用doitim的项目清单实现快捷的资料整理

项目听起来是个很宏伟的词，其实作为平常人，我们遇到的更多的是重复和日常性的任务。比如，新入行的职员，会从资料整理的相关工作开始做起。学生求职的时候，也需要针对每家公司打印大量的简历和奖学金等材料。总的说来，资料整理无论什么时候都是个头痛的事，特别是万一缺资料，折回补资料消耗的交通时间成本在现实中非常高。所以，今天结合我自己的实践，给大家分享一下用doitim的项目清单实现快捷的资料整理的技巧。

像资料整理这样的任务，堆积到一定量后，我们完全可以把它作为一个项目来对待。时间管理的一些经典书籍给我们灌输了这样的流程：“把大项目分解成无数的小任务”。而实际上，把这个流程反过来可能更贴近实践。也就是说，简单的任务上升到成量的规模后，应当将其拔高到项目的高度，而不是仅仅作处理成待办事项，每日循环。

举个房地产中介业的例子，新员工经常会负责帮客户做公积金贷款的申报。客户公积金贷款一共需要21份资料，有些是房东的资料，有些是购房方的资料，有些需要复印件，有些需要原件。

如果用传统的纸笔系统，当然也可以很好完成这项工作，比如把这21份资料写在左边，右边打勾。如果只进行一次，没问题。但如果遇到房产新政策，就需要尽快把许多客户的资料在新政出来之前完成，也就是说，原来的简单任务一下子到了成量的规模，你会发现纸笔系统的一些弊端就暴露出来了。

比如资料整理中的“对已有资料打勾确认”这个动作，因为在你手中的资料顺序往往并不与你纸上列明的资料顺序一致，来回找两者的对应关系会浪费非常多的时间，而且容易出错。

现在再来看，如果不用纸笔系统，而用doitim的项目清单实现，会有什么效率方面的提升？

我的具体实现步骤是：
1）在项目里新建一个公积金资料清单；
2）把所有资料以任务的形式分别添加；
3）对已有的资料，打勾完成；

这样三步走后，你会发现缺少的资料都在下一步行动这栏下显示（见图1），这样我们可以很方便地继续进行下一个动作“将少的资料合并告知客户”。另外，在操作过程中，已有的每项资料会自动跳转到已完成一栏内显示，大大减少了前面提到的“找两者的对应关系”所需的时间。

聪明的读者可能会追问，现在所有的都在已完成一栏，那进行下一次资料整理怎么办？其实很简单，你就把已完成一栏当未完成用就行。我们在把软件的功能和实践结合起来的时候，不可避免要改造原有软件的功能，不是原来写的是已完成，你就只能把已完成任务进入那一栏。只要能顺利快捷完成工作，我们应该在使用软件时保持必要的灵活性，这样才能真正让一款优秀的软件“为我所用”。

用doitim的项目清单实现快捷的资料整理，这是我的实践心得。