第七章 概括各组思想
金字塔原理的第一条规则:位于金字塔结构每一个层次的思想,都必须是对其下一层次思想的提炼、概括。
两种思维方式的提炼:
(1)演绎法:如果某一组思想表达的是一个由演绎推理得出的结论,只需以该组思想最后的结论为主题进行总结、概括,就可以得出上一层次的思想了。
(2)归纳法:如果某一组思想采用的分组方法是归纳法,既由具有紧密联系的一些思想组成,那么上一层次的思想必须说明该组思想之间关系的含义。概括该组思想的过程就是完成思考的过程。
而现实中,很多人只是简单地将一些思想组合在一起,并没有真正完成思考。
例如:该公司应该确立3个目标。该公司存在2个问题。我们建议进行5项改革。
可以看出,这些句子实际上并没有概括其下一层次思想的精华,只是说明了将要讨论的思想属于哪一类。
因此,这种句子对于读者和作者都是枯燥乏味、缺乏吸引力的。
1.总结句避免使用“缺乏思想”的句子
更重要的原因在于:这种句子会掩盖思考不完全的事实,使你错失进行有逻辑性和创造性的绝好机会。
如果你已经得出了概括性思想,可以在此基础上用两种方式扩展思路:
对其做进一步的评论(演绎法)
找出与之类似的思想(归纳法)
例子:
未提炼的概括:
提炼概括:
概括各组思想:
思想表达方式可以是行动性语句,可以告诉读者做什么事,也可以是描述性语句,即告诉读者关于某些事的情况。
概括行动性思想(介绍采取的行动、行为、步骤、流程)时,应说明采取行动后的“结果”(效果、达到的目标)
概括性思想(介绍背景、信息)时,应说明这些思想所具有的“共同点的含义”。
2.说明采取行动的结果/目标
行动性思想是为了达到某种目的,对一系列行动的概括必定是实施这些行动所产生的结果。一组互相独立,完全穷尽的行动性思想加上其产生的结果,形成了一个独特的封闭体系。
如果要说明一个包括很多步骤和阶段的流程时,有以下技巧可以帮忙理顺思路:
1. 在将各项行动(步骤、流程等)联系起来之前,先用明确的语句描述各项行动(步骤、流程等)。
2. 找出明显的因果关系组合,尽量将每一组中的行动、步骤控制在5个以下。
3. 直接从这些行动、步骤、流程来总结、概括行动的结果和目标。
3.总结句要用明确的语言概括
在一个由因果关系组成的多层级结构中,每一个思想都必须与其同组的其他思想相互排斥,而且每组中的思想对于上一层概括它们的思想而言,都必须完全穷尽。
结果或目标都比如非常明确,例如,你不能含糊地说:“我做3件事情都是为了提高利润”,因为提高10%和提高20%都可以是提高,但是为此采取的措施肯定是不同的。
为了读者理解清楚,也为了检查自己的思路,你可以这样表达:“我做这3件事情是为了在明年1月15日之间将利润提高10%”明确的措辞将有助于你判断列举的措施是否确实能够实现该结果。
再来一个例子,一个作者建议采取的行动如下:
1. 定期统计大额和中等金额应收账款的逾期时间。
2. 根据欠账金额和预期时间发出催款通知。
3. 追收预期账款。
4. 逾期时间较长的应收账款可以由公司董事处理。
5. 必要时可以交由收账公司处理。
但是,这些目标本身不够明确,而且步骤也不明确。
经过梳理后,作者重新提出:
如果应该账款的预期时间在1-6个月之间,金额在100美元到10万美元之间,他会这样做:
1. 逾期1个月的账款,只需让财务部门按正常方式寄出账单,不用采取其他行动。
2. 逾期2个月的账款,由财务部门寄出催款通知。
3. 逾期3个月的账款,由公司董事催收。
4. 逾期超过4个月的账款,交由收账公司处理。
再次梳理后得出:
通过分类处理减少应收账款,目的在于推动公司建立一套追收逾期应收账款的机制,逾期时间过长,可以要求销售部门不再向长期未付款的客户发货。
1. 将逾期账款按逾期时间和金额分类。
2. 根据逾期账款违约的严重程度分别按如下方式催收:
——财务部门 ——销售人员
——公司董事 ——追账公司
4.区分行动、步骤的层次
试着将不同层次的行动进行区分,会得到一份更条理清楚的方案,例子如下:
1. 制定电信服务的目标
——分析现有的设备和使用情况。
——确定需要电信支持的主要业务。
——检查现有的通信联系。
2. 成立项目组,选择适当的设备
——确定主要的技术选项。
——研究设备服务政策。
——审视与电信服务商的关系。
3. 建立公司管理框架
——任命电信中心经理。
——建立成本控制系统。
但要注意,不要过度分类。有些咨询公司喜欢将一个项目分为“任务”“目标”和“利益”,如下图:
但其实“利益”“目标”“任务”应该分别放在金字塔结构纵向呈现的3个层次上,而不是放在同一个层次,因为只有实现了“任务”,才能实现“目标”,实现了“目标”,才能达成“利益”。
但实际中,这样的分类也不见得有意义,对于行动性思想,对于行动、步骤进行分类必然会造成重复,组织各种行动、步骤的
唯一方法,就是根据其产生的结果来归类分组。
直接概括行动的结果
将所有行动的所有步骤理顺后,将遇到处理行动性思想最难的一关——总结概括其结果。
有个表达模糊的例子:
为了提高在伦敦市场上的股票销售量,我们应当:
1. 将客户的收入潜力按地区排序。
2. 确定希望在各地区达到的市场占有率。
3. 相应调整销售力量的分配。
经过修改后,概括行动的结果句子变为:
为了提高伦敦市场上的股票销售量,我们需要将资源集中在潜力大的客户身上。
(怎样做到这一点呢?)
5.找出各结论之间的共性
找出结构上的共性,如果语句符合以下条件,说明这一组思想具有某种共性:
1. 针对同一类主语。
2. 针对同一类谓语。
3. 具有同一类隐含的思想。
深入思考的目的是首先要得出推论。有个模糊的例子如下:
新的计划与控制体系具有4个特点:
1. 计划周期及其附带控制体系应以年为基础。
2. 计划应该通过综合系统制定。
3. 计划应自上而下制定。
4. 计划体系将区分现行做法与计划进行的改革。
经过大量修改后,作者终于明确地表达了思想:
新的计划与控制体系的目标是通过以下方式,使公司的所有部门将工作重心放在提高利润上:
1. 要求每个部门提供年度利润计划。
2. 在每个管理层级上协调各部门的计划。
3. 根据利润计划监督管理人员的工作。
6.寻找更密切的联系,将原有思想进行进一步的分类或进行归纳式跃进。
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