@坚果云上的办公桌
1.小故事里的高效率
在这里分享一个亲身经历的小故事，有一天公司的财务打电话问我，开口第一句问我是不是在公司？那时候我刚好在家里，我说有什么事情吗？她问我有没有公司的章程、营业执照和身份证，我说稍等一下，就直接打开坚果云，在坚果云里搜索出来公司的章程，财务很诧异，为什么这么短的时间就能找出这3个文件，而且这个章程是10年的。
类似于这种需要随机资料的情况会有很多，很多资料被存放太久了，一下子我们要去找，会发现很多问题。不在办公室，不是代表不能办公，只是方式不一样。有经常外出的时候也会遇到这种情况，要文件要的很急，然后就在微信找来找去，耗费很多时间。
这一个小小的故事，我体会了很多平常积累的重要性，每次我都会把文件的名称内外统一，需要的时候直接搜索出来，而不是打电话问来问去，或者电脑里面用鼠标点来点去。
很多时候我们会遇到这样的场景。每次需要什么资料，就打个电话过来要找找，等到下次要用的时候，还是打电话。不对数据进行二次加工处理，既浪费别人的时候，也浪费自己的时间。每次都在重复着同样的问题，问题都不会得到解决，第一次是这样、第二次这样、第三次还是这样，这样下去的话，整个团队运作都会受到影响。这种低效地沟通方式，深深影响了整个团队的办公效率。
2.工作在增加，我们还在刀耕火种
很多时候，我们要快速处理工作事务，又刚好不在公司，我们就可以采取移动办公的方式。移动办公的方式是基于所有资料同步协作，如果能保证多个设备是实时性和统一性，那么很简单的就能够实现移动办公。
移动办公是为了便于处理公司的事务，无缝对接所有的资料，共同在一个实时同步的资料库中，在面临很多事情的时候，就能及时做出正确的反馈。
保持公司电脑、家里笔记本和手机的资料实时同步，这样就能够轻松地实现移动办公，移动办公更多体现在移动设备上面，比如简单的word编辑用WPS直接在手机里面编辑，图片标注用微信的自带的编辑功能。通用的移动设备端目前能够处理简单的办公需求，实现真正的移动办公是资料的可携带性和便捷性，需要的时候可以随时调取，随时编辑处理，时间不会被人为的延后。
移动办公有一个好的地方，让对方感受到自己的办公效率，在处理工作的事务，不是等所有的前提条件都具备了才可以办公，而是随时随地，只要随便有一台设备就可以办公了。在手机里面编辑的内容，只要一同步完毕，实时同步回电脑里面，手机端和电脑端都可以实时查看、编辑，缩小各种设备占用的空间，释放更多的空间，把数据都放到云端。
可以想象一下，我们在出差的时候，突然领导需要什么资料，再也不用担心找不到文件的事情，可以在云端搜索出来发给他，可以通过链接分享的方式，用一条微信就把所有的文件打包发送出去。在外出对接客户的时候也一样，提前在自己的坚果云里面存放工作必备的大量资料，如果有客户需要资料时可以通过坚果见分享链接的方式，用手机通过微信、QQ或者邮件附件等方式发出去，让对方一下感觉到非常高效。
每次出差或者在回家途中，如果没有随身携带自己的资料，突然公司有什么资料需要修改，特别是很久之前的资料，这个时候怎么处理？如果提前把这些资料存放在云端，需要用的时候，只要打开电脑浏览器，然后通过搜索的方式，把文件搜索出来，下载到电脑本地，我们就可以快速的编辑，马上就可以对当前的事情进行处理。其实，这种云端的办公方式，在很久以前就已经有人在使用，很多人没有坚持下来。
随着每种软件功能越来越多，我们会疲于去更新自己的系统，而坚果云，一直致力于「易用」，一切从用户出发，尽可能简单地展示出它的功能，不管是横向开发多种周边产品还是纵向的深入各个原有功能，坚果云从来没有提升它的使用难度，反而很多功能越来越好用，而且越来越简单。在原有的基础上进行升级，我觉得很多事情就变得更加简单。能够坚持这样去做的软件，现在越来越少，要不然有很多广告，不然就是大量使用不到的冗余功能，简单易用，变成很多用户的需求，不用学习什么新的功能和用法，让软件的使用回归的电脑操作系统本身，而不是又创建一种新的工作方式，在原有的工作方式里面进行升级。
3.5G来临，我们还在用U盘拷贝资料
有事急忙离开公司，将文件拷到U盘，然后就出去了，等到要用的时候，才发觉还有好多资料没有拷到，然后再打个电话让同事发到邮箱，再从邮件中下载下来。这样的场景，估计很多人都遇到过。我们在管理项目的时候也是同样的道理，不能等到临时要用的时候，再去做准备，很多事情是可以提前做准备的。
比如，公司随着业务的增长，面临着建立各个分公司，那一下子多了很多套管理班子，如果没有统一的管理方式，没有一套行之有效的文件管理系统，每个分公司有什么事情，就来找的话，那公司总部一下子就很容易负荷。
再比如，当某一个人负责的工程项目多了，就很容易出现错乱，甚至有时候一打电话就把业主方和监理方的单位名字都忘了。一个城市多个项目，全国同时多个项目同时开工，怎么去管理这些项目部的资料，如果全靠人力去推动，那要花费非常多的时间，而且人为干涉的效果非常差，每次要找个资料比什么还难。
