薛维舟。
“现代经理人不是在开会，便是在旅行，旅行是目的就是到其他地方去开会”。在职场中，开会是人人都经常遇到的事情，然而很多人却不知道怎么开会。提到开会，想到的是效率低下，讲不到重点，达不成共识这样都印象。

管理人员的十二项能力。

1.造成会议低效的几种原因

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糟糕会议的可能后果：
浪费时间
浪费金钱
分散了对更为重要的任务的注意力
减缓进程，延误行动
制造分歧
挫伤士气
成为夸夸其谈和争执不休的舞台
滋生办公室政治
造成噜杂和混乱

2.会议的必要性和分类

会议是什么？
一群人聚集在一起讨论、争论或进行决策
注意：任何会议都要事先进行计划、考虑并着眼于如何使之顺利进行来加以引导，否则极易陷入混乱之中。
正式会议与非正式会议都必须仔细和注意

会议收获
使人们获得最新信息
提供被倾听的机会
提供与组织中其他职能部门的人沟通的机会
建立正式工作之前或之后有用的非正式交流
增加人们露面的次数和扩展社会关系的机会
拓宽经验范围，并成为一个学习的机会
创造与他人共处的融洽氛围

每次开会都要有结果、成果，尽量让大家都有收获。

会议成本
时间
实际成本
机会成本
注意：会议的潜在价值必须相对于会议成本来加以权衡

首先要决策：是否一定要开会？
是为了争论还是咨询？
能够用其他方法传递信息吗？
能不能打电话？发短信？发邮件？写便条？或者发布命令?
如果有可能就干脆不要开！

会议类型
传达型：传递各种资讯
讨论型：对某事协商、讨论、决策
综合型：结合两者的会议

3.不同会议类型的区别

会议类型

要素 传达型 讨论型
人数 不限 12人以下较佳
参加者 需要了解信息 有责任或能贡献
方式 单向为主，发问为辅 相互交流讨论
布置 排排座，教室型态 面对面、椭圆形
主持风格 权威、专业 参与、互动
重点 内容 协调、问题处置、决策
成功要点 清晰的内容与发布方式 开放与讨论技巧

单个会议、分享最多不要超过90分钟，这是成年人专注忍受的极限。

讨论型会议成功要决
会议目标要明确
参与对象要正确
会议准备要充分
会议主持要适当
会议进程要规范

4.确定层次清晰的会议目标

会议的目标

通常必须是建设性的---促进决策、行动或变革

• 传达信息
• 获取意见或反馈
• 说服他人
• 分析和解决问题
• 讨论和交换意见
• 培训或开发
• 巩固现状
• 鼓舞或激励
• 促进知识、技术或观念的变革
• 协商或化解矛盾

明确的目标

目标的层次（目标的层次，决定了会议的性质）

• 初步交流（收集信息）
• 深度探讨（研究问题）
• 可行性分析（做与不做）
• 行动计划（分工）

确认目标
举例

• 对新政策的观点？
• 上半年问题分析？
• 搬迁方案的决策？
• 下半年任务分配？

5.明确与会对象、会议议题

正确的对象

考虑要点

• 层次高低
• 人数多寡
• 关联性
• 决策权利
• 相关能力

挑选原则

• 对主题了解
• 有组合能力
• 不同的观点与立场
• 愿意表达己见
• 有诚意沟通

准备事项

• 内容与议程
• 会议时间决定
• 参会对象邀请
• 场地选择与布置
• 相关资料、物品准备

内容与议程

内容与议程

会议时间与节奏

大家都相对方便
时间长短根据需要

• 不能太短———没有时间讨论议题
• 不能太长———防止与会者无所事事
• 不平衡 ———讨论某些议题太匆忙

会议时间安排

会议时间安排
不要在长假日前一晚
不要在长假日后一 早
会议准备时间是否充分？

会议对象邀请

• 列名单
• 邀请
• 确认
• 代理人问题

应该考虑的问题

• 谁必须到场？
• 谁应该成为会议观察者？
• 会议对谁可能会有用？
• 谁对会议会有积极贡献？
• 谁别有企图？做好准备
• 谁会造成不必要的麻烦或降低会议效率？

6.会议场地布置与会前准备

会议场地布置
传达型

• 排排座
• U字型

讨论型

• U字型
• 圆型

会议布置

A为主、B为宾

会议物品准备

• 会议设备（线下、线上会议）
• 会议材料（文字资料、共享文件）
• 会议工具
• 茶水点心
• 其他物品

7.会议主持人的选定与职责

会议主持人的确定

• 职务、岗位
• 议程、议题背景熟悉
• 有经验
• 有授权
• 与会人员熟悉及了解
• 最好受过专业训练

会议开场白

• 必要的介绍之后，应向与会人员讲清开会目的、预期效果与会议结束时间
• 如有应遵守的基本规则，应直接说清
• 核实是否每个人手中都有相关资料，还应确保会议议程能被全体与会者接受
• 如果以前曾经召开过一次有关会议，那么会议记录须提交大家回顾，但不要讨论议事日程上已列出的内容
• 如这是第一次会议，可以直接开始第一项议程。最好邀请另一与会者发起讨论

