生活中，我们总会遇到，有时候明明记起的一件事却因为打断要去苦苦的寻找记忆，浪费很的脑力资源，这是因为我的大脑资源相对来说是有限的。
对于大脑的记忆功能有一个“神奇数字七”的说法，说的就是大脑最多能够同时记住7件事，超过了以后就记不住了，也有脑科学家实验论证，可能大脑只能同时记住4个记忆组块，不管怎么样，我们都知道，大脑在事情多又高度紧张的时候，就很容易犯错。
怎么样能帮助我们去避免犯无能之错呢？或去苦苦寻找记忆呢？那就是建立清单或者说记笔记，说的专业一点，就是把你本该由大脑记忆来做的事外包出去。
所谓外包，是指我们把大脑需要记忆的工作，外包给清单。人在压力的情况下，大脑的记忆能力其实是非常不靠谱的。而使用清单，就相当让大脑把记忆的工作外包了出去，让大脑集中注意力做判断的工作，这样就可以避免因为大脑记忆的局限而犯错误，这也就是清单为什么能发挥不犯错的原因，也是高效能工作人士常用的方式方法之一。
外包的第二个作用是可靠。因为人的经验和记忆总是不稳定的，所以我们工作的表现会受到工作的熟练度，甚至当天的精神状态影响。而使用清单，就把工作流程从依靠回忆和经验，变成了一种可视化的强制约束，从而确保不论在什么情况下，都能保证重要的环节不被遗漏。这就是清单能够发挥作用的第二个原因。
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