想明白这些，你就知道自己是真忙还是瞎忙
文 / 赵桂霞（歌尔国际学校校长）
2004年，当我还在教育局工作的时候，局里发起了一项自我调研活动：记录下每天的每个时间段都做了什么，连去厕所这样的小事情都记录在内。
汇总一周的记录，猛然发现，一周里，我竟然无谓地浪费了不少时间，以致于投放在我认为最重要的“阅读”上的时间少得可怜。
比如，其中一天，我接打电话23次，其中有3次是打给同一个人的，还有5个电话是打给县市区的。回想这3个电话的具体事项，没有一项是当下立即要办理的。如果我把这3个电话汇总一下，用一个电话拨出，我就节省下至少3分钟时间。
打给县市区的5个电话，我发现办公室的同事也在当天打过，如果我们几个能够汇总，不仅节省了我的时间，更节省了县市区工作人员的时间。
时间都去哪儿了
回想一下，我们似乎每天都这样浪费时间而不自知：
不请自来的电话，
突然到访的客人，
看不完的微信，
邮件箱里的邮件……
随着互联网技术的飞速发展，我们每个人的时间更是被互联网碎片化地掠夺，每个人疲于应对永远做不完的事情，迷失在这些紧急而不重要的事情里。不是忘了自己的主要任务，而是不知不觉地或者把时间花在了优先解决别人的事情上，或者把精力投放在浏览那些看似重要的不断推送来的信息上。
原因何在？
一个人的时间大致有四种分配：
一是受上司支配的时间，用于完成上司下达的工作任务；
二是受组织支配的时间，用于满足同级人员提出的积极支持的要求；
三是被下属占用的时间，用于满足下属的需求；
四是由个人支配的时间，用于完成我们自己想做的事情。
对于前三种事项，我们都不会掉以轻心，因为我们担心会受到直接或者间接的处罚。于是，我们总会优先完成前三种事项，而不自然地忽略了自己的事情。由于自己从来不对自己未完成的事项进行惩罚，所以，我们便不会主动对自己进行时间管理，而常常由着自己的意愿，刷一会儿微信，煲一会儿电话粥。末了，还总忘不了安慰自己：我今天太忙了，哪有时间读书啊。
个人时间管理，分轻重缓急
今天，特别是互联网技术发达的当下，管理自己的时间，而且是主动管理自己的时间，十分重要！
让流逝的时间“看得见”，成为管理时间的一种重要举措。
把上述四种事项按照“重要”“紧急”与否分为四类，即：
重要而紧急的事情
重要但不紧急的事情
不重要但紧急的事情
不重要也不紧急的事情
每个学年、每个学期、每个月、每个周、每一天，对四类事项进行分类整理，罗列出来，放在案头。
比如，每天晚上，当总结一天的工作后，我会列出明天要完成的重要事项，把“重要但不紧急的事情”排在前面，对于“不重要但紧急的事情”进行分类处理。因为“紧急的事情”总会优先占用我们的时间，“不重要也不紧急的事情”我们不会优先关注。
这样，每天摆在案头的就是“当天需要完成的重要事项”，而且是“从最重要的开始排列”，每天的时间被这样的事项有序安排。而到了晚上，再进行自我验收，自我激励。这样，重要的事情每天都做，自己便成了时间的主人。持续做重要但非紧急的事情，才能走上持续发展的轨道。
写下“需要完成的重要事情，从最重要的开始排列”，可以成为校长管理自己的时间的重要习惯。
图 | Google 搜索
组织时间管理，重在明晰战略目标
对于校长而言，不仅要管理自己的时间，更要管理好组织的时间。
一个组织，最重要的是明晰战略目标并持续地实现战略目标。
制定明晰的战略目标成为最为重要的一个环节。每年暑假，我们都会组织全校中层以上干部和骨干教师，参加学校的“战略发展研讨会”，研讨会的目的很明确：下一个三年学校战略发展的主题是什么，新学年的战略目标在哪里，如何实施。
专家洗脑、头脑风暴、成员分享，每一个环节都在指向一个事项：优先完成的事到底是什么，也就是说哪些事项是重要的事项。在制定战略的过程中，明确需要优先完成的事是最困难的环节，因为，这个过程涉及在利益冲突中做决定。在多维度交流中，在不断碰撞中，我们最终都会做出最有价值的取舍。
一旦战略目标确定，所有目标都要制定确切的实现日期。尽管，有的事项可能会是一个开放式目标，有的事项可能也会超期完成，但有明确的到期日和中期、短期截止日，将有助于我们集中精力，从而更有效地利用时间。
