会务组织

会议主题：及时清理会场资料&办结会议善后事宜

会议时间：2020年6月2日、6月4日 8：00-10：00

会议地点：腾讯会议

会议主持：张丽老师

参会人员：文秘一二班

会议内容

一、会前小料

*  两会的历史———无电视机时期：用广播播放新闻 ，用报纸记录

*  广外艺举办第十四届秘书节 会后采访

1. 线上会议：网络是最大的问题。（直播平台的流畅性）

2. 工会工作用以老带新的方式，经验丰富的高年级带着精力充沛的低年级。

3. 有想法时 ，带着策划方案去和老师讨论  ，考虑细致一点，方案要写得清晰明了小组制作任务及时汇报工作进度。

二、及时清理会场资料（整理文件归档）

1. 整理归档文件

清列出清退目录 一旦发现文件丢失，及时报告领导。

2. 收集文件：

选择范围（会前、会中、会后产生的文件）

选择收集渠道---------

及时收集资料----------

履行会议文件的登记收集------

整理过程中要严密，防止泄露商业机密。

3. 归档文件

不归档的文件：一定要销毁干净，或者保存为参考文件。
归档的事项：每个档案盒里面的文件的厚度不要超过五公分，不超过档案盒厚度的90%。

4. 总结注意事项

（1）文件要及时保存，(会议相关录像及照片等）

（2） 会前采购物资 ，需要提前了解物资价格。

（3）归档资料须及时准确。

三、结办会议善后事宜

1. 协助做好返程工作：协助返程+结算报销

2. 票务工作 在智能化的今天 已经变成了自动式的了，订票需要自己在网上 实名制订票。

3. 服务意识一直都么有

4. 合影时不相关的人和物不应该出现在镜头里

5. 结算报销：及时将发票给参会人员。