做为一个资深PM,开好会议是基本功,项目起始到结束,会议贯穿始终,要想做好一个项目,需要团体通力合作,共同讨论实施方法方案的执行,随着进程的不断推进,需要开很多次会议,沟通好每个环节,以及相关物料准备,改良改进,团队成员之间相互磨合调整等等,PM在这当中起到引领,组织协调等,非常重要的作用。
那么怎样才能组织开好一场会议呢?
一.会前准备工作要到位。
1.首先PM自己要了解清楚项目相关内容,相关资料搜集整理,所涉及的技术流程,组织会议之前,要做到胸有成竹。
2.发邮件通知各相关单位人员参会,邮件要阐明内容包括:
(1).会议主题是什么?比如试量产前说明会议。
(2).会议主要议题有哪些? 比如生产流程规划,生产物料准备,等等
(3).会议需达成目标,生产良率达成目标?生产工时达成目标?
(4).邮件随附相关说明资料及图片,粗略介绍项目背景过程情况.
3.将相关内容提前展示,有利于参会人员,提供了解情况,好有针对性的,对其所负责内容有目的的了解关注,会议时发言讨论有的放矢,有效保证会议进程顺利进行,不至于卡壳断层,耗费大家的时间成本。
4.准备项目涉及产品实物物料以备会议使用。
二.主持把控会议进度,PM不需要什么都精通,但他必须组织引领团队成员,最大化发挥所长,优化项目进度效率成本品质等。
1.会议开始介绍说明项目情况,项目流程过程及安排,PPT 图片辅助说明,重点内容记录板书展示。
2.引导大家针对重点问题着重讨论,比如工站安排责任归属划分等。
3.协调两两相互衔接单位之间协商,最佳处理方案,考量效率良率及品质保障.
4.会议讨论中出现僵局,僵持不下时,甚至有矛盾冲突时,PM必须及时暂定制止,就此讨论内容,求同存异,暂且搁置。会议中无法解决的问题,与其花费大量时间讨论,还不于会后,抽时间双方有针对性的实践磨合,或者PM当机立断,提出临时替代方案执行,看后期效果再作定论。
5.PM必须有大局观,从整个项目出发考虑问题,制定可行方案实施,而不能像每个单位从自身考虑考量问题。
6.会议讨论问题点,指定责任人,预计完成时间。
三.PM会后整理会议内容记录,发布通报项目进度,方便上级领导了解,提醒指示补充未达事项,以及后续项目跟催跟进。
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