2017年7月6日
某新进员工，拿着一份与其他公司谈妥的合同跑到档案室要求盖章，结果被打了回来，不盖。
问题出在没有经过OA审查程序，档案室没看到审查流程是不可能盖章的。
据说，公司最早是没有合同审查这一程序的，经办部门谈了合同，报领导同意后就到档案室盖章，就像今天这名新进员工做的这样，当时档案室只做简单登记。后来法务部组建后建立了合同审查流程，把项目、财务、法律等部门作为必备审查环节加了进来，所有合同都要经过这几个部门的审查方能通过。后来在实施过程中，又不断发现问题，不断修改完善，合同审查程序逐渐成型。这里仅举几例。
一、一个流程是不够的
随着公司的发展，新业务不断增多，公司新增了几个事业部，原有流程已经不再适应，于是我们针对各个事业部的组织架构，新增了相应流程，明确了审查环节和各环节审查要素，发起人只要按类别选择流程即可。
而对于不能固化的流程，征得法务部同意，则可以自定义方式发起流程，需要哪些部门参与审查由经办部门与法务部商定。
二、法务部要分级审查
原来我们部门只有一个环节，后来合同越来越多，一个人根本看不过来，审查质量受到影响，于是我们又改流程，将法务部审查内容拆分成两个阶段，第一阶段形式审查，只看流程是否正确、是否有签订依据、公司名称是否准确、术语是否前后一致、标点序号是否准确等，而第二阶段则是实质审查，主要从法律角度审视，完了要对合同的实施过程作一次全周期模拟，尽量将问题全部暴露出来。
三、仅仅提意见是不够的
有人只提意见，不提修改建议，让后续环节不知所措，改不改，如何改，谁去改，这很头痛，这种情况经历多次后，法务部知道，勉强不来，他们也只能这样了，干脆硬性规定，谁的问题谁负责与经办部门沟通解决，解决后再上传一份修改稿，反正最终每个审查环节只能有三种选择：要么同意，要么与经办部门达成一致后同意，要么不同意，退回。
这里面还有一些有意思的事。有些部门提的意见甚至不是从专业角度提出，而是超出部门角度站在公司高度考虑更高大上的问题，甚至发牢骚，如这个项目不能做，那个项目有问题等等。看到这些问题，我们只能笑笑了。我们只是公司的一个部门，我们能做的，是做专业判断，而尽量不要在一个项目已经进入合同审查环节后去做价值判断，越位了。
四、要有专人复核
审查通过，一大堆修改意见，一大堆修改稿，哪个是终稿，得有专人复核，于是我们在审查流程的末端增加复核环节，这个工作现在是由小艾负责。复核时不仅要看各环节提的问题是否已解决，修改建议是否已采纳，还要看各段落间排版、序号、标点等形式上的问题，总之，就是定稿从我们手上发出。
五、打印盖章环节决不可忽视
合同定稿后，原来是由法务部打印，交给经办部门的人员拿到档案室去盖章，后来有一位同事与法务部较真，就说经办人出了法务部的大门后会不会偷换合同版本呢？于是，我们又改了流程，刚才不是说审查环节的末端是法务部复核吗？现在不是了，档案室负责盖章的姐姐变成最终环节，姐姐在OA上看到小艾的复核后再打印文本（对，只有盖章姐姐才能打印文本），再由她送到公司适格签字人处签字，最后盖章。这样做，让起草、审查、复核、打印、盖章各环节做到相对分离，尽量避免有意的腐败和无意的失误发生。
众同学，上面是我们公司在合同审查中的一些做法，你们呢？
关于合同管理，顺便推荐两本书吧，一本张远堂的《合同管理操作指南与风险防范》，一本吴江水的《完美的合同》，都不错，自己看。
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