《清单革命》的作者的职业是医生,职业特质让作者思考并最终寻找到了最大程度避免犯错的方法:清单
你想过没有:最大程度避免犯错——这肯定不仅仅是医生才会寻找的,显然不是。
最大程度避免犯错是所有人都希望的,只不过因为医生面对的是人命关天是一件大事的缘故,他发现了方法:清单。
我没有发现解决方法的原因是我没有重视。
今年年三十晚,因为我出门忘记带钥匙,一家人在门外等开锁的师傅,在三十晚上这样的时间点,我们经历了一次认识清单的过程。我没有出门的时候默念——手机、钱包、钥匙、公交卡,结果,影响了一个美好的晚上。
犯错误难免,但是非常愚蠢的错误(定语是愚蠢)。甚至是显而易见的,非常愚蠢的错误,这就是自己的问题了。这已经不是第一次忘记带钥匙花钱开锁了。
于是,当我意识到这个问题的严重性之后,我开始认真看待清单了。
清单,我们来给它一个定义。
清单——帮我们把事情做正确的一个支持系统。
人们的错误分成两种。
一种不能避免的错误,比如没有学过手机维修的知识,在家里胡乱捣鼓,结果不能再也无法使用,这就是不能避免的。
还有一种,就是能避免的。例如出门记得带钥匙,上飞机记得带身份证,晚上睡前记得手机充电,会议记得手机静音……这样的错,实际是我们能避免的,可是犯这种的人却在我们身边时常遇见。
原因是什么?
第一,我们不能把所有的事情都记住。
例如:连续接打7个顾客电话之后,你忘记了给第1个顾客的服务承诺,这种情况很多,在高压下,人往往就是很容易忘掉一些事情。第二,那是我们的记忆和经验会让我们麻痹大意,结果导致的错误发生。
例如:凭着记忆处理问题麻痹大意,跳过了一些重要但基础的步骤,医院手术流程的疏忽导致婴儿病菌感染。
清单的价值——外包和可靠。
把需要记忆的东西写下来。
例如我们的购物清单、会议流程、训练计划等。使用清单让我们大脑将记忆的工作外包出去,只让大脑集中注意力处理类似判断等其他的事情,这样我们就可以避免大脑因为记忆的局限性而犯错。人的经验和记忆总是不稳定的,工作结果的往往会受到熟练度、精神状态(情绪)影响,使用清单把工作流程从【依靠回忆和经验】变成一种【可视化的强制约束】。也就是说不论在什么情况下,我们都能保证重要的环节不被遗漏,这就是清单可靠的价值面。
例如:西餐的操作手册,各种食物原料精确到克,而不是中餐的少许盐,少许酱油。
这个世界上的问题大概可以分为三类,分别是【简单问题】,【复杂问题】和【极端复杂的问题】。针对三类问题,清单的使用是不一样的。
简单问题(执行清单):可以有明确解决方法的问题。比如做一个蛋糕是有明确的步骤,你只要照着食谱按部就班执行做就不会出错。你只要提醒自己不要忘记就可以了。
复杂问题(核查清单):比如你要把火箭送上月球,或者要完成一个大企业的并购收购,这种专业性强,技术比较多,步骤很复杂的就属于复杂问题。用核查清单,就是要在重要的节点拿出核查清单来检查自己是不是遗漏的重要环节。而不是像执行清单那种细节描述。在招聘,金融决断等,主要核查的事环节,环节后是细节。
极端复杂问题(核查清单+沟通清单):结果是非常不确定的问题。例如养育子女安排一个孩子,怎么样培养成一个优秀的成员,这个过程有很多因素会影响它的结果,结果是非常不确定性的,这就属于极端复杂的问题。建筑业使用的较多。核查环节,遇到变化的时候使用沟通清单来产生确定性。
从上面可以看出来,参与的人越多,核查和跟沟通的清单越是重要。
清单的设计越是简单越好,明确核查时间节点,通过沟通保持更新。
精心设计的清单,不会让执行者变得死板,清单只会帮助执行者节约自己有限的脑力,不让大脑被繁杂的事物占据,释放出来处理更加困难问题的脑力。类似编程的批处理。
清单不是僵化的,而是一个实用的支持体系。使用清单能带来最大的灵活性 。
后记:
你多半认为清单没什么?
最多就是列一个书单,一个出差所需物品清单。即便是这样,当你的手机里面躺着这样一个清单的话,心里还是很笃定的。就像我一样,每次临近出差时不需要为出差物品想一遍,拿出清单打钩就好,这样的感觉真好。假期的生活快要结束,不知道怎么进入状态,给你一个建议:列一份工作准备清单。保证你没有假期综合症。
执行清单很容易,自己做就好,控制权在自己这里。
核查清单就麻烦一点,可能是几个大的步骤。
沟通清单就更需要进一步建立核查清单。
例如:家里小孩考试要带的【考试必带清单】是建立执行清单,陪同的家长自己还需要建立核查清单,可以包括起床时间、交通路线、突发事件处理等环节;升学计划可能包括很多变数,这就要加上和学校老师,家里长辈的核查清单和沟通清单。其实,这本书结构很散,说明清单的重要性写的多。我是用了一天的时间才理出头绪,借鉴了得到专栏每天听本书,成甲的整理。但是很是觉得没有结构逻辑,最后自己用幕布整理了,才发现成甲的问题:太罗嗦。所以就自己写了一篇让自己看上去还过得去的。
其实,清单真的是一个支持系统。
没有清单的刻板,哪有大脑的清闲。
要么清单,要么混乱;
要么清单,要么费力做无用功;
要么清单,要么因为愚蠢的错误而不定期自责。清单,升级大脑的第一步。
我们开始清单吧!
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