比如，我们会把每个年度要实现的目标转化为“工作项目”，明确项目负责人、团队成员、实现时间、中期调度时间、督查方式等，这些举措都在确保组织时间的有效管理，也才能最大程度上推动目标的实现。
当然，目标必须具体，才能制定好完成目标的相应时间点。
比如，提高质量不是目标，只有确定为如“每节课的达标率达到90%”、“每个学生要获得一项艺术技能、一项体育技能”才是提高质量的具体目标，这样的目标也才能制定出相应的时间点来。
时间管理要“防止诱惑”
在实现目标的过程中，防止诱惑，也是时间管理的重要手段。正如英国前首相托尼·布莱尔曾经说的：“领导的艺术在于拒绝，而非同意”。史蒂夫·乔布斯也曾说：“人们认为，专注意味着赞同正着手之事，其实不然，专注的含义应该是拒绝其他无数的好点子”。那些好点子，犹如“不重要但紧急的事情”一样，容易不知不觉地消耗掉你的时间。
实施战略目标的过程中，校长还需要进行过程中的时间管理，“便笺”便是过程管理的一种重要手段。校长的现场调研、督查、阶段性结果的反馈，都会捕捉到最有价值的信息，整理这些信息形成的一些小决策，可以通过便笺发出执行指令，确保主要任务一直被大家关注到。当然，这些指令同样需要明确完成的时间节点。
管理自己的时间有很多种方法，最重要的是，找到自己浪费时间的环节在哪里，使用适合自己的方法。如此，才能打赢时间战场上的战争，赢得时间。
/ 延伸阅读 /
关于校长的时间管理技巧清单
文 / 小新君
1. 把该做的事，依重要性排列出来，删除没有意义的事。区分紧急事务和重要事务。紧急事务往往是短期性的，重要事往往是长期性的。给所有列出来的事都定一个完成期限。
2. 学会说“不”。一旦确定了哪些事情是重要的，对那些不重要的事情就要说“不”。
3. 遵循你的生物钟，把最困难的事搁在工作效率最高的时候做，例行公事一类，应留在精神较差的时候处理。
4. 每天早晨比规定时间早15分钟或半个小时开始工作，这样，非但能立下好榜样，而且有时间在全天工作正式开始前，好好计划一下。
5. 计划别排得太满，要有灵活性。一般来说，只将时间的50%计划好，其余50%应当属于灵活时间，用来应对各种无法避免的打扰和无法预期的事。
6. 开始做一件工作前，先将所有的资料、报告放在桌上，避免为寻找文件浪费时间。
7. 随时利用手机便签或手机录音记录自己的工作思考、灵感，以节省后期重新回忆的时间。
8. 养成将构想、概念、凭据及资料，存放在档案里的习惯，在会议、讨论或重要谈话之后，立即记录。这样，虽然事过境迁，仍会记忆犹新。
9. 将文件在办公室里整齐放好，知道哪些东西在哪个位置上，这样可以避免找东西的时间，更不会出现与人洽谈时翻箱倒柜的事。
10. 利用好空闲时间，将例行工作放在空闲时间来做，比如哪位访问者失约或提前结束谈话，可以顺手找些工作来做。
11. 该处理的事都放在桌上视线范围内，避免遗漏。
12. 试试训练速读，想想看，校长的时间那么宝贵，如果阅读速读增快2—3倍，将节约下多少时间？
13. 琐事缠身，务必果断摆脱。尽快将事情做完，以便专心致志地处理较特殊或富创造性的工作。需要口述长时间的内容时，只讲重点，其余让分管的主任替你完成，让主任明白应该讲什么事、讲清楚就可以。
14. 当校长遇到一个很健谈的访客，最好站着接待。这样，对方很快就会打开天窗说亮话，道出真实来意。
15. 电话、微信联络虽然不可缺少，但如果完全被私人事务占用，未免太过浪费。另外，接听重要电话前，准备好每件要用的东西，如纸、笔、预定话题、相关材料等。
16. 除了业务上的需要，尽可能在晚上阅读浏览式信息，而将每天的宝贵时间份额，用在看文件或思考业务状况上，这样可以保证每天工作更加顺利。
17. 开会时间最好选择在午餐前或下班以前，这样你将发现每个人都会很快地走出最终的决定。
18. 繁忙的工作中不忘休息片刻，来杯咖啡、茶、冷饮，甚至只需要在窗前伸个懒腰，就足够使你精神恢复了。
19. 每天花一定时间思索近期的工作，可寻求出各种增进工作方法及满意度的灵感。这对忙碌是常态的工作状态受益匪浅。
20. 巧妙地“拖延”。如果一件事情不想做但必须得做，可以将这件事细分为很小的部分，每次只做其中一个小的部分就可以，或者对其中最重要的部分花费较多精力去做。
网友评论