曾经以前,很多时候的我们的团队例会,总是总是浪费了大把的时间,开着开着,跑题了,有时候甚至跑远了。自从学习了《高效会议5个标准》,对我来说收获很大,对今后开会前的准备,更有方向和目标。
那么一个优秀会议的标准有哪些呢?
优秀会议有五个标准,分别是:
会议前准备要充分,要提前明确开会的目的
与会人员要明确角色,比如谁负责召集会议,谁负责记录会议,谁负责整理会议纪要,谁是主持会议的,谁是旁听的,等角色要明确。
会议过程中,要学会换位思考。对于换位思考的方法,要认真看待所面临的困境;守住底线;留下空白,事先导入问题
会议充满创意,要集思广益,最好的方式是头脑风暴。不批评不反对不评判,鼓励大家敢于去创新。
会议流程要科学,课程中樊登老师提到一个工具:平行思维,可以理清会议流程,让会议更高效,让决策更科学
你曾经组织或参与过的会议,都有哪些问题?如果你是领导,组织大家开会,你会如何把控开会的节奏?结合本课程和自己开会的经历来描述,可列出3~5条要点。
案例分析:
我们团队每周一都会开一次例会,复盘上一周的工作,以及安排和计划未来一周的工作。
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以前,我们开例会特别随意,大家做一次,一会儿聊到这个,一会儿又聊到那个,每一个话题都可以展开去很多事情,经常是会议进行了两个小时,第一个议题还没谈完。
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现在,我们的例会是这样开的。
1.每周日晚上,每个人针对自己负责的工作和项目,在群内提出下周需要解决的问题或者需要对方配合完成的工作,列出清单,并标注对接人。
2.开会时,一个主持人,把握整体会议节奏,并且做会议记录,其他人针对自己的项目进行阐述,需要其他人配合完成的,提出截止时间和最终要达到的效果。在提出问题时,需要大家头脑风暴提创意,大家只提,不反驳,只记录,个别情况会议后私下沟通。
3.会议结束后,主持人提交会议纪要,并再次和项目负责人确认工作要求、完成目标、以及最终截止日期。
4.在接下来的一周内,及时跟进进度,有任何问题及时提出来大家沟通,共同来解决。
5.从今年疫情的影响,我们团队开始进行线上会议,有一点坚持得特别好,也要推荐给大家的,就是:每日每天晚上提交“今日复盘和明日计划”,对团队整一个工作效率提高了很多,而且可以从别人的复盘和计划中,及时了解进度。
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