上篇我们聊的是支撑高效工作的「动力系统」，三个核心动力要素分别是：目标感，关键时刻，即时反馈。

想要变得高效，除了围绕动力三要素建立自己的动力系统之外，还需要有合适的执行策略。这篇我们接着聊聊「执行」。

想要提高效率，有没有可以操作的具体策略或者步骤呢？

高效 = 计划 + 专注

执行层面可以分成两个部分：一是对多个事项进行优先级排序，也就说我们日常说的做「计划」；二是对单个事项进行处理，高效与否取决于一个人「专注」程度。

如果你认为高效工作在执行层面只是争分夺秒行动、立刻着手干活，那就大错特错了。

计划要先于行动。想让工作或学习高效，不是上来就撸起袖子开干；而是首先应该好好做个计划，拆解任务和时间安排，然后再着手干活，这样才会高效。

关于如何做计划，如何保持专注，具体方法太多啦，我们没有办法也没有必要在一篇文章中穷尽，在《深度工作》这本书里介绍了非常多，你不可能都用到，但可以多试试，从中找到一两个适合自己的。方法汇集的传送门在此：21种可操作的深度工作方法。

但是，有一些比较重要的策略，实际上背后有着深刻的思想，是应该优先于其他方法，为渴望高效工作的人士所掌握。

关于如何做出可行的计划

那么高效工作的起点是制定计划吗？仍然不是。

制定计划之前，应该先清楚地知道自己的时间都花在什么地方。否则计划就会变成一纸空谈，无法真正指导实践。

计划通常只是纸上谈兵，或只是良好的意愿，很少能够真正实现。——《卓有成效的管理者》

想做出一个可操作的好计划，并不是一件容易的事情。做的计划如果不能满足时间分配要求、自身精力水平以及做事习惯，没法顺利执行，那么掌握再多的效率方法也没有价值。

对此，德鲁克在《卓有成效的管理者》一书中提到一个完整的解决方案：

1. 客观记录自己的时间花费。

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2. 分析并诊断自己的时间花费。

- 将非产出性和浪费时间的事件找出来

(1) 找出哪些事根本不必做，做了也是浪费时间，于自己想要的结果无助

(2) 找出哪些事情可以由别人代为参加而又不影响效果

(3) 找出哪些事情是在浪费别人的时间

- 每月定期把时间记录拿出来检讨分析

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3. 消除浪费时间的事件。

- 信息获取通道不健全，无法及时获得需要的信息，导致浪费时间。

- 组织不健全，导致浪费时间。通常组织流程不健全，就需要大量开会，非常消耗时间。

- 人员过多，协调和沟通工作过多，导致浪费时间。

- 缺乏标准化流程或远见，导致浪费时间。某些事重复消耗大量时间，比如微信公众号文章排版，如果每次都浪费很多时间，那就应该尽快建立一个固定的模板，这就是「标准化流程」

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4. 统一安排自由支配的时间。

- 记录、分析时间后，你就了解了自己有多少时间可以自由支配，用于重要事务。最后一步需要做的是，把这些自由时间集中起来使用，化零为整。一份报告如果需要 5 个小时才能完成，如果你每次做一点，那么需要的总时间可能超过 10 个小时。所以，把自由时间集中到一起做重要的事，才会大幅提升效率。

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通常我们做计划时，往往只关注「我们需要做什么」，却常常忽略「我们客观的时间使用情况」。所以，德鲁克的核心建议正是先做时间记录和分析。然后，你才能够做出一个可操作的好计划。

上面这些建议虽然是针对管理者提出的，其实对每个人也都适用。很好地践行德鲁克时间管理理念的一个人，是今日头条的创始人张一鸣。

张一鸣会在总裁办的每周会议上，同步自己的时间规划，并把当周他的时间花费，做成饼状图来做分析：招人花了多少时间，学英语花了多少时间等等。（他）通过分析来观察和纠正自己的行为，看在哪个领域的事情可以有更优的效果。

老大愿意把自己的时间使用内容分享出来供大家定期分析和提建议，这样的企业方向性和计划性会不断调优。尤其对于初创阶段的公司，创始人的时间是公司的核心资产。创始人的时间使用效率高，将会大幅提升一个初创企业的存活概率。

一旦你也做到像德鲁克建议的这样，长期记录和分析时间，你想做不出一个好计划都很难。计划的最高境界不是以书面形式呈现，而是时刻了然于自己的内心。像柳比歇夫这样多年记录和分析时间的人，完全没有必要专门去制定书面计划，他的导航系统是实时自动的。

关于如何保持专注

计划，是针对多个事项的优先级排序策略；而面对单个事项时，做到高效的关键是保持做事过程中的专注程度。

这个在方法上没有什么新意。了解了一圈下来，还是番茄工作法最好用（即每深度工作 25 分钟，休息 5 分钟，如此循环反复，是为番茄工作法；一个循环被叫做一个番茄）。但是要提醒大家的一点是，不要被「25 + 5」的形式误导了。25 和 5 都不是定数。有科学研究推荐 52 + 17，比 25 + 5 要合理很多。但实际上你应该根据自己的专注能力以及所处理的事情的需要，来确定适合自己的工作时长和休息时长。

然而，影响一个人专注能力的关键，不是某个方法，而是心态。心态既取决于我们上篇所说的动力，还取决于个人情绪。

很多人都有成长焦虑：总觉得自己要做的事情很多，但又不知道自己眼下做的事情是不是真的最值得做。而烦躁、焦虑情绪下是很难保持专注的。

《精力管理》这本书里提供的一个策略可以很好地解决成长焦虑问题，这也是我认为整本书中最好的一个建议，普适性也很强，那就是建立一个属于你的仪式习惯。

所谓仪式习惯，是指定义明确、具有高度计划性的某个重复行为。这个仪式习惯最好是一个可能不产生短期收益、但一定有益于长期人生目标的行为。

比如：每天跑步 3 公里；每天读书 30 分钟；每天写作 200 字……

注意，一次只建立一个仪式习惯。不要贪多。每天上班之余，就算什么都不做，也要把这个仪式习惯的内容完成。这个仪式习惯一旦连续执行下去，就能有效减轻成长焦虑，然后你会惊奇地发现自己处理其他事情也能保持专注了。

拿我自己举例来说， 9 月和 10 月状态不佳，不但失去计划性，而且大量时间花在看视频上。10 月底，我给自己定下一个仪式习惯：每天早晨跑步 4 公里以上。执行仪式习惯的第一天，我一整天干得最有价值的事情就是跑步，其他的事情处理得很少、很慢、不够专注；第二天，我可以在跑步之余专注写出一篇文章了；慢慢地，我每天能够处理越来越多的深度输入和产出类型的工作，进入 11 月后的业余时间使用效率大大提高。 

仪式习惯能够改变一个人不良的心理状态，进而提高专注力，最终实现可持续的高效状态。

就是这么神奇，快去试试看。

最后，还是用德鲁克的一句话作为本文结尾：

「认识你自己」这句充满智慧的哲言，对我们一般人来说，真是太难理解了。可是，「认识你的时间」却是任何人只要肯做就能做到的，这是通向贡献和有效性之路。