@坚果云上的办公桌
1.非计算机专业，如何保护工程资料
在项目经理部人员设置中，资料员是链接项目部其他人的纽带。人员频繁流动，造成资料对接断层，在项目部配备班子中，资料员的作用不是最重要的，但是是最关键的。
好的资料员，跟甲方、监理方、设计方和供应商等保持顺畅的沟通，能为后期工程结算打好基础。
资料不见了
电脑突然死机、中病毒、电脑硬盘直接损坏，或者文件不小心被移动到某个位置等等情况，都会造成资料丢失或者损坏。
2010年在工地做第一个项目的时候，就出现电脑硬盘直接损坏，那时候两个工程项目同时开工，过程资料非常重要。当时是用金山快盘，对网盘不了解，比如说要设置各种根目录文件夹，以及其他各种设置才能进行备份，疏忽了对文件资料的管理。虽然说有用U盘备份，一两个星期才备份一次，经常会忘记，U盘的文件也没有及时更新，导致我手里的工程资料不是最新的，
另外等到一年后，我碰到了合适的专业恢复数据的公司，花了500元恢复了90%左右的数据，这次经历引起我的反思，促使我至今养成坚持用云盘的习惯。
人员频繁更迭
项目部资料员电脑里的资料是最多最杂的，基本所有有关于项目的资料都在这里重新归档存放，是一个非常重要的中转站。
如果资料管理人员更换就会给资料的完整性带来不可避免的损失，我曾经经历过一个装修工程项目在短短四个月中，换了三个人跟进。因为同时动工的项目太多了，一个人完成前期跟甲方对接，另外一个人完成过程资料，最后整理又是另外一个人跟进，这就会造成整个项目的资料对接不完整。也给工程结算带来很多不必要的麻烦。特别是「增加工程量签证单」、「工程设计变更」等主要资料丢失，会造成延迟后期工程结算的进度，资料不完善也会导致结算金额减少等情况。
找回被删除的资料成本太高
项目部人员无法从项目开工跟踪到结算阶段，这是很多项目部的重点，在过程中又没有有效的方式去防患这些情况出现，导致许多资料被删除之后无法找回。
资料员突然因为个人原因要离职，通常这种离职都会比较快，还没有新的人接受，就会影响交接的时候无法完全交接，资料交接它不是一个单纯的从左手交给右手这么简单，而从一个思维方式过渡给另外一个思维方式，单纯的把资料拷贝过来只是完成第一步而已。真正的交接是把项目所有情况都交付给另外一个人。
因为项目太多，无法一下检查所有的资料，交接不及时，部分或全部重要资料被资料员删除了，即使可以通过技术手段可以恢复所有的数据，但是需要耗费大量时间和精力，恢复过来以后要筛选整理，分门别类等等这些工作，增加文件整理的难度，而且所有的成本太高了。
2.如何梳理项目部资料
梳理的第一步是集中收集
在还没有开始梳理工程资料的时候，先把工程资料集中在一台电脑或者同一个共享文件夹中，尽可能让所有的资料集中在同一个地方。
搭建一个云端系统，把所有的资料都放入同一个文件夹中，共享给其他人，由公司统一管理，各个项目部共同完善，跨省跨市的项目也是同样处理：
● 不管符不符合逻辑，先集中在一起
● 先不要整理，把资料同步到坚果云
● 主账号设定在公司总部，项目部使用一个账号
● 搭建系统性的管理模式
在所有资料还没有形成系统化之前，部分非常重要的资料要优先存放的，比如以下资料必须先扫描存档：
● 中标通知书
● 施工合同
● 预算文件
● 施工图纸
● 增加工程签证
● 设计变更通知书
● 重要会议文件
分散式管理到集中式管理
以公司作为一个中心，所有项目部为扩散点，从公司总部统一管理，每个项目部单独设立账号，把重要的资料从项目部同步回公司，慢慢积累不同类型的项目资料经验。
按照每个项目部的职能不同，把文件的权限通过以下几种权限进行分配：
● 拥有者
● 管理员
● 上传下载
● 只可上传
● 只可下载
● 只能预览
