你会写邮件吗？看完这个你再回答

你会写邮件吗？看完这个你再回答

写邮件？谁不会！

以下情况你是不是觉得很熟悉？

只是坐一趟飞机的时间收件箱已经躺了上百封邮件；

众多的邮件不知道该从哪里开始阅读和回复；

经常忘了回复某个邮件让自己工作处于被动局面；

对于难以开口的邮件迟迟不愿意回复；

邮件沟通经常产生误解；

自己觉得写邮件就可以解决的问题，但对方却不这么认为，甚至会变得有些恼怒；

直接沟通很顺利，一旦用邮件，对方变得有些吹毛求疵；

很重要的邮件经常找不到了；

邮件抄送/回复给了不该抄送/回复的人。

相信在外企工作的人每天在邮件上花费的时间都不会少，邮件中遇到以上的问题实属常见，活跃于麦肯锡14年的咨询师赤羽雄二总结工作经验，通过《零秒工作—速度解决一切的麦肯锡工作术》这本书，对如何快速有效写邮件，给出了7条可操作性很强的技巧。

①收到邮件后必须立刻回信

未读邮件越来越多多时,往往会进入恶性循环,迅速回复邮件,对方也会迅速地再次回复邮件或提问,在极短的时间内完成了一次沟通.此外,快速回复也能让人感受到你的热情和诚意,更利于问题的解决。

想要迅速出色回复邮件，以下要点要记住：

选择接受邮件的软件，多数公司使用outlook,建议将公司邮箱与手机做好关联，便于使用碎片时间阅读和回复邮件。

早晨打开邮箱接收邮件后，首先在搜索栏键入直属上司的邮箱地址搜索他发出的邮件，优先处理，然后再从头开始阅读和回复邮箱里的其他邮件，避免遗漏。

对于复杂的邮件内容，需要反复审视邮件的内容后，甚至是要和领导或者相关同事讨论后再发出。

通过做笔记的方式，不断练习写作速度和质量，提高回复邮件的速度。

②对于难以开口的邮件内容，也要迅速回复

对于不希望直白地传达消极信息给对方的邮件，通常会花费大量时间来思考，甚至暧昧不明地传达信息导致负面效果，没有坦率直言最后引起更大的麻烦的情况也很常见。在最开始接触这类邮件时，最好让自己信赖的朋友或上司看一看邮件正文，确认一下用词是否妥当，说明是否充分，是否会引起对方情绪上不必要的反感，然后再发送。

③对于复杂的问题，应当直接沟通

比起邮件，有时候直接对话更有效，并且解决问题的速度更快。

问题的情况复杂，邮件很难说明，建议在和对方当面或电话沟通后，再将沟通的内容做个总结发给对方确认。

通过邮件反而产生误解时，面对面地沟通能避免误解

自我感觉没什么问题，然后向对方发送了邮件，但不知道为什么对方竟然变得恼怒，这时候如果再通过邮件辩驳，或者添加一些复杂的说明，只会让问题更加恶化。这时最好停止邮件沟通，直接见面开诚布公地交谈。

直接对话很顺利，一旦用邮件，对方就变得吹毛求疵的时候。有的人平时说话的时候也没什么特别问题，甚至还可以相约去喝一杯，但一开始写邮件就变得非常恭敬，或莫名其妙变得有攻击性，对于这样的人，只能当面交谈。

④登记200-300个常用词汇

频繁使用的词汇如果能登记为用户词汇，在输入时就会节省大量时间。比如常用的日期，例：“日括”   （周日），“一括”     （周一）。减少去找特殊符号的时间。

常用的邮箱地址，如Tina      Tinali@esteegz.com 。

⑤将邮件按照类型和日期先后顺序统一保存

按照自己的使用习惯设置多个工作文件夹，将收发的邮件、PPT文件、PDF文件、图片等统一保存在里面，并标上日期，便于查询。

⑥保存可作为范文的邮件到范文文件夹里

在收到货发送可以作为范文模板的邮件后，就该立刻保存在“范文文件夹”里。比如各类标准文件格式、表格等。

⑦区别使用邮件发送清单和社交软件

通过邮件发送清单和建立讨论小组，让团队和项目的目的以及进度过程，推进方法的重点，都得到充分共享，也不会出现忘记把邮件抄送给某人的情况。

现在用微信沟通工作的情况已经相当普遍，建议利用邮件发送清单为主，微信工作群沟通为辅的方式，提高工作效率，也能让文件，沟通记录等便于保存。

你会写邮件吗？看完这个你再回答

《零秒工作----速度解决一切的麦肯锡工作术》算得上是职场工作效率圣经。这本书提供了很多提高工作效率的具体方法，比如如何让高效完成资料制作？PPT怎么做到又快又好？开会如何能更简短有效等等你能遇到的职场效率问题都一一能够找到可操作的改善方法。相信读完本书，认真践行书里的方法，并坚持使用，你的工作效率至少提高5倍以上。