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音频文稿：
《搞定》
关于作者
戴维·艾伦，美国著名的管理思想家，时间管理领域的世界级权威，GTD 时间管理方法的创始人。
关于本书
时间管理领域的经典名作，首创 GTD 时间管理理论并提供可行方法，帮助你解除精神负担，保持大脑良好状态，轻松高效完成工作。
核心内容
GTD 时间管理体系认为，时间管理的关键，不在于通过优化日程的技术性安排来提高工作效率，它的本质目标在于管理内心焦虑和精神负担，帮助大脑保持轻松愉快的状态，从容地面对繁重工作。
脑图
前言
你好，欢迎每天听本书。这期音频为你解读的是《搞定：无压工作的艺术》。
这本书是一本时间管理指南，教你在繁重的工作压力之下，通过有效的时间管理技术解除精神负担，保持大脑的良好状态，从而轻松高效地完成工作。
我们在工作中基本都会遇到工作量繁重，但是时间、精力又有限的情况，这给我们带来很大压力。你可能一天要写上百封电子邮件，也可能同时在几十个微信群里回复信息，在这种状态下，你的工作状态很难达到最好，还会影响生活的幸福感，所以，越来越多的职场人需要学会时间管理方法。
《搞定》这本书，正是时间管理领域的一本经典著作。这本书理论体系的关注点，并不仅仅在于通过技术性安排日程来提高工作效率，作者非常深刻地抓住了时间管理的本质目标，那就是管理内心焦虑和精神负担，帮助大脑保持轻松愉快的状态，从容地面对繁重工作。这也是《搞定》这本书的副标题所揭示的信息，它追求一种轻松无压力的工作状态。
同时，《搞定》这本书不光理论新颖，还提出了具体的、系统的方法，也具有很强的可操作性，如果运用得当，就有可能产生立竿见影的效果，因此，这本书问世以来很受欢迎。英文版原版的书名叫 Getting Things Done，缩写为 GTD，也已经成为时间管理领域的一个专有名词，作为一套非常成熟的时间管理理论，享有很高的声誉。仅仅在美国，已经出现了数百种基于 GTD 方法开发的时间管理软件工具。
这本书的作者戴维·艾伦，是美国著名的管理思想家，也是全球管理咨询企业戴维·艾伦公司的创始人。书中介绍的 GTD 方法，是他30多年管理咨询经验的沉淀和总结，这套方法也使他成为了时间管理领域的世界级权威。
介绍完这本书的基本情况和作者概况，那么下面，我就为你来详细讲述书中内容，主要包括以下三个重点：
第一个重点，GTD 方法认为，时间管理的核心目标在于通过外部工具解除精神负担，保持大脑轻松愉快；
第二个重点，如何通过横向管理方法，妥善管理工作流程，建立属于自己的工作计划系统；
第三个重点，如何通过纵向管理方法，处理重点工作项目。
第一部分
我们就先来看看第一个重点内容：时间管理的核心目标，在于通过外部工具解除精神负担，保持大脑轻松愉快。
在社会运转速度越来越快的情况下，人们面临的工作压力越来越大，也越来越普遍，这才产生了对于时间管理技术的迫切需求。不过，人们进行时间管理的基本工具仍然是备忘录、时间表、日程表、工作计划这些东西，很多现代的时间管理学流派，也就将注意力集中在了工作计划上，将时间管理的目标设定为更好地制定工作计划，通过组织整理、统筹优化或是选择优先事项等具体方法，让你的日程变得条理清晰，然后妥善执行计划，达到避免遗漏、提高工作效率和质量的目标。
不过，相比这些流派，戴维·艾伦的 GTD 方法考虑问题要深刻很多。它并不是不重视工作计划，而是在一开始就关注了这样一个根本性的问题：备忘录、时间表、日程表、工作计划，弄出这些东西的目的是什么？只是为了把你杂乱无章的工作任务整理出来吗？GTD 方法并不这么想。它认为，你弄出工作计划，进行时间管理，归根结底是要通过外在的工具和技术，将那些可能让你心烦意乱的工作安排，从你的大脑里移出去，让你的大脑保持轻松愉快，以这种良好的状态去一项一项面对具体的工作内容。只有轻松愉快的状态，才能让你提高工作效率和质量。