这个时候，坚果云就能体现它的价值：
- 省了时间：在电脑里只要把文件放入坚果云，马上同步到手机
- 省了费用：不用购买OA办公系统，不用搭建局域网
- 省了人力：图片、Word文档和Excel表格等等文件随时随地都可以查阅编辑
- 安全：不怕误删文件，随时找回
- 简单办公：不需要专门花时间去学习，容易上手
- 高效办公：优化资料管理，减少沟通时间
- 快速办公：快速编辑快速修改快速沟通
只需要在手机、平板电脑上下载安装坚果云，登录账号，即可在线预览、共享链接、实时下载、编辑文件。坚果云支持全平台，只要在电脑上对文件做的任意修改都会在其他移动设备上及时同步，保证版本一致。
在没有网络的情况下，可以把文件提前同步到电脑本地，云桥模式下点击「下载并同步」，然后每次处理完，手机共享个人热点，然后马上上传就可以回传到公司的电脑，团队其他成员就可以查看和对接。
如果没有携带电脑，在手机端可以利用坚果云APP的「离线收藏」的功能，收藏目前要处理的文件夹，如果高铁和坐飞机没有网络可以随时查看、编辑文件，一有网络就可以下拉自动更新同步修改至坚果云，离线收藏功能跟我们以前操作的单纯的下载文件夹来编辑文件不同，在「离线收藏」文件夹保存的路径跟原有存储的文件夹保持一致，只要在APP里面下拉就可以随时同步回原有的文件夹路径中，不改变你原有的文件夹体系，还是按照之前自己搭建好的文件夹运营，团队间很轻松实现移动办公。
4.移动办公的高效和节奏
整体部署，高效移动办公的参与感
整体部署，高效移动办公的参与感
创建一个大家共享的文件，设置给每个团队「上传和下载」的权限，即便没有在公司办公，团队的所有成员编辑和处理完之后的文件都会实时同步回来公司。
配备一个团队的超级管理员（即文件夹的拥有者），再设定一个管理员，这样的话，通过管理员管理所有的文件夹系统，每次更新里面的内容，团队的成员就可以查阅公司的最新资料。
超级管理员，可以实时浏览公司所有的资料，而不是等到需要的时候再来找，而是由其他成员去完善，要用的时候，直接在坚果云里面查阅就可以，通过前面框架的搭建，每个成员只要按部就班的完成自己应该做的资料就可以了。比如公司的资质文件，可以保留多种版本，很多老项目需要旧版本的时候，通过文件编号命名和修改日期，找到最新的资料。
框架搭建好，血肉要靠员工去完善，是一个慢慢孵化的过程，共同建筑公司这个堡垒，形成强烈的参与感。
项目开工，团队协作更快
OA系统一般只授予公司内部的人，项目部人员流动性这么大，不方便授权登录内部OA系统账号和密码。现在只要通过一个账号就快速解决这个问题，而且他一离职就可以把他的账号里的资料转交给新的员工。
工程部项目一开工，马上就可以将资料员的QQ账号和手机号码备案到总部，然后创建一个新的坚果云账户，把所有的基本开工前期的资料模板一并同步给他，这样就可以保证资料及时从项目部回传到公司，不会说等想要的时候，再让他们一个个找回来，传回公司。也可以建立一个项目部资料通用的文件夹，每次有新的成员加入项目中，就把这个文件夹共享给他。
数字化，有序管理资料
创建一个公司通用的资料库，用于存放带水印版的营业执照、企业资质、获奖荣誉、宣传画册和VI识别系统等常用的文件，比如说每次活动过后，把所有的图片放到这个文件夹，每个员工都可以通过访问这个文件夹，各自下载，每次都带上公司的宣传信息，这样的话，我们也很容易宣传公司，这个库里面的资料可以经常更新，每个成员可以通过「最新更新」这个功能查看文件夹的属性。
现代的移动办公不需要说，一定要在公司才可以办公，我们在工程这个行业里面，特别是项目部，散落在各个城市，本身就非常适合移动办公这种方式。移动互联网的推进，特别5G时代即将到来，下载1G的电影只要3秒，那么移动办公将会更加乐于被人接受。
现在我们花在移动设备的时间越来越长，使用手机的时间大幅度增加，移动办公设备很多功能将会慢慢替代掉电脑，让移动办公的场景越来越多，充分利用碎片化的时间，将会成为工作效率的至关重要的节点。
而坚果云可以实现多种设备之间的无缝对接，不管是手机、平板电脑、笔记本电脑还是台式电脑，都可以实现实时同步。在手机上面使用的各种APP的信息都可以保存到坚果云里面，例如：图片、视频、word文档、excel表格和PDF文件等等，这些文件都可以保存到坚果云，需要什么资料，直接在手机或者平板，搜索出来，可以直接展示自己的工作内容。
以前很多时候我说话，只是靠说，现在不是。我会随身携带所有的数据，平常时候我经常统计和分析数据，每次需要交谈的时候，我会直接把数据展示出来，给予自己说话以数据的支撑，这样让自己所表述的话语，就显得更有力度。
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