组织共创会议,目的是明确的,就是激发想法,达成共识。
第一步是激发想法,这是一个思路发散的过程。一般需要做内容导入,可以是举个例子,或者立一个靶子,让参与者打破沉默,表达出自己的想法。
第二个是达成共识,这一点是对发散观点的聚拢和统一,其实达成共识是比较难的,因为共识不是说出来的,也不是宣贯了就达成了,它有一个认识到认同的过程,很多时候我们以为让对方认识这件事就算共识了,其实只是单方面输入。
不过,这些都不是共创的难点,因为共创本身就是一次创造的过程,再加一个一群人一起创造。
共创需要有一个清晰的流程和预案。流程是我们需要做什么,注意时间得要求,规定时间内完成讨论和内容整理,还要注意如何启发观点,把控节奏。而预案是遇到突发情况怎么办,比如拖堂了,比如跑题了,比如观点太分散,再比如参会人员进进出出或者中途有事。
突发情况应该在预案里,而预案应该在流程及方案里提前设计好,即充分准备。做准备就是预演模拟可能的情况,并给出应对措施。
其实,共创本身是一个团队作战的事情,我们不可能借助一个人管理好会场,要做好分工,做好提前沟通,把人员分成工作人员,讨论人员,引导员,主持人,记录员等。
一个高效的会议,要有道具,会务人员,要有分工协作,这些需要一个任务清单,并紧密配合,比如大家讨论的很热烈,是否有人及时拍照。大家观点很多,是否有人串一串内容。有人讲了很多长时间的即兴高质量发言,是否有人做了记录或者录音。领导开始讲话发表意见,有人做录音或者记录。
所以,共创的难点在于大家要知道自己可以做什么,而不是看别人做什么,或者等着别人安排自己做什么。就算你没有内容做输出,你也可以做一些推动共创会议进程得事实,比如整理思路,比如提醒时间。
一次共创,结果是输出很多观点,过程是什么,就是有组织有目的的推动共创开展,把观点挖出来,也把观点呈现出来,更有密切协作保证会议有序运转。
办好一次共创,再怎么认真准备都不过分。
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