我大部分的时间与编写方案、制作PPT有关，也参与很多方案的指导工作，所以有许多体会，看到小伙伴们在方案编写中出现的一些问题，也替他们感到着急。特别是当他们其中一些人还是骨干的时候，更是感到担忧。更令人揪心的是，他们可能完全意识不到自己的问题出在哪里。
我曾经写过一些文章来介绍编写方案的技巧，如：《关于方案和演讲的26篇文章，全在这里了》，也有很多文章涉及方案编写与讲解的基本素质，如：《TED | 说话的艺术——声音专家教你如何强有力地发声》、《提问的力量 | 你要的答案其实已经蕴藏在问题当中》。
今天，想谈一谈编写方案、做PPT过程中比较常见的几个问题：
一、自说自话
这个问题表现在：做方案时不去深入分析客户需求，或者想当然地罗列几条，无非是先开枪后放靶子罢了。要么是自己想说什么就说什么，要么是自己有什么素材，就编什么故事。或者，不管客户听不听得懂，只管自己说。在面对面沟通的场景下，反应在只知道看电脑屏幕，而不去看客户的眼睛，不管客户的反馈，自顾自地说。
二、逻辑混乱
这个问题非常普遍，在表达的逻辑性方面，身边的同事十之八九不太讲究，或者根本无意识。比方说：把不同类别的东西放在一起，就好像把马桶和苹果、香蕉放在一起来说。又比如：分析问题不在一个维度上，列条目没有明确的分类等，就好像把春、夏、秋、8月、立春、夏至并列在一起。再比如：一件事情在前面刚刚说了一遍，后面又重复说，或者，把上一级的分类和下一级的构成放在同一层次，又或者，前面是按照四季来划分全年，后面却按照12个月来讲气候变化等等。最差的情况是整个方案没有框架，看不到背后的结构是什么。
这或许和我们从小到大的教育有关系，我们在学校没有系统地学习过思维和逻辑方面的课程，工作以后，除了咨询公司，恐怕也很少安排这方面的训练。所以，逻辑方面的问题如此常见也就可以理解了。
如果你在书店去找一下有关逻辑方面的书，有很多都是麦肯锡这样的大咨询公司的顾问写的，最著名的当属巴巴拉•明托写的《金字塔原理》。
三、不恰当的技巧使用
这个问题主要表现在：1）无缘无故的使用动画。比如，本来不用动画，一下子就能看到整句话，非要一个字、一个字地蹦出来。又比如，更换片子时，非要让整页PPT翻滚一下子等等，搞得人眼花缭乱，头晕目眩。2）不恰当的使用颜色。最常见的情况是你不知道为什么同类东西被涂上不同的颜色，或者，整个PPT看起来就像进了大染房。3）不恰当的使用图标。最常见的问题是图标和文字内容没有什么相关性，或者，图标很大，很鲜艳，过于醒目，喧宾夺主。
四、传递垃圾信息或干扰信息
不恰当地使用一些技巧本身就会传递干扰信息。例如：用不同的颜色标识同一类东西，就会让人不解甚至误解。而不恰当地使用动画、声音，则会浪费人的注意力资源。另外，重复的话、冗长的文字、不必要的插图等，都是垃圾信息，不仅本身没有任何价值，还消耗了听众、观众的精力，而对于准备方案的人来说，所有这些内容都是要消耗时间的，都是成本。
五、不必要的创作
这是一个容易被忽视的现象，按道理说，我们应该鼓励创新。但是，在商业环境中，成本因素是必须考虑的，只要创作就意味着要投入成本。常见的重复性、不必要的创作包括：别人已经有很好的作品了，可以直接拿来用，你还非要坚持自己创作。或者，你之前有过完全类似的作品，而你非要重新再作一个不一样的，只是为了保持新鲜感。最容易忽略的错误是，一个项目团队的不同成员，各抒己见，百家争鸣，谁也不服谁，总认为自己的才是最好的，而事实上，只不过是不同的视角看同一个东西罢了，根本没有对错和好坏。
这个问题造成了大量的浪费，也是知识型工作者最容易犯的错误，也可能是一个组织成本居高不下的重要原因——知识的复用。
关于方案，最遗憾的是，好方案的标准是模糊的，甚至你和你的团队事先并不知道自己的方案是好是坏，但观众和听众即便不懂好方案的标准，他仍然可以看出来，可以听出来。
文字和语言是表达的艺术，如：针对不同的听众，同一件事情要用不同的表达方式，而其背后又遵循着一些科学规律，如：人脑的注意力资源是有限的。
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