GTD 方法做出这样的论断，是基于什么样的理论基础呢？是基于戴维·艾伦对人类大脑弱点的认识。
这里面有长期的经验判断，也有脑科学和认知科学的研究成果。虽然人类的大脑极其复杂精巧，但它也并不是无所不能的，也有很多局限。其中一个非常重要的局限，就是大脑很难一边思考，一边记忆。虽然我们常常说理解性记忆比死记硬背要强，就像是小学生背古诗，如果通过思考先想清楚诗句含义，肯定比囫囵吞枣生背效果好，但是，思考和记忆其实不是同时完成的。对你的大脑来说，如果要保持强大的思考能力，去应对工作任务，就应该让大脑尽可能不要同时面对记忆任务。举个例子来说，如果你一边处理工作任务，一边还要绞尽脑汁去回忆，明天要处理的任务老板是怎么交代的，或是还要去纠结昨天的任务还有什么收尾工作没有完成，这种状态难免会让你精神紧张，工作效率和质量也就难以保证了。这就是 GTD 方法要避免的一种状态。
对于人类大脑的这个特性，用电脑来打个比方就更清楚了。电脑用于运算的核心部件是中央处理器，也就是 CPU，然后有个部件和 CPU 相连，叫做随机存储器。需要运算的数据在输入 CPU 之前，以及运算结果从 CPU 输出之后，都需要在随机存储器里短期存储一下。但是，随机存储器不能堆积太多的数据，如果它被填满了，CPU 的运算能力就会急剧下降。手机的情况和电脑是相似的，而人类大脑也是如此，昨天的任务没有处理完，明天的任务需要明确细节，这些占用记忆资源的内容如果堆积过多，就会严重影响大脑的思考能力。
你可以回忆一下，很多时候，繁重琐碎的工作任务之下，让你产生巨大精神压力的，其实主要是事情缠夹不清、搅和在一起的状态。很多时候，工作本身即便有挑战性，如果只需要面对手头的这个任务，其实也还算可以忍受。但如果在处理手头任务的时候，还要想着昨天没弄完的任务怎么收尾、或者明天的任务怎么开头，这种感觉就太可怕了。因此，在繁重琐碎的工作压力下，时间管理的核心目标，就是将这些导致精神紧张、影响大脑思考能力的内容统统赶出大脑，让你不用考虑昨天和明天，始终只需要面对今天的事情，面对手头的工作任务。你的状态比较轻松，注意力比较集中，也就更能够提高工作的效率和质量。
那么，把它们从大脑里赶到什么地方去呢？看看电脑的例子，其实很简单。对电脑来说，要保持 CPU 的思考能力，避免随机存储器被数据填满，就需要不停地将数据从随机存储器转移到硬盘里去。硬盘的功能就是存储和记忆，它来做专业的事情，就可以把 CPU 解放出来，专心致志地完成思考和运算任务。对照电脑的安排，你也应该给你的大脑找一个属于它的硬盘。
GTD 方法认为，将工作任务分门别类整理妥当，放在一个内容详细、逻辑性强的工作计划系统中去，就相当于将数据转移到硬盘里存储，为大脑留出充分的思考空间。
戴维·艾伦最初提出 GTD 方法的时候，电脑技术和网络技术还不发达，所以他在建立工作计划系统的时候，主要还是依靠纸质文件夹或是小本本，如今技术日新月异，你可以用电脑软件、用 iPad 和手机的 App，更加方便地整理工作计划。不过，无论是小本本还是 App，它们承担的角色并没有发生本质变化。
对于大脑来说，不同载体不同形式的工作计划系统，就相当于你的外脑，外脑承担记忆功能，就能将你的大脑解放出来，让你摆脱压力和焦虑，轻松而专注地处理眼前的工作。
衡量这样的一个工作计划系统是否成功，并不在于载体和形式，最先进的 App 不一定比最原始的小本本有效果，其中的关键是，将工作任务整理到这个系统里去之后，你是否真的可以在大脑里摆脱它们。
如何才能摆脱呢？有两点要注意。
第一，昨天的工作任务一定要按计划完成，除了那些自己不能控制的特殊情况之外，不应该留下尾巴。
