零收件箱原则

如果你对GTD（Getting Things Done)有所耳闻，则你很可能听说过 “零收件箱原则”.

零收件箱原则，是整理电子邮件的原则。目的是使得自己的收件箱保持空着的状态。

这样做有什么好处呢？

我最近有点儿忙，收件箱里积压了许多邮件。于是我下定决心给它清理一下，清理到0.

收件箱里几十封邮件，我一封封处理的时候，突然处理到一封邮件，让我当时就一身冷汗。我的一个同事，负责部门的月报，而我负责其中的一部分。他10号的时候给我发了封邮件，说15日要完成，16日就要给领导们呈报了。但这封信他没有加急，发了之后也没有催促。结果，我在Deadline到达之前的3个小时，处理邮件的时候，才发现。

吃惊之后，赶快赶工，终于做完。

如果我当天没有决定做空收件箱，我就完蛋了。

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这个原则，我刚参加工作时就听说过，但是一直觉得没什么必要。我当时处理邮件的原则是，把待处理的邮件放在收件箱里，以免得忘记。因为收件箱是几乎所有电子邮件应用（无论是PC端，Mac端，网页端，移动端...），都会把收件箱当作打开之后的默认界面。

把重要的邮件，尤其是那些需要延期处理的邮件，放到眼前，不失为一种很好的提醒。

我的这个做法，在我是学生已经第一两份工作的时候，一直都没什么问题。因为那时候收到的邮件少，重要的邮件更少，需要延期处理的邮件，一个月里，也就一两封。

这种情况在我开始在大公司工作开始，有了很大的变化。

首先，公司邮箱大小有限，远没有我之前用的邮箱大。其次，每天收到的信件数量，大幅攀升。而且邮件涉及的人越来越多，常常一封信发出，几个人回复之后，信箱就变得混乱不堪了。

这时候，如果再采用原来的方法，我的信箱收件箱很快就几十甚至几百封邮件了。重要的邮件混杂在不重要的邮件中，延期处理的邮件更是被挤到列表底部。不在眼前，就容易被忘。忘了处理，常常会有不好的后果。

零收件箱原则如何实施呢？具体起来每个人都可能不一样。我是这样做的。

每天固定时间处理邮件。中午一次，下午下班前一次。每次不超过半小时。

处理邮件时，一般遵循这样的原则：迅速阅读一下相关内容，确定邮件性质。需要自己回复的，如果需要回复时间在2分钟以内，回复。2分钟以上，放到待回复箱。需要延期处理的，在自己的待办事项上添加记录“xx日要给xx回复xx邮件”，然后把邮件归档。不需要自己回复的，告知性质的邮件，如果是重要的知识，通知，放到自己的笔记中，方便以后查找。不重要的邮件，一律归档。一般，10分钟之内，收件箱就变成0.但是待办事项和待回复邮件箱则有了需要处理的邮件。

然后，每天安排工作时，要安排出回复邮件的时间，集中处理待回复箱中的邮件和到期需要处理的延期邮件。

2019-01-17 初稿