职场，你的E-mail

首先，工作和私人邮箱分开。

然后：

一、对E-mail的态度：

• E-mail仅是一种交流工具，并不是非它不可。如果可以通过别的方式来沟通，不妨尝试其他，如：会议沟通、电话沟通或纸质沟通。
• 明确检查邮件的时间，如：什么时候、隔多长检查邮箱等。
• 养成标注邮件的习惯，如：已经阅读过但尚未处理的邮件，如重要邮件等。要给大脑减负。
• 写作语言不要很随便，尽管它没有商务信函那般正式。

二、养成好的E-mail写作习惯

写一份专业的电子邮件，只需要记住两个基本原则：有礼貌，讲重点。

1) 收件人：

• 勿发错，勿张冠李戴。
• 慎用群发（有些E-mail已提供，分别发送功能）。

2) 主题：

• 杜绝空白标题。
• 语言简练，突出优势。
• 可适当表明来源，如：公司名，或自己姓名。
• 若紧急，可在主题中加入“紧急”字样。
• 可适当标明截止日期。

3) 正文：简单+明晰

• 问候语不可少。不直呼其名，称呼老师或以职称为后缀，不要贸然称人“小×”，亲昵的叫法，能少则少。
• 自报家门，别假设对方知道你。注重交代背景，身份。
• 正文内容，简明扼要，行文通畅，注重直接的沟通结果。不用古文、俚语和难懂的缩写。别把自己当作家，切勿使用意识流文字。
• 正文开头，直接表明你的意图，避免浪费别人时间。
• 正文格式，美观清楚。重点部分，用项目编号标出，并进行说明。使用方便阅读的字体和字号。
• 如非必要，不要中英文混用。
• 表情符号，切勿滥用，避免轻佻。
• 礼貌性的结束语。同时说明是否需要回复，避免浪费别人时间。
• 避免错别字和拼写错误。

4) 签名档

• 使用签名档，留下直观清楚的信息。

5) 附件：

• 正文中说明有附件，切勿遗漏附件。
• 无论何时，上传附件一定要杀毒，避免不良印象。

6) 检查：

• 发送前，仔细检查：收件人、抄送人、内文、称谓、落款，以及附件中的相关信息。
• 保存到发件箱，存底是最好的证据，避免后期纠纷。
• 不发可以在网上找到信息的邮件。

三、邮件管理：

1、直接X掉的邮件

• 邮件内容跟你的工作职责没有直接联系或者是相冲突。
• 跟你有间接关系，但你不确定要如何回复的邮件。
• 没有明确表示要让你做什么的邮件（无意义的邮件）。
• 适合采用直接沟通的交流方式的邮件。
• 已经解决过问题，但再次询问的邮件。
• 内容不完整的邮件。
• 来历不明的抄送信息。

2、阅读邮件

• 发件人是直接还是间接发给你的。
• 发件人是否在邮件中表达期望你答复的意愿。
• 邮件内容主旨是否清晰。
• 信息跟你是否相关。
• 打开附件先杀毒。

3、回复邮件

• 及时回复是给对方最好的尊重。
• 理想的回复时间是2小时内。
• 自动回复慎用，避免成为别人的垃圾邮件源。
• 要有针对性的回复。要区分单独回复和全体回复。
• 避免反复讨论同一个问题，如有这种情况，改用电话沟通。
• 有技巧地控制邮件的往来。如，提醒“无需回复”、“已经办妥”。

4、邮件过滤

• 善用邮箱过滤系统，避免收到垃圾邮件。
• 对垃圾邮件拉黑标注。
• 使用搜索功能，筛选邮件。
• 星标邮件，避免忘记。

那么多框框条条，累么？最好的办法就是——把它们变成习惯。

参考于：《Email这样写，谁都会赞》——林玲。