昨天的工作留下尾巴，在脑海里挥之不去，就会影响今天的状态。而且，工作留尾巴还有另外一层危害：我们大脑的状态会受到情绪的影响，你在制定工作计划、给每一项工作排定完成时间的时候，就相当于在做一个自我承诺，工作没有按计划完成，就相当于自我承诺没有实现，虽然没有外人来惩罚，但这种自我承诺的落空也会导致内心的挫折感，这种挫折情绪会进一步增加你的精神负担，影响你的大脑状态。
因此，应当努力避免制定不切实际的工作计划。在日常工作中，有些人会在工作计划安排上刻意加码，一般情况下每天只有处理三件工作的能力，偏要在计划中排上十件工作。初衷可能是好的，是想用这种压力激励自己发挥潜能提高效率，但结果往往是七件工作完不成，产生了巨大的挫折感，同时七件工作留下的尾巴始终在脑子里搅浆糊，让人精神紧张，疲于奔命，甚至连本来能完成的三件工作都做不好了。
第二，明天的工作任务在整理到工作计划系统中的时候，一定要清晰、明确、富有条理、信息充分。
整理工作计划的一方面功能，就是帮你的大脑做备忘录。所谓的备忘，意思就是说，你的大脑即使忘了也没关系，因为整理到外脑里的信息是充分的，等到需要的时候，看一眼就可以动手干活。
但是很多时候，人们整理工作计划并不认真，甚至只是写一两个字，代表对某件工作的提示，结果时过境迁，再看到这一两个字的时候，并不能回忆起工作的完整内容。一旦这种情况成了习惯，大脑也会有所保留，即使整理出了工作计划，也不敢放心大胆地将工作任务从脑子里赶出去，结果也就始终不能摆脱紧张和焦虑了。整理妥当的工作计划一定要具体到行动，当你拿起计划，马上就可以执行。像“某某产品市场营销方案”这样的名词性表述，并不是合格的计划内容，只有“协同某某部门讨论确定某某产品市场营销方案”这样的动词性表述，才能说清楚你要采取行动的具体内容。
上面给你讲述的就是第一个重点内容：
时间管理的核心目标，在于通过外脑建立工作计划系统，缓解大脑的精神负担，让你始终用轻松愉快的工作状态面对眼前工作。
这是 GTD 方法的基本原则，你可以直接按照这一原则，改造你现有的工作计划和日程表，这将有助于提高工作效率和质量，同时增加你的幸福感。
第二部分
除了提出原则之外，GTD 方法也提供了一整套具体的操作流程，帮你建立符合这一原则的工作计划系统，摆脱压力，实现高效工作。
下面我们要讲第二个重点，就是如何通过横向管理方法，妥善管理工作流程，建立属于自己的工作计划系统。
GTD 方法将工作流程划分为五个独立的阶段，五个阶段循序渐进，构成了高效完成时间管理、推进工作进程的横向管理系统。
五个阶段的步骤依次包括：
第一，收集，要收集一切与工作相关的事务与信息；
第二，理清，要理清每个项目的意义和相关措施；
第三，整理，要组织整理形成工作清单，提出选项；
第四，回顾，要进行思考回顾，保障系统的有效运行；
第五，执行，要着手行动，全身心地投入工作中。
这五个步骤并不复杂，你在每天日常的工作和生活中，可能已经不自觉地运用了这套方法。设想这样一种情形，朋友前来拜访，你准备给他做顿饭，而这个时候厨房里一团糟，你会怎么处理呢？首先，你要确定所有需要妥善放置的东西，食材、调料、厨具、垃圾，这一步是收集；然后，你决定哪些要扔掉，哪些要留在原处，哪些应当重新摆放，这一步是理清；接下来，你根据要做的菜，将不用的东西放回冰箱和柜子，要用的东西摆放在顺手的地方，青菜放在水池中清洗，垃圾扔进垃圾桶，这一步是整理；然后你核对一下准备的食谱，看看手头材料和工具是否齐备，这一步是回顾；最后，点火，起锅，开始做饭，这一步就是执行。
对 GTD 方法而言，这种五段式的横向管理方法，不仅适用于处理某个具体的事务，它也能够帮助你，在面对繁多工作时，成功整理出一套工作计划系统，将你还没有完成和将要完成的各种工作全都分门别类地收纳进去，按部就班，一个一个解决，从而把繁杂事务从大脑里赶出去。
在运用这种五段式横向管理方法，整理属于你自己的工作计划时，有三个步骤需要特别注意。
