第一部分  如何做一份实用的表格

上文已经提到过，使用excel的一些思路，现在我们来具体的探讨一下，如何做一份实用的表格。

一、何为实用性表格

那么，何为“实用”呢？相信对excel产生困惑的朋友们，都经常被下发一些表格，或者每个月都要固定的教至少一份报表。以我为例，每个月都必然要用到的就是工资表；对于其他部门，有可能是销售报表、财务报表等等。

而在我看来，实用性基本上要满足以下三个条件，

1.可持续性

月度报表最好考虑到以后的可操作性，能设置成公式的部分尽量用公式取代，不要造成“每个月都要重新做一次”的情况。

2.可变性

有一些表格的过程量，尽量以源数据的形式体现，便于更改。

举个例子，如果领导要测算年终发放方案的合理性，可能开始给出了一个比例系数，这时候就要考虑方案中的比例系数的可变性，不要把系数直接乘在公式里，而是要以“未知数”的形式单列出单元格，所有公式中需要用到系数的部分，都直接以该单元格替代。

如图所示，

当表格中有不确定系数时，第二种做法的实用性，显然好过第一种。

3.可验证性

有的表格过程繁琐，源数据无数，数量关系复杂。而涉及到数据的表格，往往是十分重要的内容，如工资、收入、账目等等。当我们做完表格时候往往要验证是否正确，而从头到尾屡一遍，往往费时费力，还可能有疏漏。

所以在每个表格制作过程中也要考虑，从哪方面可以对表格进行准确性验证，例如，反推出源数据，或者与其他表格进行对比等，用不同于第一次做表的方式去验证表格的准确性。以后的实例中，会具体提到这部分内容。

二、把表格当做一个系统

为什么说要把表格当做一个系统呢？

因为一个完整的表格差不多要包含输入内容（源数据），输出内容（需要的结果），以及计算过程甚至纠错过程。简单的表格可以全部在一个工作表上体现，复杂的表可能需要一个工作簿中的多张工作表共同组成。

例如，我每个月使用的工资表，一共包含10多个附表，可能有点夸张，但是使用起来还是很便利的；附表中有很多是源数据，例如从社保拷回来的明细等，由于社保系统拷出来的数据含有很多内容，开始我是每张都经过处理，然后录入工资表中。

时间长了，渐渐发现很不便利，五险就是五张表（我公司人员变动性较大大且财务要求实交实扣），每个月都要处理再录入。后来，我直接把社保明细当做附表加入到工作薄中，再在工资明细表中用公式调用相应的数据列。以后每个月，只要把拷回来的明细直接粘进相应的附表即可。

那么，如何构建你的专属系统呢？

首先，知道自己有什么，比如，做一份工资表，手里就要有人员明细、社保明细、出勤情况等；其次，知道自己要什么，例如，我需要工资明细单，我还需要各个部门汇总明细等。

然后，我所要做的就是，建立源数据和结果之间的过程关系。最后，还可以建立一个或几个纠错用表，通过结果，反推过程，与源数据对比，以减少错误发生

三、做表，有时候也需要灵感

上文提到过，我的工作簿一开始也没有这么多附表，而是在使用过程中，后添加的。所以，做一个“实用”的表格，永远都不可能一蹴而就。也需要在使用中去发现、改进。例如，发现更便利的公式，或者像上文中减少源数据的处理过程而直接调用。

所以，后期我渐渐发现，除了我需要交给领导审阅的工资明细和交给财务的部门汇总清单以外，导入税务系统的报税表、给银行使用的发放清册甚至财务的凭证封面都可以在一个工作簿中完成，大大的提高了效率。

这里需要特别提到是，由于我公司的财务凭证是使用A5纸打印的，但是有固定的格式，我以前都是手动输入总金额，由于工资总额都是百万级，有时候，为了着急发放工资，所以有时会填写错误，后来我把这张凭证也作为附表，加入我的工作薄了，总金额只要输入一个“=”即可，方便，且准确。

所以，与其去一遍一遍核对数字，永远不如一个“=”方便、快捷。

纸上谈兵了这么多，下一次，我们就开始实际操作表格~~

（待续）