会计账务交接是个大工程,可谓一地鸡毛、千头万绪来,让新任会计深为头疼。
以下是几点建议:
一、清理旧账
前任会计在任时期没做对帐的情况真不少见(不是前任不负责,而是管物的人不配合),我见过的,一不平就塞入库存算数。
但无论如何,交接时需要核对,特别是钱财物重要物资。钱、固定资产、仓库的贵重物资,列个清单,定人定点定时清查,交接清楚,责任到人。
1.现金和银行存款-----这个相对比较容易理清吧。
2.固定资产方面:
放弃完美主义,盯紧重点物资、昂贵物资:
3.库存的对账
是个头疼的事,要列好分工和时间进度,抓大放小。
你们工地多,仓库分散,历年未清理,盘点起来的时间长,加上管理乱,历任仓管各有遗失,仓管不想承担责任,甚至做过手脚,会各种阻挡各种推诿。
清查过程会得罪一部分人,建议先跟领导交底,事先跟他打个预防针,以红头文件的方式正式通知下面配合清查,以免个别人找尽理由阻碍清查,提高效率。
4往来账款:
最好跟往来公司的财务负责人直接对上话(也可能老板走访),可以了解到账面上无法知晓的信息,有利于以后的还款和催收款。对可能的坏账心里会有数,对个中猫腻有个了解,利于今后财务管理有的放矢。
二、关于新账的科目设置
新旧帐的做法肯定大有不同的,科班出身传统出身不同、对财务理解不同、出发点不同,做法上存在很大差异,我的想法是快刀斩乱麻,按你自己的想法建账,再征求老板的意见。 你负责不要违反会计规则,老板负责提出需要管控的环节,特别是二三级科目的设置要根据企业自身的需要来,特别需要的设置二三级,不是设得越细越好。
科目设置是最重要的一环,决定了全套账的质量,既要合规合理又要简洁高效,建账不要太精细,精力要放在重大事项上,科目设得太细不现实,反而会忽略了重点。科目的设置要考虑数据来源的有限和现有财务部门人力有限,设法保持高效率。
那什么是企业自身的需要呢,企业存在的问题在哪,那一环就得设科目核算,包括反复出现的环节,容易被钻空子的环节。
这样,你和老板双方定下科目设置的初始方案,再请外面有能力的会计师花几天有酬审定,尽可能考虑周全。
三、软件
软件我本来以为大同小异,不知你们的软件是通用版的,还是开发了专用的。如果不是ERP应该不复杂啊。可以跟软件的供应商联系下,让他们解释给你听,随时回答你的疑问,甚至初始建账时可让他们帮忙。
四、新账数据导入
将前任的期末数据直接导入新账套,个别对账后(如钱财物)会有调整,不平只能归入交接损益。
把账重新重头做一次是不大现实的,我知道你会这么想,会计出身的人都会有完美主义趋向,但一旦转为财务管理一定要抓重点,改变思维方向,否则捡了芝麻丢西瓜,除非你从会计凭证做起,但会计凭证要精确又要从原始凭证开始核查,否则还是达不到要拿到精确数据的目标,但可能吗?
况且,数据是有时效性的,财务数据可以辅助决策,但财务数据最大的问题是有滞后性,越滞后对管理决策的作用递减,何况是历经几年的数据,原始凭证都未必是真的,汇总的数据可利用性能有几何。
如前任错了,责任在她,交接好,签好字,以便日后追溯追责。
你想帮她纠正错误,重新做一次,错的未必是她还可能是你,时间也不准许,没必要。
回望旧数,满目疮痍,那又怎么样,忍着放下踏上新征途,
如怀疑过往数据有重大问题,那到时再专项专题专查,比如往来账款。
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