通常的设置是，由公司创建一个文件夹（拥有者），授权给每个项目部一个管理员（可以管理其他人），余下四种权限按照各自的需求去调整，比如：仅仅只是让对方看一下，就可以设置为「只能预览」这个权限。
以终为始：从工程结算开始
每个工程项目的甲方要求都不同，所以每个项目的资料都要事先沟通，每次整理文件都从工程结算出发，工程结算需要哪些资料，就着重收集哪一些资料。
以终为始，从一开始准备施工资料开始，就要为结算做准备，而不是等到要工程结算再来补前面的资料。
前期的资料准备是非常重要的，步步推进资料，完善资料，这样我们才能更快的完成工程结算。
3.如何保护文件
传统的模式是登录到公司OA系统，然后按照要求的格式把每个文件上传到特定对应的文件夹。每次要上传哪些重要的过程资料，都到微信群或者QQ群里面告知以下。这样增加的沟通成本非常大，而且需要的管理人员耗费大量的时间和经历，效果并不是很好，也很难催动自主完成这些资料，如果告诉你有一种方法，只要把资料一股脑扔进一个文件夹就可以了，多么简单，再也不用开会去催促，也不用每次都要一个个交他们怎么使用。比如推荐常用的工具清单：
● 打印机统一采用一体化的（含彩打、扫描等功能），文件像素为200
● 云端同步备份统一采用坚果云
● 资料版本统一采用2016最新版
● 快速可复制的文件管理系统
所有的文件管理都按照同一套文件管理系统，这样的话，所有放在云端的资料。在不熟悉的坚果云的情况下，不同的人使用时，都可以按照文件存放的路径找到它所需要的文件。
当目前没有最适合自己的体系，可以参考「深圳统表」的体系，可以涵盖整个项目从立项到结算，每个阶段所需要的资料分类非常全面。
每次在原来的版本进行迭代，不断完善公司所需的文件管理系统，然后快速把系统性文件移植到其他所有项目。
从无序到有序地管理，触发公司内部人员联动性，汇集所有的文件资料，就不会说每次因为某一个员工请假或者离职等原因而受到影响。特别作为一个管理者来说，更需要系统性全面的知道公司所有信息，有利于优化公司的人员配置。
4.不再从零开始，让努力可积累，积累可迭代，完善企业知识库
把时间往前推10年，如果十年前就开始使用云端同步备份资料，到现在就不用说每次需要什么资料要到处问到处去找，而是直接搜索就能找到十年前的资料。
这样的积累达到的一定程度，是可以提高公司效率。比如公司要做画册，原始的素材就可以在云端搜索出来，具体有哪一些案例可以放到画册中，包括效果图、施工现场图片和施工工艺的图片等等，就不会说等到要用的时候再去各个电脑找，或者问来问去。
怎样让自己的所有努力可积累，不会白白浪费时间完成了原始资料的整理，而是让这些资料发挥它的价值，尽力让所有的资料共享给公司需要的人，提高公司办公的效率。按照以下的方式设定公司框架：
● 一个大容量的电脑24小时打开，所有的工程资料同步到电脑本地
● 所有文件夹只有公司的超级管理员建立，即为「拥有者」
● 每个项目部设定一个「管理员」，管理各自项目部的工程资料，分配给每个人不同的权限
● 交接工程资料只需要更换坚果云账号，实现无缝对接
慢慢形成公司的一套文件管理方式之后，就要系统化规范所有的文件资料，减少公司的运营成本。比如制定公司资料模板，给各个项目部成员共享所有的通用资料，让工程资料可积累，积累可迭代，而不是每次都从零开始。做好相同项目的资料库，下次同种类型的项目就可以直接使用，让所有的努力可以积累。
碎片化时间用来整理，长时间拿来系统化所有资料。每次都做一个模板，下次就可以用，时常更新自己的知识库，每个地区资料不同，共享每个项目部的资料，利于丰富公司的资料库，也会让公司的资料愈加完善，便于后来者学习，不断完善公司的知识库。
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