不知道最近都是怎么了，感觉时间安排的太挤了，一天八节课，五点半放学，六点开会，真的是……
原本以为开会通知几项讨论讨论就可以了，最多不会超多一个点，还可以找找时间吃饭，做点自己的事情。
哪想到会议开始时间为18：00，结束时间为20：51，两个小时五十一分钟。学校规定21：20之前就要回到宿舍，会有专门的人员负责查寝情况。
其实这些都可以忍受，主要是开了将近三个小时的会议竟然到头来都不知道是在讲什么？前后观点矛盾，有可能太饿了理解不了老师开会深刻的含义。
关于开会时长的控制，真的是一个比较重要的问题，即便是以后走上工作岗位，也都有自己手头的项目要做，没有那么多的时间和精力把好多人都绑在一个到头来不知道在解决什么问题的会上。
会议目标混乱不堪，与会人员莫名其妙，会议冗长且无趣，浪费时间耗费生命……
我们原本希望通过会议让大家一起解决问题，并希望会议结论可以落地执行，但事实情况却大相径庭。
实际情况是面对无休止的讨论，就是没有结论，甚至引起争论，事后带来议论；原本计划 30 分钟的会议，竟然开了 2 个小时，即便肚子饿了，会议依然结束不了。
关于合理的开会，有以下五个小建议。
定义明确的会议目标
每个会议都需要有一个明确的目标，且目标最好只有一个，所有交流的内容都要围绕这个目标，在固定的时间内锁定目标而不偏离主题是会议组织者的挑战。
其实这也是最容易踩的一个坑，我们总是希望一个会议能讨论尽可能多的问题，最好每个问题都要有结论。可事实情况证明，这只是无意义的贪求。与其让精力分散，不如让目标聚焦，我们既然付出了时间，就一定要有回报。
此外，在会议进行中我们一不小心就容易偏离主题，比如：本来是讨论 A 主题，结果引发讨论 B、C、D 主题，最后 A 问题没有得到解决，B、C、D 也依然没有结论。或许大家都不情愿发生这样的事情，但就是容易被其他人带到沟里。所以，如果你是会议的组织者，就要坚定“一个中心”的原则，所有涉及得内容都要围绕它，时刻不能动摇。
计划简单的会议流程
会议流程需要结合会议目标来制定，流程一定要做到简单明了，流程中每个环节都要设置合理的预估时间，流程执行能否顺利执行是对会议组织者的艰巨考验。
作为会议的主讲人，如果不知道如何计划会议流程，那么这个会议最好还是不要开了。
此外，需要注意的是，作为会议组织者应该在会议开场就介绍会议的目标，以及会议的结束时间，并呼吁大家一起努力打造高效的会议效果，甚至还可以非常礼貌地要求大家在会议期间不要看手机，不要做与会议无关的事情，与大家达成一种会议原则，一起来遵守和监督。
控制恰当的会议时间
会议时间要尽可能短，能 30 分钟开完，绝不用 40 分钟，但简短并不意味压缩时间而忽略重要信息，定义恰当的会议时间是提高效率的最佳表现。
时间永远是最宝贵的资源，我们要用好这个资源。首先需要把控的是会议的整体时间，我们需要对会议所要进行的问题进行分解，分别评估每个问题所需时长，从而计算出整个会议的总时长。按照人的正常精力来看，会议绝不要超过 90 分钟，过长时间的会议，只会让大家感到更加疲惫和崩溃。
邀请合适的参会人员
邀请的参会人员是否合适，将决定会议的重量与结果，选择不合适的参会人员是对资源最大的浪费。
学生组织开会的话，尽量做到人物的精简，每个部门派出一两个代表，做好成员的发言人以及组织会议者的讨论者。
参会人员太多往往不是什么好的事情，表面看来信息似乎可以更好进行同步，实际情况却会让会议变得更加难以控制，尤其是一旦引发一个有争议的问题，就会引发一场混乱。当然还有另一种极端，所谈论的话题与有些成员的相关性不太大，总是那么少数几人在讨论，其他人要么发呆，要么玩手机，这些都是时间浪费。
渲染活跃的会议气氛
活跃的气氛是高效会议的润滑剂，没人愿意花时间去参加一次沉闷而无聊的会议，如何将会议变得生动有趣，让大家愿意讲出心中所想，考验会议组织者的激情与技巧。
有些会议组织者一开场就把会议气氛搞得十分紧张，尤其是一些团队管理者。紧张的气氛会抑制大家主动表达自己的想法，从而得不到预期的会议效果。更严重的是，死气沉沉的会议将变成会议组织者的个人演讲，然而这场演讲还得不到任何的掌声。反之，作为会议组织者，我们应该学会如何活跃气氛，调动参会人员的情绪，就像一场好的演讲或培训一样，会议也需要有一个“破冰”的环节。
我们要做的是组织大家来探讨，并通过提问来引导大家去思考，最终为需要解决的问题达成结论。
此外，各部门负责开会的代表一定要做好相关的会议记录，做到条理化清晰化，方便信息的有效传达。
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