作为现代职场的office人员，每天一上班，电脑开机后的第一件事就是——打开邮箱！

我们每天面对电脑8-12个小时，其中有一半的时间都是在看邮件、回邮件，管理者看邮件的时间会更长，他们用邮件做各种审批、审核、重要事项的回复。

邮件，做为我们职场人必用且重要的工具，在工作中起着很重要的作用。在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间，电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人。

可是，你真的会写邮件吗？主送、抄送、密送这都有什么区别？邮件正文的内容如何写的有理有据，层次清楚，言简意赅呢？

今天就和大家分享写邮件的几个关键点。

一、写邮件

一项工作我们会给直接领导写邮件，会给相关部门的同事写邮件，会通过邮件给客户发资料。邮件主要分为几大块：主题、收件人（主送、抄送、密送）、正文、附件、落款。

1、主题：简单明了，写出本邮件的核心内容，一定不能空白！

2、收件人

2.1 主送：与该业务直接相关的当事人。

2.2 抄送：当事人的上级领导或业务关系人。

2.3 密送：一般少用或慎用。想让该人员知道，但是又无须让其他人员知道此人也知道。

3、正文：首先掌握好称呼，要尊敬；其次简单说明自己的身份。内容里用词要慎重，为了准确表达内容，需要一定的区分，层次段落要清晰。如有附件，对附件进行简单的介绍。

4、附件：一定要记着加上去，勿漏勿错。

5、落款：�写完正文之后，在邮件下方插入发件人的个人信息，如，公司、部门、职务电话号码等。必要时，根据公司内外，设置不同的签名信息。

下面给大家举两个例子。

第一种，对外发送的邮件。一般多用于给客户或合作伙伴、邀请对象发资料，发邀请等。

第二种，内部通知的邮件。多用于公司内部发送会议通知、培训通知、相关事项的进展情况、项目总结等。

二、回邮件

有人会说回邮件简单啊，我看完别人发的邮件回复两句就行了，跟我不相干的连回都不用回；再说了，每天收到那么多邮件，有些就是看看，有什么可回的。

其实非也，回邮件可以看出一个人的涵养、一个人判断问题和处理问题的能力等等。

回邮件我们主要用以下常见的四种进行说明。

1、普通邮件：一般指群发的邮件，多是公司内各种通知、公告，需要全体知晓的。

可这样回复：已收到邮件，知晓此事，谢谢。

有人会问，这种群发邮件，公司每个人肯定都会收到啊，还有必要回复吗？

要回复。因为系统也会出现bug，也不能保证每一次每个人都能收到邮件。其次，收到邮件并回复，这是礼节。试想，你发出去的邮件，没有任何人回响，会不会觉得很失落呢？会不会想大家看到邮件了吗，是不是对我说的这个事不重视？

2、工作分配邮件：需要几个人一起完成的工作，发给相关当事人并进行工作分配。

可这样回复：邮件已收到，对于我这部分的工作没有任何问题，确保按时完成。

也可这样回复：邮件已收到，其中第三项工作目前我这边完成有些困难，和另一个项目的时间冲突，需要和技术部再进行协调。

3、审批邮件：主管级以上的人员经常收到此类邮件。

对邮件的内容一定要仔细阅读，评估该事项是否可行，会带来什么效果。

涉及费用的邮件一定要仔细查看，了解费用明细、是否合乎市场价、产生的收益等，再进行批复。

4、投诉邮件：一般多来自于外部客户的投诉，这类邮件的回复一定要及时。

外部投诉科这样回复：**先生，您好，非常感谢您对我们工作的支持和指导，对于您提出的问题我们一定严查，核实情况后在24小时内给您一个答复。

这类邮件的回复要点有三：回复要及时、态度要诚恳、反馈时间要明确。

另，回复邮件时要区分Reply和Reply All（区分单独回复和回复全体）。

1）如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了。

2）如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该replay all，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情。

3）如果你对发件人提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。

通过邮件就能看出一个人为人处世的态度，见文如见人！

你作为发信人写每封邮件的时候，要想到收信人会怎样看这封邮件，时刻站在对方立场考虑，将心比心。邮件作为我们职场中最基本的工具，实用又重要。写好邮件，回复好邮件，必将会为我们赢得更多的机会！