圆周率分享稿
首先，感谢行动派总部对济南伙伴圈的信任与支持，给我们一个这样的机会去举办这么大一个活动。作为组织团队的一员，我感到非常的荣幸和骄傲。
感谢锐姐发起这么好的活动，能让我有机会参与，在做活动之前，我从没想到自己可以参与策划这么大一场活动，在接手策划工作前，我也从没想过自己能胜任这么重要的工作。一句话，这次活动里，行动派济南伙伴圈的小伙伴，每个人都发出了超乎我们想象的能量——原来大家都这么优秀。感谢所有小伙伴无私奉献和热情付出。
今年举办A级活动的第一批城市，希望我们的活动中的经验可以帮助到后续其他城市伙伴圈的伙伴。好了，废话少说，进入主题。
我这边主要承担的工作是
动整个流程的确定、
每个小组的分工，
各小组的职责划分，
协调沟通，活动流程各个细节的打磨。
我的分享从这么几个方面来展开。
- 第一 活动流程确定的思路
- 第二 我们这次活动的亮点
- 第三 给其他城市小伙伴的几点建议。
首先来说组织活动的思路。
活动的创意、内容确定后，最最重要的就是活动的落实。
活动组织初期，我们进行了一次头脑风暴，确定流程和对应的时间节点后，我们按照顺序，一个个环节的来打磨，充分听取每个小伙伴的意见。一个人的力量是单薄的，一群人的力量是超乎想象的。经过激烈的，三个多小时的讨论，我们确定了活动的大致流程，我们想到的工作、风险。
在我看来呢，活动策划的本质就是人、事、物的协调配合。
那么我们来看执行一场活动的主要的工作。
1、物料的准备
2、具体流程时间节点的确定 这个是我带着大家确定的。
3、场地布置
4、入场前的签到
5、入场后的秩序维持
6、签售
7、各个环节间的配合。
所以根据工作的表单，我们进行了分工。四个小组
-
物料准备
物料准备主要由锐姐以及被锐姐抓壮丁的小伙伴组成。负责活动所需要物料的准备，包括会场中观众、老师、志愿者三方需要用的物料，和音乐、背景图、幻灯片等组成的电子物料。 -
场务
场务负责是一个高高帅帅的男孩子，杜峰，他也在群里。主要负责场地的布置、设备的调试等。场务工作是在物料准备之后，其他工作开始之前，所以没有别的成员，主要是杜峰，然后其他小伙伴全部参与 -
迎宾组
迎宾组是一个个子高高思路和逻辑像眉目一样清爽的姑娘雪纹。他们小组主要负责观众入场指引、签到引导，入座引导和会场秩序维护。整个活动进行中非常重要且繁重的工作。 -
签到组
签到组是一梵，我们济南伙伴圈的简书著名作者。签到组又分为3个小组，签到1组负责大部分普通已购票观众的入场工作，签到2组主要负责普通观众的入场、补票入场的工作，签到3组主要负责贵宾、VIP、大客户的入场签到工作。
其中，签到组的伙伴负责老师签售环节的秩序维护。场务组杜峰和签到组一梵负责了撤场的物料准备。
这个分工大家可以参考。这里我也把我们的分工流程放到这里，给大家参考。分工确定只是整个活动策划和落地的开始，重头戏在于具体到小组成员每个人的工作职责和站位。
第二，本次活动的亮点。
- 团队配合到位。所有小伙伴都非常积极、热情，我们加班到深夜去通流程、打磨细节、准备物料，任劳任怨。
- 组织分工明确，大家对自己所负责的内容非常清晰，进行工作有条不紊。
- 锐姐申请的好，因为锐姐申请这个主题，济南这边受众很广，非常受欢迎，到场率很高。
- 总部支持非常到位，所有VI系统的物料给人感觉耳目一新，非常正式和隆重。
- 从无到有，济南本地的社群还从来没有做过如此大规模的活动，咱们行动派开了先例。
- 豪华场地，我们的场地是租用了北洋大戏院，文化底蕴浓厚，场地规格很高。
- 婉萍姐的到场支持，这个绝对是一个特别大的惊喜，给到小伙伴很大的鼓励。
- 细节创意，比如迎宾组的头部标志，锐姐为小伙伴们准备了特别的门票，带流苏的书签。
第三，这里说几点给其他城市小伙伴的建议
- 能提前做的，提前做，所有事情往前赶。
面发生的突发事件留出足够的时间、精力、人手去应对。我们就是因为提前做了分工，所有在签到组一梵临时有别的任务的情况下，其他小伙伴顶上，签到组的工作没有受到影响。
物料的采购、制作上，物料的准备是一个非常庞大的工作，需要把所有的物料都列出，一项一项的核对，而且，所有的物料不是一次到位的，是分为不同的时间点到位，战线很长。所以，需要提前做。
志愿者分工后沟通协调。志愿者的分工需要非常非常明确，小组长需要一遍遍的确认我们的分工大家都明确，需要时间。
观众数据的收集，同样需要很多时间去做。
例如团购客户的名单、大客户的具体名单、VIP的具体名单，都需要确定到个人,保证我们兑票的顺利进行。这里还有其他的，就不在赘述了。
后期还会发生很多我们预想不到的事情，时间够了，准备充分，我们能把想到的风险全都消灭掉。
2、有一个明确的流程和分工，小组长负责制。
我分享的第一个环节里已经说过我们的流程。具体分工后，小组长对自己的工作确定好。小组正要清晰自己小组的职责，以及与其他小组的配合节点、流程。这里我们的小组长都特别积极，认真编写了每个小组自己的分工。并且提前开会，确定到位。
3、多次沟通，确定沟通到位
这里需要强调，要保证关键几次通流程的会议，绝大部分人都参加了，会议后形成的流程保证每个人都收到。如果沟通不同步，会出现很多问题，影响整体活动的进行，牵一发动全身。
把整个活动的目的和目标跟大家说清楚，让至少小组长以上的人知道活动的具体走向，遇到突发情况可以自己能处理。
4、协调好第三方，比如与场地、摄影师、茶艺师、主持人等。
Tips
1、活动客流最高峰出现在正式开始前的15-20分钟，我们需要做好应对
2、设置两人问询处，负责客流分流
3、设置专人，专场负责场内物料的保管，包括志愿者的随身物品、活动未用完的物料等。
网友评论