第一个是收集步骤，你应该将一切可能给大脑带来负担的事务，百分之百地收集起来，既包括已有计划但还没启动的事务，也包括正在处理但还没结束的事务。
只有百分之百地将它们通过外部工具收集起来，形成材料，才能百分之百地解放大脑。至于收集的所用工具，从原始的小本本、便条纸，到现在常用的 App，每个人都可以根据自己的需要自行选择，但应当注意一点，工具的种类不要太多，否则，通过不同种类收集而来的材料，会显得过于分散。
第二个是理清步骤，面对收集起来的材料，你应该做出判断。
首先，要判断材料所关联的内容，是否需要你采取行动。如果答案是否，无需采取行动，你应该根据实际情况，将材料整理成为参考资料、未来工作的备忘录，或者直接扔掉。而如果答案是需要采取行动，那你接下来再做一个判断，行动是否能够在两分钟之内完成，如果能，就马上着手处理；如果不能，就根据实际情况，指派他人、调集资源，或者记录在下一步行动的清单上，等到合适的时机再来完成。
这里谈到的两分钟处理原则，是 GTD 方法的一项重要应用，它的背后是有一套逻辑的。
GTD 方法认为，像这样的工作如果不立刻处理，往往会在你的大脑中停留，占用资源，影响心情，而当你换一个时间再来着手处理时，你在回忆中把这件事重新找出来，再重新进入工作状态，所花费的时间往往会远远超过两分钟，因此，两分钟能搞定就马上搞定。两分钟原则特别适用于我们面对大量琐碎事务的情景，例如，面对大量需要回复、但并不需要进行复杂思考的事务性邮件，最佳的选择是看了就回，而不是先扔一边，想着明天或是某个时间再来慢慢回复。扔下的结果，往往是未来被迫花费更多的时间精力，甚至干脆就忘掉了。
第三个是执行环节，经过理清、整理和回顾阶段的工作之后，最初收集的材料会变成具体的工作清单，而如何选择工作的执行顺序呢？
GTD 方法认为，可以用四个标准来进行判断。
第一个标准是情境，很多工作都会对地点、环境和条件有要求，比如回复邮件这样的工作，只能在有电脑、有网络的情境下完成，所以首先要选择符合当前情境的工作；
第二个标准是时间，选择你当前的时间足够完成的工作；
第三个标准是精力，选择你当前的精力足以胜任的工作；
在考虑过这三个标准之后，最后一个标准是重要性，你再来选择一个对你来说最为重要、能给你带来最高回报的工作，优先处理。后面的步骤再依此类推。
上面给你讲述的就是第二个重点内容：如何通过横向管理方法，妥善管理工作流程，建立属于自己的工作计划系统。
第三部分
你在运用横向管理方法整理工作计划的时候，有时会遇到一些相对复杂和棘手的工作，需要集中力量突破，还需要经历不同的处理步骤。
GTD 方法将这种包含了多个步骤的复杂工作定义为项目，项目往往是你工作日程中的重点和难点。
同时，GTD 方法也提供了针对这类重点工作项目的操作指南。
下面，我们来讲第三个重点，如何通过纵向管理方法，处理重点工作项目。
前边我们说过，GTD 将应对多项繁杂事务、管理工作流程、建立工作计划系统的方法，称为横向管理方法，相应的，专注于处理单个重点工作项目的方法，被命名为纵向管理方法。
刚才我们介绍过，横向管理方法分为五个步骤，有趣的是，纵向管理方法也分为五个步骤，我给你详细介绍一下。
第一步，定义目标和原则。
既要弄清楚这个工作项目所要达到的目标，也要明确在处理这项工作项目的过程中，你所遵循的原则和价值观。
第二步，展望结果，描绘前景。
工作项目成功之后，将会是一幅什么样的景象，你应当在大脑里清楚勾勒出来，而且能用语言清晰描述出来。
第三步，头脑风暴。
有了目标，有了关于未来成功的景象，在足够放松的状态下，你的大脑就开始自动运转，产生一个一个的想法，这就是头脑风暴。人们发明了很多技巧和工具，帮助大脑在头脑风暴中更好地捕捉创意思维的成果，比如这几年我们耳熟能详的思维导图。不过，比选择工具更重要的，是你在头脑风暴的过程中应当足够放松，给思维延展留下充分的空间。一开始主要追求数量，不要太在意质量，不要对自己的想法过早给予评判和质疑，要努力打破常规和思维定式，至于对想法的评价、分析和组织，留给下一步就好了，也就是第四步，组织整理。
