等表达方法,也不要乱用形容词,矫揉造作,更不要乱用文言词语,而应直截了当,一是一,二是二,实话实说,不穿靴戴帽,不故弄玄虚,不短话长说。拟完草稿后,要反复修改,压缩文字,竭力将可有可无的字、句、段和不必要的空话、套话删去。
(三)遣词用句要准确。公文要讲究提法、分寸,措词用语要准确地反映客观实际,做到文如其事,恰如其分。比如:一项工作只完成了一部分,就不能说“基本上完成”一项活动只有一部分人参加,就不能说“普遍参加”等。引用有关公文时,要写明此公文的标题、编号和发文时间。数字,除公文编号、统计表、计划表、序号、专用术语和其他必须用阿拉伯数码表示者外,一般用汉字书写。
(四)论理要合乎逻辑。公文的观点要明确,概念要准确,切勿模棱两可,含糊其词,以致产生歧义,耽误工作。推理要合乎逻辑,不能胡乱联系和主观武断。
(五)造句要合乎文法,通俗易懂,并注意修辞。不要随便生造一些难解其义的缩略语。如果是约定俗成,已为大家公认的,也可以使用,如“省委”、“省政协”等等;但在正式的比较严肃的公文中,应该使用全称。
(六)要正确使用标点符号。目前在一些公文中,乱用标点符号的现象时有发生,往往有害文意的正确表达,必须切实加以改进。
五、要符合保密制度的要求。党和国家的机密,绝大部分包含在各种公文中。拟制公文时,对于机密材料的使用,一定要慎。凡拟写具有机密内容的公文,必须严格按保密规定,划定并标明机密等级,以便按保密程序印制封发,确保党和國家机密的安全。
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