工作流程的五个阶段

这是实现横向控制的操作指南——怎样掌握，认识并处理好自己的全部任务。

1.收集

捕获吸引注意力的一切外部事物，并将其从大脑的短期记忆中清空。

根据需要尽量减少收集工具的数量。

通过处理和组织整理定期清空收集工具。

2.处理

处理收集到的项目（决定如何处理收集到的资料。）

如果不需要采取行动，可以抛开，也可以存入备忘录，留待日后处理，或者将其归档备查。

如果需要采取行动，那就确定随后采取的具体行动，要么亲自处理（如果两分钟内可以完成），要么委派他人（并通过等待清单，跟踪进展情况），要么推迟执行（列入行动提示清单或行动文件夹）。如果一次行动无法完成某项工作，那么把这项工作当项目对待，列入项目提示清单。

3.组织整理

把收集到的输入信息结果分成恰当的可检索，可检查的类别，四种主要的行动类别分别是：

项目（决定实施的项目）

日程表（具体某一天或某个时刻需要采取的行动）

下一步行动（需要尽早采取的行动）

等待（其他人承担的项目和采取的行动，但你要加以关注）

增加有利于工作的次级类别清单（例如电话清单，杂事清单，家清单，电脑清单等）

添加对你有影响的长远目标和价值清单。

添加需要时可能有用的核查清单（工作职责，引子清单，组织结构图等）

针对无需采取行动，但需要能检索的信息和材料，建立一般性参考资料归档系统。

针对以后可能采取行动的“引子”，建立一种存储系统（将来也许清单、日程表、备忘录）

必要时为项目建立辅助信息文件（可以存储在参考系统或待处理领域）

工作流程的五个阶段

4.回顾

每天（或者时间方便可以回顾其中某一项是）回顾日程表和行动清单。

每周进行一次定期回顾，清理、更新、维持和提高你的系统。

尽量多回顾目标价值观和愿景方面的长远清单，确保清单完整而且与进展合拍。

5.执行

根据情境、时间、精力以及事情的重要性，做出行动选择。

通过建立随时可控审查的，全生命行动提示系统，保持自身的灵活性，在各种决策过程中相信自己的直觉。

坚持不懈，有规律的关注重要事项，确保作出最优秀的直觉选择。（做这件事不做那件事对我有什么价值）每隔适当的时间，重新审视和调整一下自己在生活和工作各个层面承担的事务：

跑道——当前行动（每天）

一万英尺——当前项目（每周）

两万英尺——当前职责（每月）

3万英尺——1到2年目标（每季度）

4万英尺——3到5年目标（每年）

5万英尺以上——事业目标生活方式（1年以上）

每周回顾指南

第一项挑战是按照这些模式开展工作，第二项挑战则是让这些模式充满活力，始终发挥作用。本指南将为你实现更轻松更富有效力，持续始终的生活与工作方式提供一把万能钥匙。这个流程如果发挥作用，将有助于提升管理，指挥中心的思考能力和信心，如果能做到每隔七天运作一次，它将发挥出最大的效率。

散落的纸片

搜罗各种零碎纸片、名片、收据、各类文件放进工作篮等候处理。

整理笔记

回顾一下日志／笔记本上的记录，会议记录和笔记本活页纸上潦草写下的各种笔记，分门别类的记录任务、项目、待处理事项等。

清空大脑

（按照合适的类别）写下还没有掌握的所有新项目、任务、待处理事项，将来也许会处理的事项等。

回顾行动清单

标出完成的行动，查看将要执行的行动的提示信息。

回顾等待清单

记录为后续措施采取的适当行动，检查标出最近收到的反馈。

回顾项目（及更重大的结果）清单

依次评估项目、目标和结果的当前情况，确保对每一项都采取了行动。浏览工作进度辅助材料，构想新的行动、要完成的任务和待处理工作等。

回顾以往的日程表

仔细查看以往的日程表，搜寻未完成的工作，有用的参考数据等，将其纳入当前系统中。

回顾将来的日程表

浏览一下将来的日程安排——包括长期和短期安排，记住需要采取的行动。

回顾相关的核查清单

以此作为采取新行动的引子。

回顾将来／也许清单

查看一下哪些项目，现在或许可以开展了，将其转移到项目清单上，清除不在感兴趣的项目。

发挥创造力和勇气

你是否有一些新奇、精彩、超越常规、富有创造力、发人深省、大胆冒险的创意可以添加到自己的系统中？