第四步，组织整理阶段。
你要明确项目的关键，将推动项目成功所需的条件整理分类，然后上一阶段不是头脑风暴了吗？再把获得的成果分类填空，在每一类别内部进行评估，形成最佳方案。
第五步，采取行动。
你要根据确定的方案，妥善分配资源，坚持不懈，直到成功。
举个例子，说明下五段式纵向管理方法的操作过程。假设你准备安排一个饭局，在所有的工作开始前，你先要确定为什么要吃这顿饭，只是为了自己填饱肚子，还是要和老朋友交流感情，或者是想谈成一笔生意。这一步就是目标。目标确定之后，你的脑海里出现了这个饭局的情景，例如，在一家金碧辉煌的商务餐厅，和生意伙伴一边碰杯一边交谈。这一步是前景和展望。如果你认同这种展望，你的大脑就开始自然而然地开动起来思考一些问题，应该选择中餐还是西餐，餐厅的环境好不好，选定的餐厅会营业到几点，人多不多，要不要预定，如何邀请你的生意伙伴，要不要安排车辆，诸如此类。这个时候，你已经进入了头脑风暴的阶段。当你的头脑被问题和想法填满之后，接下来的工作就是组织整理，把饭局成功的条件做一个大概的分类，比如，地点选择，时间安排，流程和细节，再将头脑风暴的成果分门别类地填进去，通过评估形成方案。最后一个阶段，你开始行动了，拿起电话预定餐厅，联系生意伙伴，确定行程，安排车辆，最后收获一个成功的饭局。
从这个过程中，你是不是觉得这种方法其实并不神秘呢？确实，它和我们大脑处理工作的自然过程非常相似，先憧憬一下结果，然后各种想法不停地从脑子里冒出来，最后再来整理执行。
因此，GTD 方法将它命名为自然计划法。而自然计划法的精神，和 GTD 方法的基本原则是一脉相通的。
按照 GTD 原则，时间管理的核心目标在于缓解大脑的精神负担，所以我们要建立工作计划系统，将繁琐的事务赶出大脑，让你轻松愉快地面对眼前工作。而自然计划法的核心，同样也是缓解压力、释放大脑，让你的大脑无拘无束地进入头脑风暴状态，自然而然地产生创意思维，想出一个又一个好点子。在这个过程中，不要自我设限，不要过早评价，等到创意想得差不多了，再来考虑整理和执行。
总结
这本书的重点内容我们就说到这里，下面来回顾一下这本书的主要观点：
第一，GTD 方法认为，时间管理的核心目标，在于通过适当的工具建立工作计划系统，将一切繁琐的事务赶出大脑，放到外部的工作计划系统中去，相当于你的外脑，从而缓解大脑的精神负担，让你始终用轻松愉快的状态面对眼前工作。
第二，GTD 方法提供了建立工作计划系统的行动指南，称为横向管理方法，通过收集、理清、整理、回顾、执行这五个步骤，建立属于你自己的工作计划系统，将事务从大脑里移出来，达到解放大脑的目标。其中，在理清这一步，可以采用两分钟处理原则：如果一件事务能在两分钟之内解决，那就应该马上处理，不要拖延，这是最有效率的。
第三，对于单个重点工作项目，GTD 方法提供了纵向管理方法，也分为五个步骤，分别是定义目标、展望结果、头脑风暴、组织整理和着手执行。这种方法符合大脑处理工作的自然过程，也称为自然计划法。
我们每天听本书还解读过一本书，叫做《把时间当作朋友》，那本书里明确说，时间是不可能被管理的，你能管理的只有你自己。
表面看来，这个观点跟本书是矛盾的，但实际上，两本书的观点本质上是相通的，时间管理的本质还是高效的自我管理。
两本书都是要启发我们摆脱心智负担，提高学习能力和工作能力，比如两本书都告诉我们，要建立完整的任务管理流程，并且分享了具体方法，这就是升级我们的认知模式，提升大脑的工作效率。你可以把这两本书对照来听，获得更大启发。
撰稿：汪恒
脑图：摩西
转述：成亚
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