引导会议进程

• 在会议进行过程中，应在加快讨论进程和让所有人都畅所欲言这两个极端之间保持一种平衡
• 在一个问题上争论不休的做法既浪费时间又可能造成关系紧张。为避免这种情况，应保证身边有一块表或一个钟，以便计时
• 对讨论时间加以限定，这样就可以按原计划结束会议。

把说话拖拉的放后面发言。发言不一定是口头，如果内容比较多，图表类的都可以书面“发言”，书面梳理好，提前发给大家。

8.关注会议任务与方案选择技巧

关注会议任务

• 集中精力于焦点
• 促进与引导讨论
• 掌握时间与进度
• 维持次序与关系

发言次序。如果是讨论型会议，就让职级低的先发言；2个经常针对的人，不要挨着发言，中间插几个人，减少冲突；

两个关键原则

• 只有一个人可以有权随时发言
• 由主持决定谁来发言

会议过程控制技巧

• 集思广益
• 激发讨论
• 方案选择
• 处理情况
• 解决冲突
• 避免事项

集思广益的技巧
运用头脑风暴法(脑力激荡法)

• 激励发言
• 写下想法
• 越多越好
• 过程不批评
• 不切实际也没有关系
• 允许重复
• 事后整理

激发讨论的技巧

• 询问看法
• 复述观点
• 鼓励参与
• 支持观点

投票又根据不同情况，分各种方法。匿名的；积极的，让大家举手；消极的，让补同意的举手。

方案选择的技巧
投票表决
工具使用

• 检查表（制定明确的已有原则）
• 十等分法
• 加权指数法

9.如何解决会议冲突

解决会议冲突的技巧
冲突原因

• 误解
• 价值观不同
• 期望不同
• 利益冲突

解决会议冲突的技巧

• 限定最终期限，但是要给予考虑时间
• 容许充分表达想法，对事不对人，讨论时尽量以解决问题为主
• “沉默未必是金”，该说的话还是要说出来
• 对离题的话题，应技巧性的制止，但不可封杀不同意见
• 对跨部门间较为敏感的问题，最好能私下解决。迫不得已必须在会议上讨论的，也应先通气
• 避免不欢而散，或者交给更高层决策
• 一时无法解决时，暂时休会也是好办法。

针对冲突比较大的话题，召开预备会。先大致统一一下目标。
冲突逐渐往不利方向发展时，可以暂时休会，让大家缓冲一下。

10.良好会议的规范

主持人任务：引导大家去实现会议的目标，关注进程、关注时间、关注冲突的解决。

主持人应避免的事项

• 不要问回答不了的问题
• 不要问太容易的问题
• 不要像法官讯问的方式

良好的规范
根据组织情况制定以下规范：

• 准时开始
• 规定结束时间
• 座位安排
• 手机问题
• 事件打扰

良好的规范
1.根据组织情况制定以下规范

• 发言顺序
• 发言方式
• 使用语言（方言）
• 表决方式
• 能否翻案？
• 会议记录

2.对于参会者要事先提出明确要求

• 会议前一一阅读会议资料似出汇报提纲
• 会议中一一有效发言，准确汇报，积极讨论
• 会议后一一应对会议有比较完整的记录，并对决议内容可以清晰的描述，且对分配给本人的事宜有透彻的了解

3.结束会议时的注意点

• 要留出充裕时间，不要匆忙忙结束会议
• 会议结束前，要对讨论结果进行总结，并检查他人是否赞同你所得出的结论
• 还应安排好未尽事宜（包括指定专门人员负责）
• 最后应安排实施所制定的决策的步骤，也就是会后应采取的行动
• 指派有关人员负责各项活动，并对完成时间作出限定

4.会后指示要点

• 交付办理：立即执行
• 交付研讨：等人发表意见
• 待。。。再行处理：时机不成熟
• 下次再议：有很大障碍
• 暂时搁置：紧追性与重要性允许的前提下

思考题
我们平时需要哪些会议？

• 会议的目的、周期、对象？
• 会议类型？
  我们可以减少甚至取消哪些会议？
  给自己经常参加的会议进行评估打分
• 最需要的（1-5分）
• 最受欢迎的（1-5分）